Публичные выступления в управленческой деятельности

        - внесение элементов неформальности (собственный опыт, экспрессия); юмор; гипербола; контраст, парадокс:

        - создание эффекта присутствия (слушатель как бы присутствует при том, о чем говорит выступающий).

       Таким образом, подытоживая, всё вышесказанное об управленческом общении, невозможно удержаться от констатации общеизвестной истины, которая, к сожалению, осознается далеко не всеми руководителями: только овладев искусством делового общения, можно эффективно выполнять свои управленческие функции. 
 

       Глава 2. Структура публичного выступления. 

         Выступающий  должен  уметь  провести  через  весь процесс   работы над выступлением  определенное  организационное,  структурное  начало.  Это  в конечном  итоге  облегчает  слушателям  усвоение  материала,  придает материалу  композиционное  единство,  обеспечивает  согласование  и  даже известную гармонию частей выступления.

         На  самом  общем  уровне  принято  выделять  три  основных  композиционно-логических части  всякого выступления:

       1.  Вступление, или введение.

       2.  Главная,  или  основная  часть   выступления,  представляющая  собой  изложение основного материала  по теме.

       3.  Заключение, или выводы.

          Эта  трехчастная  структура   устного,  как,  впрочем,  и   письменного,  выступления сложилась очень давно. У ее истоков мы встречаем имена таких выдающихся ораторов, как Демосфен, Цицерон, крупнейших представителей ораторского искусства древности и последующих эпох.

         Следует, однако, сразу обратить  внимание на  то, что, в свою очередь, каждая из  этих  трех частей,  как бы мала,  коротка она ни была, имеет  свою собственную, внутреннюю организацию, или структуру, и поэтому можно и нужно  оговорить  композиционные  особенности  не  только  выступления  в целом, но и каждой отдельной его части.  

       2.1 Подготовка к выступлению 

       Успех публичного выступления определяется не только мастерством оратора, но и  качеством подготовки к этому  выступлению. Подготовка к выступлению  включает три взаимодополняющих  этапа: 1) ориентационный — формирование представления о целях выступления, особенностях слушателей, условиях его проведения и т. п.; 2) содержательный — проработка содержания самого выступления; 3) психологический — формирование эмоционально- психологической готовности к выступлению (если есть необходимость).

       Ориентационная подготовка к выступлению. На ориентационном этапе подготовки необходимо определиться относительно:

•  собственных целей выступления и критериев оценки его результативности;

•  особенностей аудитории слушателей, ее численности, состава и ожиданий;

•  места и условий выступления.

       Собственные цели выступления и критерии оценки его результативности. Прежде чем  разворачивать активную работу по подготовке к выступлению, необходимо прояснить  собственные представления относительно целей выступления  и  критериев оценки положительного результата. Для этого полезно ответить на три вопроса: «Что я хочу сообщить аудитории?»,  «Какую реакцию я хочу получить от аудитории?», «По каким факторам я буду оценивать свое выступление?» Все эти вопросы взаимосвязаны, а ответы на них станут критериями подготовки содержания самого выступления.

       При этом, конечно же, психологически важной целью выступления оратора является получение чувства удовлетворенности  от выступления, чувства успеха. Но это чувство формируется по соответствию полученного результата и ранее сформированных ожиданий. Поэтому особое значение имеет осознание того, по каким факторам вы сами будете оценивать свое выступление? Что нужно вам и,  соответственно, что должно произойти, чтобы вы сказали себе: «Я выступил хорошо». Если нужна соответствующая реакция аудитории, то какая именно? Готовность присутствующих на месте заказать товар или аплодисменты? Проявление интереса к вам лично или что- либо иное, если да, то что? Работа с собственными ожиданиями, их осознание, определение критериев успешности выступления являются важным этапом подготовки. Правильное определение желаемого результата позволит верно выстроить путь к нему, соответствующим образом сформулировать задачи, последовательно их выстроить, решить, на что следует обратить внимание слушателей; определить, что необходимо сделать вам, чтобы слушатели действительно отметили и запомнили то, что вы хотите до них донести.

       Особенности аудитории.  Также на этапе подготовки к выступлению необходимо определиться относительно численности, состава и ожидания слушателей. Выступление организуется с определенной целью, но слушатели тоже имеют свои интересы, мнения и ожидания, и чтобы эффективно донести материал, необходимо понять их.

       Численность аудитории. В социальной психологии выделяют три типа аудитории, в зависимости от численности: малая аудитория (группа до 12–15 человек); средняя аудитория (группа до 50–100 человек); большая аудитория (больше ста человек).

       Для оратора важно понимать, что реакция аудиторий разной численности различна, поэтому и преподнесение материала должно быть специфичным.

       Одна  из закономерностей состоит в  том, что по мере увеличения численности  аудитории она становится все  более однородной. Другая закономерность — чем больше слушателей, тем меньше они реагируют на информацию и больше на человека, который эту информацию им презентует. Соответственно, малая аудитория больше годится для детальных и обстоятельных дискуссий, в которые каждый участник может вносить свои идеи в обсуждение. В то же время большая аудитория более склонна сливаться в одну «безликую массу», реагирующую на выступающего как единый организм. Выступление в большой группе более монополизировано оратором, вопросы в ней обычно задаются в соответственно отведенное для этого время.

