Пропозиції щодо удосконалення управлінського контролю на підприємстві

Отже, в даній главі курсової роботи потрібно дослідити організацію та послідовність процесу системи контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006”. Дане дослідження будемо проводити в міру розкриття теоретичних основ даного питання. У процесі контролю як будь-якого підприємства, так і в ТОВ “Укрбудком - 2006”, є три чітко помітних етапи: встановлення стандартів і критеріїв, порівняння з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій. На кожнім етапі реалізується комплекс різних заходів. Перший етап процесу контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006” (встановлення стандартів) демонструє, наскільки близько об’єднані функції контролю і планування. Стандарти – це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається вимірюванню. Дані цілі виникають із процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю, повинні бути обрані з численних цілей і стратегій підприємства.

Цілі, що можуть бути використані як стандарти для контролю, відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризуються наявністю меж у часі, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи. Відносно легко встановити показники результативності для таких величин як прибуток, обсяг продажів, вартість матеріалів тому, що вони піддаються кількісному виміру. Але деякі важливі цілі і завдання ТОВ “Укрбудком - 2006” виразити в числах неможливо. Наприклад, підвищення морального рівня, що розглядається як ціль, виразити в числових показниках дуже важко чи взагалі неможливо. Неможливо точно приписати тому чи іншому рівню моралі чисельне значення або виразити його через еквівалентну суму гривен. Але у ТОВ “Укрбудком - 2006”, яке працює ефективно, прагнуть обійти труднощі, пов’язані з вираженням цілей у кількісному вимірі, і йому це вдається. Так, наприклад, інформацію про моральний стан працівників на підприємстві одержують за допомогою опитувань керівником підлеглих працівників про умови праці, про їхні побажання, про матеріальний стан з метою визначення, чи задоволені працівники рівнем заробітної плати тощо.

Другий етап процесу контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006” полягає у порівнянні реально досягнутих результатів із встановленими стандартами. На цьому етапі керівник повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому він приймає і ще одне дуже важливе рішення: наскільки допустимі чи відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій, другій стадії процесу контролю дається оцінка, що є основою для вирішення про початок дій. Діяльність, що здійснюється на даній стадії процесу контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації і її оцінці.

Визначення масштабу допустимих відхилень – питання кардинально важливе. Якщо взятий занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть придбати загрозливі риси. Але, якщо масштаб узятий занадто маленьким, то підприємство буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що вимагає значних витрат і багато часу. Така система контролю може паралізувати і дезорганізувати роботу ТОВ “Укрбудком - 2006” і буде скоріше перешкоджати, ніж допомагати досягненню цілей підприємства. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але процес контролю стає неефективним.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинний бути економічним. Переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу, що витрачається керівниками й іншими працівниками на збирання, передачу й аналіз інформації, а також з витрат на всі види устаткування, використовуваного для здійснення контролю, і витрат на збереження, передачу і пошук інформації, пов’язаної з питаннями контролю. На підприємстві, якщо прибуток, що виникає при здійсненні контролю, менший за витрати на нього, то такий контроль неекономічний і непродуктивний. Один зі способів можливого збільшення економічної ефективності контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006” полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод називається принципом виключення, і полягає він у тім, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимірювання результатів, що дозволяють встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлених стандартів, – це найбільш важкий і найбільш дорогий елемент контролю як для будь-якого підприємства, так і для ТОВ “Укрбудком - 2006”. Для того, щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, що піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру, причому таку, яку можна перетворити в ті одиниці, в яких виражений стандарт. Так, якщо встановлений стандарт – це прибуток, то вимірювання варто проводити в гривнах чи відсотках, в залежності від форми вираження стандарту; якщо це обсяги виробництва продукції, то вимірювання варто проводити в кількості виготовленої продукції (шт.) чи гривнах; якщо це кількість укладених угод на поставку продукції, то вимірювання варто проводити в кількості штук; якщо це кількість поставленої сировини (кукурудзяної крупи, цукор, олія), то вимірювання варто проводити в кількості кілограмів (тонн), літрів (для олії) та у вартісному вимірі – гривнах. Як загальне правило, можна відзначити, що стандарт у специфічній формі визначає ті величини, що з часом повинні бути виміряні. Передача і поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006”. Для того, щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних працівників підприємства як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відома відповідальних за відповідний підрозділ працівників у вигляді, який легко дозволяє прийняти необхідні рішення і дії. Бажано також бути цілком упевненим, що встановлені стандарти добре зрозумілі співробітниками. Це означає, що повинен бути забезпечений ефективний зв’язок між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати. Основні труднощі, що виникають на шляху збирання і поширення контрольної інформації, пов’язані з різними комунікаційними проблемами. У той час, як частина даних збирається й обробляється ПЕОМ, велика частина інформації повинна бути оброблена людиною. Присутність людини в цьому ланцюгу сполучено з можливим перекручуванням інформації, на основі якої повинні прийматися рішення в області контролю. Перекручування інформації можуть зіграти дуже значну роль у тих випадках, коли неминучі суб’єктивні оцінки. Це потрібно враховувати в діяльності ТОВ “Укрбудком - 2006”

Заключна стадія етапу порівняння в ТОВ “Укрбудком - 2006” полягає в оцінці інформації про отримані результати. Керівник повинен вирішити, чи та, що потрібна, інформація отримана, і чи важлива вона. Важлива інформація – це така інформація, що адекватно описує досліджуване явище й істотно необхідна для ухвалення правильного рішення.

