Публичные выступления в управленческой деятельности

       •  Если вы сидите в ожидании вашего выхода, то опустите руки и расслабьте их. Представьте, что они стали настолько длинными, что уперлись в пол. Теперь то напряжение, которые вы испытываете, направьте через ваши руки в землю и прочувствуйте, как оно уходит.

       •  Поболтайте кистями, интенсивно подвигайте пальцами, разомните руки. Нередко человек в ситуации стресса это делает интуитивно. Гимнастика кистей рук позволяет не только снизить сковывающий эффект волнения, но стимулирует работу речевого аппарата и повышает сообразительность.

       •  Вообразите, будто сейчас на вас тяжелая шинель с генеральскими погонами, почувствуйте ее тяжесть. Когда человек напуган, он инстинктивно поднимает плечи и наклоняет вперед голову, как бы вжимая ее в плечи. Поскольку связь с мышцами тела имеет двухсторонний характер, то, воздействуя на тело, мы можем изменять и эмоциональное состояние.

       Поэтому вообразите себя генералом в тяжелой  шинели, опустите плечи, поднимите подбородок, выпрямите спину. И вперед! 

2. Выступление

 

Начало  выступления. Выступление начинается не тогда, когда докладчик занимает место за трибуной и начинает говорить, а уже с момента предоставления ему слова. Докладчик только привстает с места или переступает порог зала, как его уже начинает оценивать аудитория. И у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление. Поэтому когда вы идете к трибуне, то двигайтесь уверенно. Покажите всем своим видом, что это важный для вас момент и вы хотите общаться с аудиторией.

     Формирование  зрительного контакта с аудиторией. Чтобы стать интересным аудитории, нужно показать свой интерес к ней. Одна из психотехник для этого — формирование зрительного контакта.

После того как вы заняли исходную позицию  для выступления, не нужно спешить  и сразу начинать свою речь. Для начала полезно выдержать небольшую паузу и спокойно оглядеть аудиторию. Потратьте на это несколько секунд. Устанавливая зрительный контакт со слушателями, вы как бы показываете им, что вы здесь для них. А если вы во время выступления во

обще  не смотрите на слушателей, тем самым вы сообщаете им, что они вам не интересны. Поэтому зрительный контакт необходимо поддерживать и в процессе выступления, даже если вы выступаете с научным докладом, который не принято делать «без бумажки». При этом важно, что формирование зрительного контакта — это не просто осматривание зала, а именно контакт «глаза в глаза» со слушателями. Человек подсознательно узнает встречу взгляда, даже если она длится доли секунды.

     При формировании и поддержании зрительного  контакта полезно понимать, что особое значение имеет его эмоциональная составляющая. Что

вы передаете  своим взглядом: доброжелательность, раздражение, безразличие или страх? Глаза — это зеркало души. И  в вашем взгляде аудитория  тоже может разглядеть то, что в  душе у вас.

     Установив зрительный контакт с присутствующими, можно начинать

выступление.

Варианты  вступления. Успех выступления во многом определяется его началом, то есть вступлением. В этот момент многие определяются, стоит ли им слушать этого человека или лучше заняться своими мыслями, беседой с соседом и т. п. Ниже приводится ряд приемов, которые могут использоваться на этапе вступления.

•  Интересный факт. Прием заключается в формировании интереса аудитории к вашему выступлению через привлечение ее внимания к интересному факту, имеющему прямое отношение к теме: «Знаете ли вы что…» или «Задумывались ли вы когда- нибудь над тем, что…» и т. п.

•  Презентация выступления. В этом случае выступающий презентует структуру и регламент своего выступления. Это может быть обозначение основной темы выступления и формулирование «правил взаимодействия». Например: «У меня есть двадцать минут, чтобы рассказать вам о… В процессе выступления я обозначу проблему, а затем сформулирую предложения. Если у вас в ходе моего выступления появятся вопросы, то, пожалуйста, запишите их, чтобы задать по окончании выступления».

•  Вопрос или цепочка вопросов. Любые вопросы (если они приняты) запускают активность мышления по формированию ответов. Однако не следует рассчитывать на активность аудитории в самом начале выступления и дожидаться ответов. Поэтому на этом этапе полезно задавать вопросы, не требующие вербального ответа.

•  Шутка, анекдот. Здесь тоже важно не обозначать с первых же слов

связь анекдота с темой выступления. Однако эта связь обязательно должна проявиться. Существует серьезное ограничение этого приема — шутка или анекдот должны быть обязательно привлекательными и  вызвать оживление (улыбку, смех). Неудачная попытка пошутить в начале выступления существенно ухудшает положение оратора.

