Пропозиції щодо удосконалення управлінського контролю на підприємстві

2. Орієнтація на результати.

Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдан­ня, що стоять перед організацією. Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаної мети і в змозі сфор­мувати нові завдання, що забезпечать її виживання в майбутньому.

3. Відповідність справі.

Контроль буде ефективним тоді, коли відповідатиме виду діяльності, яка контролюється. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що справді важливо.

4. Своєчасність контролю.

Щоб контроль був ефективним, він повинен бути і своєчасним. Своєчасність контролю полягає не в тому, щоб часто й швидко його здійснювати. Потрібен певний інтервал між проведенням вимірів і оцінок, які відповідають я вищу, що контролюється.

5. Гнучкість контролю.

Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.

6. Простота контролю.

Найбільш ефективний контроль – це найпростіший контроль з точки зору тих завдань, яким він підпорядкований. Найпростіші методи конт­ролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють з системою контролю і реалізують її.

7. Економічність контролю.

Дуже рідко намагаються досягти за допомогою контролю повної досконалості в роботі організації. Ніколи не слід забувати, що всі затрати організації повинні приводити до збільшення її доходів і переваг. Затрати засобів повинні наближати організацію до мети.

Отже, контроль є важливим принципом управління, загальною функцією управління, методом управління та складовою частиною управлінського циклу.

Вплив контролю на стан управління розглядається в двох аспектах: вплив контролю на конкретні функції управління і його вплив на загальні функції управління. Тут контроль проявляється в якості стадій процесу управління або в якості загальної функції у формі перевірки конкретних рішень. Як стадія процесу управління контроль частіше знаходиться (здійснюється) в процесах, які є виконанням тих чи інших конкретних функцій управління [22].

Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яке підприємство безумовно зобов’язане мати спроможність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей підприємства [12, с.392].

1.2.Форми і процес управлінського контролю

Форма контролю – це зовнішній вираз конкретних дій, що використовується суб’єктами контролю. Останні здійснюють контроль певних об’єктів з їх кількісної, вартісної і якісної сторін. Кожній формі контролю притаманні свої певні взаємопов’язані між собою способи і прийоми. Так, кількісна і вартісна форми контролю застосовують метод інвентаризації, спосіб порівняння тощо. Форми контролю тісно пов’язані між собою. Наприклад, кількісна форми контролю викликає в ряді випадків застосування вартісної, а остання – кількісної тощо.

В додатках наведено загальну класифікацію контролю, в основу якої покладено види та форми його здійснення.

Загальна класифікація контролю побудована не тільки з пізнавальною метою, але вона дозволяє розібратися і в змісті контролю, а головне – відповідає конкретним практичним завданням, тобто озброює практиків методикою вибору того чи іншого виду контролю, необхідного для досягнення поставленої мети За допомогою цієї класифікації з’ясовують, якими видами, формами і методами здійснюють контроль, тобто який зміст і форма контролю.

Контроль за етапами його здійснення поділяється на: попередній, поточний та заключний. [12, с. 393]. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, тому що мають одну спільну мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати минулого якнайближче відповідали необхідному. Розрізняються вони тільки часом здійснення.

Попередній вид контролю має назву попереднього тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. Тобто, попередній контроль передує активній діяльності, а тим більше якимсь конкретним результатам. Завдання його переважно полягає в перевірці готовності підприємства, його персоналу, виробничого апарату, системи управління до функціонування [12, с.393].

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) визначених правил, процедур. Оскільки правила виробляються для забезпечення виконання планів, їхнє суворе дотримання – це спосіб переконатися, що робота проводиться в заданому напрямку. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, усе це буде збільшувати ймовірність того, що організаційна структура буде працювати так, як замислено.

На підприємствах попередній контроль здійснюється в трьох ключових областях – стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів [1, с.281; 12, с.393].

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Найчастіше його об’єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвитися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всього підприємства [12, с.394].

Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління потрібен зворотний зв’язок.

Під зворотним зв’язком маються на увазі дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв’язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скорегувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення підприємства від найбільш ефективного шляху до поставлених перед ним завдань [12, с.394].

Слід зазначити, що поточний контроль існує у формах стратегічного й оперативного [1, с.282]. Стратегічний має в якості свого основного об’єкта ефективність використання ресурсів підприємства. Він ведеться не тільки за кількісними, але і за якісними показниками: рівню продуктивності праці, впровадженню і використанню досягнень НТР, нових методів роботи, технологій. Такий контроль призначений для запобігання помилок, а не для їхнього виправлення і пошуку винних.

Оперативний контроль, що здійснюється поряд з оперативним управлінням, орієнтований на поточну виробничу і господарську діяльність. Зокрема, мова йде про рух виробів у рамках виробничого процесу (послідовність операцій, норми часу на їхнє виконання, якість праці); завантаження устаткування; дотримання загального графіка роботи, наявність запасів, незавершеного виробництва і готової продукції; рівень поточних витрат тощо.

Найважливішим об’єктом поточного контролю є якість продукції і послуг. Відправним моментом його організації слугує розробка стандартів, що виходять з виробничих умов, традицій самого підприємства, вимог ринку.

Важливу роль у підвищенні ефективності контролю технологічного процесу може відіграти його карта, що представляє собою схему, на яку нанесені допустимі межі параметрів якості і результати вимірів. Це дозволяє відразу ж наочно знайти відхилення від стандартів. При поточному контролі використовується зворотний зв’язок у ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити виникаючі проблеми перш, ніж це вимагатиме занадто великих витрат. У рамках заключного контролю зворотний зв’язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними [12, с.396; 1, с.282].