Іноді оцінка інформації визначається політикою підприємства. У багатьох випадках виміром може слугувати масштаб допустимих відхилень, встановлений раніше. Найчастіше, однак, керівники повинні давати особисті оцінки й інтерпретувати значимість отриманої інформації та встановлювати кореляцію запланованих і фактично досягнутих результатів. При цьому керівник повинен узяти до уваги ризик й інші фактори, що визначають вибір того чи іншого рішення. Мета цієї оцінки полягає в тому, щоб прийняти рішення – чи необхідно діяти, і якщо так, то як. Після винесення оцінки процес контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006” переходить на третій етап. Керівник повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: нічого не починати, усунути відхилення чи переглянути стандарт.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління підприємством дійсно змушував би його функціонувати відповідно до плану. Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, найкраще нічого не починати. Так, якщо фактичний одноденний виробіток в ТОВ “Укрбудком - 2006” співпадає або перевищує встановлений до виконання, і отримано певний запланований прибуток, то в даному випадку не потрібно вживати ніяких дій. Однак не можна казати про те, що контроль на цьому закінчився. Навіть найбільш досконалі методи повинні піддаватися змінам. Так, наприклад, якщо система контролю показала, що в якомусь елементі підприємства усе йде добре, необхідно продовжувати вимірювати результати, повторюючи цикл контролю.

Система контролю, що не дозволяє усунути серйозні відхилення перш, ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда. Природно, що проведене корегування повинне концентруватися на усуненні дійсної причини відхилення. В ідеалі стадія вимірювання повинна показувати масштаб відхилення від стандарту і точно вказувати його причину. Це сполучено з необхідністю ефективної процедури прийняття рішень. Однак, оскільки велика частина роботи на підприємстві є результатом об’єднаних зусиль груп людей, то абсолютно точно визначити корені тієї чи іншої проблеми не завжди є можливим. Зміст корегування у всіх випадках полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і домогтися повернення підприємства до правильних дій. Часто виникає так, що система контролю вказує на необхідність перегляду планів. Це характерно і для ТОВ “Укрбудком - 2006”. Так, у літній період, коли попит на продукцію підприємства є високим, керівництво переглядає встановлені стандарти на підприємстві убік підвищення. Це стосується передусім обсягів виробництва продукції, рівня ціни, обсягів постачання сировини, рівня отримуваного прибутку. Крім того, часом виявляється, хоча це і не повинно відбуватися занадто часто, що плани складені надто оптимістично. Тому стандарти часом треба переглядати й убік зниження. В ТОВ “Укрбудком - 2006” це стосується зимного періоду, коли попит на продукцію підприємства знижується. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично, роблять марними прагнення робітників і керівників досягти сформульованих цілей і зводять нанівець усю мотивацію. В додатку 3 подано повну загальну модель процесу контролю в ТОВ “Укрбудком - 2006”.

Розділ 3. Пропозиції щодо удосконалення управлінського контролю на підприємстві

Визначення шляхів підвищення системи контролю на підприємстві – це дуже важливий етап процесу загального управління підприємством. Для розкриття даної проблеми визначимо шляхи підвищення ефективності інформаційно-керуючих систем, а також підвищення ефективності контролюючого впливу менеджерів на підлеглих. Це і будуть шляхи підвищення ефективності системи контролю  в ТОВ “Укрбудком - 2006”.

Під час обговорення питань проектування інформаційно-керуючої системи в ТОВ “Укрбудком - 2006” відзначалися деякі з вимог до підвищення її ефективності, наприклад, вимога, щоб інформація, що видається ІКС, відповідала потребам керівника для прийняття ним рішення в процесі здійснення контролю.

На жаль, безліч потенційних проблем не дозволяє ефективно працювати навіть такій ІКС, що на перший погляд добре спроектована. Можливо, потенційні користувачі не зрозуміють переваг системи чи будуть мати перед нею страх і не захочуть нею користатися. Може також виявитися, що система вийшла занадто дорогою. Нижче наведені кілька шляхів, які дозволять вирішити ці та інші проблеми, щоб нова ІКС виявилася ефективною не тільки на папері, але і на практиці.