•  Комплимент аудитории. По определению комплимент — это выражение одобрения, уважения, признания или восхищения. Правильно высказанный комплимент вызывает у аудитории ответное чувство благодарности. Однако следует помнить, что при его конструировании не следует слишком преувеличивать достоинства объекта, иначе комплимент может быть воспринят как насмешка. Он должен быть кратким, искренним, недвусмысленным, отражающим реальность и не похожим на лесть. При этом не обязательно высказывать комплимент непосредственно присутствующим персонам. Он может быть высказан и в отношении значимых для них объектов, с которыми они отождествляют себя (их профессии, компании, в которой они работают, миссии, которую они выполняют, их детям и т. п.)

     Приемы  привлечения и  удержания внимания аудитории. В процессе выступления искусный оратор использует различные приемы привлечения и удержания внимания, подробно описанные в социальной психологии. Вот

некоторые из них:

•  Контрастные раздражители. Прием заключается в контрастном изменении сигналов доступа информации. При этом значение имеет не столько абсолютная, сколько ее относительная интенсивность. Изменению подвергаются как аудиальные, так и визуальные сигналы. Например, выступающий говорил громко, потом на несколько секунд замолчал и про-

должил. Также возможно замедление и резкое увеличение ритма речи. Примеры контрастного изменения визуальных сигналов —  стоял неподвижно, а потом стал перемещаться, или наоборот — ходил  по сцене, а затем на время остановился  и т. п.

•  Обращение к актуальным проблемам и событиям. У каждого человека есть актуальные для него проблемы и события. У различных людей они могут быть свои, но в каждой группе, как большой, так и малой, есть некоторая совокупность общих проблем. Обращение к данным проблемам и событиям активизирует внимание участников. Источником непроизвольного внимания в данном приеме является значимость информации в данный момент.

•  Обращение к авторитетным источникам. Способ заключается в обращении к авторитетным источникам, цитировании известных людей, глубоких мыслей. Успех приема зависит от новизны информации, глубины

высказанной мысли и авторитетности для участников источника.

•  Задавание адресных вопросов.  Адресные вопросы присутствующим в

зале, даже риторические, значительно активизируют внимание аудитории. При этом важно правильно задать нужный вопрос.

•  Использование юмора. Удачная шутка, высказанная оратором, вызывает приятные эмоции, симпатию, заинтересованность в группе. Использование юмора помогает снять напряжение в группе и вызвать положительное восприятие последующей информации. Хотя юмор привлекает внимание не столько к содержанию работы, сколько к личности ведущего, это внимание в последующем можно использовать, направив в нужном направлении.

Приемы  вовлечения аудитории. Экспериментально доказано, что запоминание человеком любого сюжета или процесса пропорционально степени его вовлеченности в него. Кроме того, человек, участвующий в процессе, психологически присваивает не только часть его результатов, но и часть ответственности за происходящее. Поэтому вовлечение аудитории в общее действие используется многими ораторами. Вовлечение аудитории в процесс выступления — это не просто способ привлечения и удержания внимания, он подразумевает исполнение слушателями наблюдаемых действий. Так, умение оратора в процессе выступления формировать в сознании слушателей определенные вопросы и в последующем представлять им соответствующие ответы является важным для управления вниманием, но это не вовлечение аудитории. При вовлечении  аудитории как социальной группы необходимо добиваться (мягко, дружелюбно) действий слушателей в виде конкретных ответов и реакций, которые могут наблюдаться всеми членами этой группы. И неважно, что в какой- то момент активное взаимодействие вы осуществляете только с одним человеком, например, если вы попросили его чем- то помочь вам в процессе выступления. Аудитория ощущает себя единым организмом и  воспринимает это как «мы помогли». Поэтому вовлечение аудитории в процесс выступления является важным условием, во многом повышающим его успешность, по крайней мере эмоциональную.

Наиболее  часто используемые приемы вовлечения следующие:

•  Заботливое уточнение у присутствующих об условиях: насколько им хорошо слышно; достаточно ли света; хорошо ли видно изображение проектором презентации; не отсвечивает ли доска и т. п. При этом спрашивать нужно только о таких условиях, которые выступающий действительно может и готов изменить.

•  Вовлечение присутствующих в совместное изменение этих условий (просьба помочь раздать материалы, передвинуть экран, найти выключатель и включить свет и т. п.). При этом необходимо высказывать именно просьбу помочь. Например: «Пожалуйста,  помогите мне  раздать материалы», а не «Пожалуйста, раздайте материалы». Слушатели должны вовлекаться в совместную деятельность с выступающим, а не выполнять его поручения.