       Состав  аудитории. Также необходимо уточнить предполагаемый состав аудитории. Является ли она уже сформированным коллективом со своими традициями, нормами и лидерами, или это группа, специально сформированная для рассмотрения заявленной проблемы, темы, вопросов? В первом случае лидеры или претендующие на этот статус люди нередко стремятся закрепить свои лидерские позиции за счет выступающего (за счет присоединения к нему или за счет противопоставления себя и его). Все зависит от степени успеха выступления и владения навыками управления аудиторией.

       Интересы  и  ожидания аудитории. Чтобы достичь поставленной цели выступления, оратору необходимо не только знать, что хочет он, но и хорошо представлять, чего хотят и ожидают от выступления слушатели, что для них ценно и значимо. При подготовке выступления перед профессиональной группой необходимо, по мере возможности, повысить свою компетентность в специфике данной профессиональной деятельности, уточнить важные события, случившиеся в этой сфере, и т. п.

       Место и условия выступления. Необходимо заранее прояснить место выступления, а если есть такая возможность, то самому повлиять на его выбор. Что это будет, небольшая аудитория или актовый зал с дорожками, сценой, большой трибуной, микрофоном и усилительной аппаратурой? Есть ли условия для презентации, если да, то как расположена соответствующая аппаратура (клавиатура, экран)? По возможности лучше все это увидеть лично. 

       Содержательная подготовка к выступлению.

       В структуре выступления принято выделять три основные структурно-  логические части: вводную, основную и  заключительную. Части должны быть взаимодополняющими и в совокупности представлять собой единое целое, стержнем которого является основная идея — замысел выступающего. При этом каждая композиционная часть выступления имеет не только содержательный, но и психологический смысл.

       Вводная часть. Вводная часть выступления имеет наибольшее психологическое значение. На этом этапе многие слушатели определяются, сосредотачиваться ли им на выступлении далее или можно сразу отвлечься.

       Основные  цели вводной части:

       а) установить психологический контакт  с аудиторией, завоевать ее доверие;

       б) вызвать интерес аудитории к  теме сообщения, овладеть ее вниманием  и подготовить благоприятную  психологическую почву для дальнейшего восприятия содержания выступления.

       Основная  часть. В основной части всесторонне раскрывается тема выступления. Это возможно достичь, если интерес, внимание и доверие, сформированные в вводной части, удастся сохранить на протяжении всего выступления.

       Алгоритм  подготовки основной части выступления  может быть различным и индивидуальным для каждого оратора. В качестве одного из вариантов можно представить  следующий:

       •  выделите главную идею вашего выступления (с учетом вашей цели и имеющихся представлений от ожиданий аудитории);

       •  определите составные части (модули, темы), посредством которых вы сможете раскрыть содержание темы и донести главную идею;

       •  продумайте содержание каждого модуля в отдельности. При необходимости проработайте необходимые текстовые материалы;

       •  определите, какие модули будут основными, а какие резервными

       •  создайте примерный план последовательности основных модулей;

       •  сформулируйте ключевые фразы, которые отражают основные мысли каждого модуля (или которые, по вашему замыслу, должны запомнить

       слушатели в каждом модуле);

       •  продумайте или найдите иллюстрирующие примеры;

       •  подготовьте необходимый презентационный и раздаточный материал.

       Заключительная  часть. Выступление важно правильно начать, но и правильно закончить. Поэтому заключение следует так же тщательно проработать, как и другие разделы речи.

       Обычно  в заключительной части:

       а) фиксируются основные мысли и  результаты;

       б) оформляются представления слушателей о том, чем им могут быть полезны  полученные знания, как и в каких областях их можно применить;

       в) где можно найти или получить дополнительную информацию;

       г) слушатели подводятся к определенным выводам и к готовности действовать, если это необходимо. 

       Психологическая подготовка к выступлению.

             Для аудитории важно не только то, что человек говорит, но и то, как он это говорит. Слушатели легко распознают, верит ли сам выступающий в то, что он говорит, и насколько для него самого значима эта информация. На основе этого многие из них решают для себя, как им относиться к полученной информации и стоит ли доверять ей.

       Поэтому для успешности выступления важно  не только хорошо содержательно подготовиться  к выступлению, но и сформировать психологическую готовность, в том числе преодолеть возможное волнение и неуверенность в себе.

       На  формирование психологической готовности оказывает влияние наличие точной информации об условиях выступления (месте, аудитории, слушателях и т. п.), полученной на ориентационном этапе подготовки к выступлению. В особо значимых случаях полезно воспользоваться возможностью (если таковая есть) и лично съездить на место и посмотреть внешние условия.

       Что касается неуверенности и волнения, нередко проявляющихся непосредственно  перед выступлением, то с ними можно  справиться посредством приемов и психотехник, например таких:

       •  Подышите медленно и глубоко. Это дыхание спокойного человека. Наше состояние и дыхание взаимосвязаны. Когда мы волнуемся, мы дышим поверхностно и часто. Изменив дыхание, можно изменить и состояние.

       •  Любая физическая активность снимает нервное напряжение. Поэтому, если есть возможность двигаться, то пройдитесь быстрым шагом.

       Можно поприседать или помахать руками (желательно без свидетелей). Однако не следует это делать непосредственно  перед выходом, необходимо успеть восстановить дыхание.

       •  Интенсивно подвигайте челюстью взад-вперед 15–20 раз. Предполагается, что в результате таких движений раздражаются корешки блуждающего нерва, сигнал передается в центральную нервную систему и приводит к выбросу норадреналина, снимающему повышенное напряжение.