Що до участі користувачів у проектуванні системи, то складні комп’ютеризовані інформаційно-керуючі системи зазвичай проектуються групою фахівців за допомогою сторонніх консультантів. Щоб проектована ІКС була ефективною на практиці, цим фахівцям надзвичайно важливо залучити до процесу проектування тих керуючих, що надалі будуть нею користуватися. Ці користувачі краще інших знають, які рішення є головними і яка інформація потрібна для їхнього прийняття.

Крім того, якщо ті керівники, що будуть користуватися інформацією, не візьмуть участі в процесі розробки, може виявитися, що система не буде давати їм необхідною інформації чи буде перевантажувати їх непотрібною інформацією.

Зменшити опір змінам також можна, якщо як слід навчити користувачів роботі із системою. Таке навчання повинне зменшити страх перед невідомістю, який викликає складна ІКС. І, що найбільш важливо, попереднє навчання дозволить користувачам глибоко дізнатися про можливості системи, допоможе їм уникнути тих “пасток”, що є наслідком наявних обмежень. Без такого навчання користувачі можуть виявитися у владі обслуговуючого технічного персоналу і почувати себе так, начебто ІКС керує ними, а не навпаки. В результаті може виникнути почуття розпачу і небажання користатися системою.

ІКС не може вважатися ефективною, якщо доходи від її використання помітно не перевищують витрати на її створення. Найкраща ІКС – це не обов’язково така, що дає найбільшу кількість інформації і найбільшу точність і швидкість. Краща система – це система, що надає інформацію в такій кількості і якості, які необхідні для цілей управління при найменших можливих витратах. Вартість експлуатації ІКС значно перебільшує витрати на оплату праці фахівців і вартість устаткування обробки даних. До складу витрат входить час, витрачений на її проектування, встановлення, навчання персоналу, а також час і витрати, пов’язані зі збиранням, нагромадженням і обробкою інформації. Оцінкою ж економічної ефективності ІКС часто зневажають.

Одна з важливих проблем, пов’язаних з новою технологією ІКС, – це легкість, з якою можна видавати надмірну кількість інформації. А надлишок інформації так само ускладнює процес ухвалення рішення, як і її недостача. Похований під купою несуттєвих фактів, керівник або може переглянути важливу інформацію, або не зможе досить швидко засвоїти її для своєчасного ухвалення рішення. Отже, добре спроектована ІКС вибірково надає керівнику інформацію лише такого типу, що необхідна для його діяльності. По можливості, інформацію необхідно якомога щільніше “стискати”, щоб прискорити процес її нагромадження.

Як і більшість інших допоміжних засобів управління, на роботу ІКС впливають зміни внутрішніх і зовнішніх обставин. Будь-яка зміна в структурі ТОВ “Укрбудком - 2006” звичайно означає, що якусь конкретну інформацію потрібно буде направляти за іншою адресою. Наприклад, якщо вище керівництво вживає заходів до децентралізації організаційної структури, необхідно модифікувати ІКС таким чином, щоб надавати керівників більш низьких ланок звітами й іншою інформацією, яка раніше була адресована тільки вищому керівництву. Аналогічно, якщо відбулася зміна цілей, наприклад, внаслідок рішення випускати нову продукцію, потрібно так змінити і модернізувати ІКС, щоб вона видавала інформацію про нових споживачів і конкурентів. Якщо від урядових органів надходять нові розпорядження щодо оподатковування, безпеки продукції, споживчої інформації, гарантій прав на роботу та ін., необхідно модернізувати ІКС з метою збирання, збереження, обробки і розподілу нової необхідної інформації.

Отже, розглянуті шляхи підвищення ефективності проектування інформаційно-керуючої системи в ТОВ “Укрбудком - 2006” призведуть до підвищення ефективності системи контролю на підприємстві, адже керівники завдяки ефективній ІКС будуть швидко отримувати необхідну інформацію про результати діяльності, порівнювати її з визначеними стандартами та нормативами, давати оцінку цій діяльності і вносити певні корегуючі заходи у разі відхилення від стандартів, тобто здійснювати ефективний контроль.

Щодо шляхів підвищення ефективності контролюючого впливу керівників на підлеглих в ТОВ “Укрбудком - 2006”, то тут можна визначити кілька рекомендацій для керівників підприємства, які хотіли б уникнути ненавмисного негативного впливу контролю на поведінку співробітників і, таким чином, підвищити його ефективність в ТОВ “Укрбудком - 2006”. Ці рекомендації такі.

По-перше, керівникам підприємства потрібно встановлювати осмислені стандарти, що будуть сприйняті працівниками. Співробітники повинні відчувати, що стандарти, які використовуються для оцінки їхньої діяльності, дійсно досить повно й об’єктивно відбивають їхню роботу. Крім того, вони повинні розуміти, чим і як вони допомагають своєму підприємству в досягненні його інтегральних цілей. Якщо ж співробітники бачать, що встановлені стандарти контролю не повні і не об’єктивні, то вони можуть ігнорувати їх та свідомо порушувати або ж будуть відчувати втому і розчарування.