•  Обращение к экспертному мнению специалистов в зале или высказывание различных просьб, например: «Поднимите руки те, кто…» и т. п.

      При использовании описанных выше приемов  поначалу следует ожидать от аудитории выполнения только простых действий. Не нужно рассчитывать на активное вовлечение еще неподготовленной аудитории. А если вы ее все же «разогрели», то и содержание выступления должно быть достойным. Серьезная аудитория не прощает манипуляций.

      Снятие  напряжения по параметру  «свой—чужой». В некоторых видах публичного выступления решающее влияние на его успешность может оказывать эффект «свой—чужой». Практика показывает, что если кто-  либо

предлагает  даже выгодное предложение, но воспринимается аудиторией как «чужой», то его предложение, как правило, отклоняется. Это связано с тем, что в предложении «чужого» человека мы заведомо склонны предполагать наличие какого- либо подвоха, невидимой уловки или ловушки. Поэтому снятие напряжения по параметру «свой—чужой» имеет особенное значение в бизнес- презентациях и выступлении перед сложившейся социальной или профессиональной группой, если ставится цель склонить людей к принятию какого- либо решения (подписать предложение о сотрудничестве, приобрести товар, услугу и т. п.).

     Для снятия подобного напряжения необходимо понимать психологические механизмы соотнесения людей к «своим» или «чужим». Так, «своими» для нас являются те, кто относится к нашей группе (культуре) или к другим схожим или дружественным по отношению к нам группам. А тот, кто относится к инородным, оппозиционным группам, обычно воспринимается как «чужой», а соответственно — враждебный. Этот процесс идентификации производится оценивающей стороной во многом автоматически на уровне подсознания. И решающее значение в этом процессе имеет подобие, схожесть. Человек как бы бессознательно задает себе вопросы: «Насколько он такой же, как я?» или «Что в нас общего? Что нас объединяет?». Соответственно, для снятия напряжения по параметру «свой—чужой» необходимо показать аудитории общие, объединяющие с ней элементы. Это может быть наличие общих интересов, ценностей, традиций, привычек, прошлого и т. п.

Для определения  этих элементов и собирается соответствующая  информация о слушателях перед выступлением.

     Выступая  перед представителями определенной профессиональной группы, необходимо иметь достаточные представления о специфике их деятельности, а  также значимых событиях, произошедших в данной профессиональной сфере. Также может иметь значение предпочитаемый в их организационной культуре стиль одежды, особенности профессионального языка (традиционные приветствия и обращения). При этом главное в использовании этих знаний — не «перегнуть». Подозрение аудитории в том,

что вы ведете себя неискренне и  только пытаетесь «пристроиться» в  их ряды, может только навредить. 

2.3 Заключение  и ответы на вопросы. 

      По  окончании выступления полезно  кратко подвести итоги выступления  и повторить ключевые мысли и  фразы. Этим вы можете подвести аудиторию  к соответствующим вопросам. Следует понимать, что ответы на вопросы могут существенно повлиять на общее впечатление слушателей от выступления. Поэтому к ним нужно отнестись особенно внимательно.

     Если  по окончании выступления вопросы  сразу не появились, то лучше выдержать небольшую паузу и дать аудитории время на их формирование. При отсутствии вопросов можно использовать технику: «Мне часто задают следующий вопрос….». После этого дается заранее заготовленный на него ответ.

     При ответе на вопросы полезно соблюдать  следующие правила:

•  Получив вопрос, обязательно поблагодарите за него, но не отвечайте с ходу, даже если ответ у вас уже готов. Выдержав маленькую паузу (2–3  секунды), вы отметите значимость вопроса и позволите другим слушателям его лучше осознать.

•  Если вопрос задан тихо — вы его услышали, но есть риск, что его могли не услышать остальные присутствующие, то лучше самому кратко повторить этот вопрос для всех и только после этого отвечать.

•  Если вопрос задан, но вы не уверены в том, что правильно его поняли,

то не следует отвечать наугад, а лучше  переспросить: «Правильно ли я 

понял, вы спрашиваете…».

•  Если спрашивающий многословен и не столько задает вопрос, сколько

комментирует  или уже даже выступает сам, то можно спросить (вежливо), в чем, собственно, вопрос. Тем более если по регламенту сейчас время вопросов, а не высказывание комментариев и отношений