Контроль на підприємстві окрім поділу на попередній, поточний та заключний поділяється на внутрішній і зовнішній [1, с.286]. Зовнішній здійснюється керівництвом чи спеціальними співробітниками – контролерами. При внутрішньому контролі виконавці самі стежать за своєю роботою, її результатами і вносять, в міру необхідності, зміни у власну діяльність.

Ідея зовнішнього контролю ґрунтується на тому незаперечному факті, що люди краще виконують свої обов’язки, якщо знають, що за ними спостерігає чи керівник, чи його представник. Психологи вважають, що на це є кілька причин.

Найбільш очевидна полягає в тому, що за результатами контролю відбувається оцінка співробітників і пов’язані з нею заохочення, покарання, просування по службі.

Успіх зовнішнього контролю залежить від ряду обставин. По-перше, повинен бути передбачений так званий “захист від хитруна”. Таким терміном позначають тих, хто нічого не роблячи, намагається створити видимість активної сумлінної роботи, показати керівництву не те, що є насправді, а те, що воно бажало б бачити. Заради подібної показухи відкидаються дійсно важливі і потрібні справи, блокується важлива інформація, що ставить під сумнів “досягнення”.

По-друге, цілі, що ставляться перед людьми в системі зовнішнього контролю, повинні бути досить важкими, що не дають виконавцям “засипати на ходу”, але і не залишають лазівок для ледарів. Вважається, що найбільшою мірою вони стимулюють тоді, коли у виконавця є 50%-ва впевненість у їх досягненні.

По-третє, за підсумками зовнішнього контролю обов’язково повинне випливати заохочення, а якщо необхідно – і покарання. Сьогодні, поряд із зовнішнім, все більше поширення одержує так званий внутрішній контроль, чи самоконтроль. В його межах працівникам надається право самим стежити за ходом виробництва, результатами виконання завдань. Самоконтроль ефективний в умовах сприятливого морально-психологічного клімату, що дозволяє виконавцям працювати легко і вільно, брати активну участь у постановці цілей своєї діяльності, вчасно виявляти проблеми і знаходити шляхи їх вирішення.

Під методологією контролю слід розуміти вчення про метод наукового дослідження, тобто знання всієї сукупності способів і прийомів теоретичного пізнання господарських явищ з точки зору їх законності, доцільності і достовірності. В широкому розумінні методологію можна охарактеризувати як вчення про структуру, логічну організацію, методи і засоби діяльності в області теорії і практики. Методологія визначає, що і як вивчається за допомогою теорії. Методологія – генеральний шлях пізнання, а методи визначають як йти цим шляхом [17].

Метод розроблюється наукою і складає її внутрішню основу. Він є природною складовою та логічним продовженням методології і теоретично пояснює або генетичне передбачає доцільні засоби, прийоми і форми розв’язання поставленої задачі.

Метод представляє собою сукупність певних прийомів. Він так відрізняється від прийому, як ціле відрізняється від частини. Прийом – це момент методу.

Дослідження в контролі – це процес, який включає вивчення і розв’язання різних за характером та ступенем загальності і направленості задач: від вузькоспеціальних до загальнотеоретичних, які мають велике методологічне значення. Для цього використовуються загальні і специфічні прийоми пізнання.

При проведенні контролю на підприємстві застосуються наступні загальнонаукові методичні прийоми дослідження: спостереження і експеримент, ідеалізація і формалізація, аналіз і синтез, індукція і дедукція, гіпотеза і аналогія, вимірювання і обчислення, опис і порівняння тощо.

Специфічність загальних наукових методичних прийомів проявляється в залежності від об’єктів пізнання, технічних засобів, які застосовуються дослідниками, умов, в яких здійснюється процес пізнання.

Схематично метод контролю зображено в додатках. Таким чином, метод контролю – це сукупність способів і прийомів перевірки нормативів і стандартів, а точніше – законності, достовірності та доцільності операцій підприємства шляхом документального дослідження, визначення реального стану, порівняння і оцінки результатів перевірки.

Методичні прийоми здійснення контролю застосовуються лише в межах і випадках, які спеціально регламентовані чинним законодавством, а методичні прийоми пізнання істини законом не передбачені. Регламентується лише порядок і техніка їх застосування на практиці, тобто під час вивчення об’єктивної істини.

Окремі комбінації прийомів наукового дослідження в своїй сукупності складають окремі методики вивчення проблем контролю, які слід розглядати як сукупність специфічних принципів, правил, способів (прийомів) дослідження однієї із сторін, граней, моментів, існування і функціонування господарських явищ, які відображають певний підхід до фактів, які вивчаються. Методом контролю в практичному застосуванні є певна послідовність дій, виконання яких допомагає пізнати об’єкт дослідження. До таких методів можна віднести: інвентаризацію, ревізію, аудит, аналіз діяльності підприємства.

Під інвентаризацією слід розуміти перевірку наявності та стану об’єкта контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.

В умовах розвитку теорії контролю інвентаризація набула нових ознак, стала симбіозом прийомів фактичного і документального контролю, а також прийомів узагальнення і реалізації її результатів, які в сукупності складають метод заключного контролю. Завдяки її проведенню можна визначити загальний економічний стан будь-якого підприємства.

Ревізія – це метод документального контролю фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій та установ, дотримання законодавства з фінансових питань, достовірності обліку і звітності, спосіб документального виявлення недостач, розтрат, привласнення і розкрадання грошей і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань.