Профессиональная этика менеджера: основные требования и нормы

То, что мы говорим и пишем и как это делаем, во многом определяет успех в достижении поставленной цели. Конкретность, логичность и убедительность речи являются обязательными условиями любого делового общения.

Речь – центральный элемент личного имиджа, поскольку воспринимается в совокупности с манерой одеваться. Это дает основание заключить, что речь как важнейший компонент личности любого человека является одним из основных составляющих делового имиджа современного менеджера. Манера говорить, присущая человеку, является столь же действенным средством его идентификации, как и отпечатки пальцев, которые позволяют судить об их принадлежности тому или иному лицу. Индивидуальная манера говорить свидетельствует, прежде всего, о наличии у менеджера следующих двух качеств, характеризующих его как личность:

I)                     степень его самоутвержденности, т.е. насколько уверенно он себя чувствует, насколько в нем сильно развито чувство собственной правоты,

II)                  степень его неуверенности в себе. Критериями оценки служат определенные выражения, а также частота их повторения.

Так, слова, служащие для выражения некой неопределенности («в известной степени», «как-нибудь», «я бы сказал», «вообще» и т.д.), выдают неуверенность. Речь уверенного в себе человека изобилует словами: «разумеется», «именно так», «конечно», «великолепно», «правильно» и т.п. Существуют и другие часто употребляемые слова, делающие манеру речи отличительной особенностью. Конечно, подходить к анализу манеры речи надо во взаимосвязи всех ее характеристик.

То, что человек говорит, должно быть обосновано и иметь смысл, т.е. быть взаимосвязанным и понятным. Менеджерам надо всячески стремиться избегать менторского тона при общении, а также остерегаться, чтобы с профессиональными успехами у них в голосе не появились поучительно-назидательные нотки. Никакого проявления своего интеллектуального превосходства над людьми, игнорирования их реакции на излагаемую информацию.

Письменная деловая речь в наиболее полной форме реализует себя в деловом письме. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предположений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Написание делового письма – своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха любого дела. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Любое деловое письмо должно быть убедительным. В условиях перехода нашей страны к рыночной экономике «искусство убеждать» в деловой переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобретения заказчика или потребителя продукции конкретной фирмы. Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также письмах направленных в арбитраж. Заканчивается письмо обычно комплементом, т.е. выражением вежливости. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки. Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности.

7.4 Соблюдение правил и условностей делового этикета

Чтобы не попасть в нелепую ситуацию, надо знать правила хорошего тона. Еще в старые времена им крепко учил Петр Великий. В 1709г. он издал указ, согласно которому подлежал наказанию каждый, кто вел себя «в нарушение этикету». Деловой имидж менеджера как его положительный образ в глазах окружающих людей во многом зависит от соблюдения правил и условностей делового этикета. Благодаря соблюдению именно этого требования любой имидж обретает оттенок личного обаяния.

Деловой этикет – это установленный порядок делового общения, исходящий из принципов и норм деловой этики. Его знание облегчает ориентировку в повторяющихся ситуациях деловой жизни, помогая избежать промахов или сгладить их общепринятыми способами. Такой этикет – это своеобразное продолжение вежливости и целесообразности, которые способствуют установлению деловых контактов, а само деловое общение делают привычнее и комфортнее, чем обычный образ действий.

Деловой этикет базируется на следующих принципах:

1)     здравый смысл;

2)     свобода;

3)     этичность;

4)     удобство;

5)     целесообразность;

6)     экономичность;

7)     консерватизм;

8)     непринужденность;

9)     универсализм;

10) эффективность.

Главным для менеджера, основывающегося на исполнении правил делового этикета, является осознание того, что поступать как-либо стоит не потому, что так принято в обществе, а потому, что это или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе. Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая роль. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают менеджеры всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всем мире этот принцип стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создает приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.

Вежливость, прежде всего, предполагает приветствие. С древних времен люди оказывают друг другу почтение именно таким способом. Международный этикет приветствий, как правило, одинаков в разной форме, разными способами желать друг другу доброго утра, дня, вечера, здоровья, трудовых успехов, добра и благополучия. В приветствии нужно стараться выразить всю доброжелательность и симпатию. Важным элементом вежливости в деловой жизни является представление, с помощью которого можно установить нужные и полезные связи. Этикетом предусмотрены определенные нормы, указывающие, когда и как необходимо представлять и быть представленным, и ими же не следует пренебрегать.

Стиль обращения к деловым партнерам или подчиненным определяется общим стилем отношений. Обращение «вы» свидетельствует, прежде всего, о высокой культуре того, кто обращается к своему партнеру или коллеге. Оно подчеркивает уважение к ним. Хорошо воспитанный и корректный менеджер всегда пользуется этой вежливой формой обращения, независимо от того, с кем он беседует: будь то его непосредственный начальник или подчиненный человек значительно старше его или моложе. Обращение на «вы» ни в коем случае и никогда не унижает, даже если приходится разговаривать с неприятным или маловажным собеседником.

Правила этикета могут разниться в отдельных фирмах и отраслях производства. Однако профессиональный менеджер должен знать эти особенности в каждом конкретном случае. Кроме того, глобальность экономических связей обязывает людей знать правила хорошего тона других стран. Нарушение этих правил приводит к разрыву деловых связей и оборачивается потерей рынков сбыта. Итак, «золотыми правилами» делового этикета являются:

   1) делай все вовремя;

   2) не болтай лишнего;

   3) думай не только о себе, но и о других;

   4) одевайся соответственно случаю;

   5) говори и пиши хорошим языком.

Таким образом, деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если, нарушая те или иные нормы поведения, в быту и в обществе, можно рисковать главным образом своей репутацией воспитанного человека, то в бизнесе такие ошибки могут стоить больших денег и карьеры. Великий мастер и учитель в сфере деловых отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех человека в финансовых делах на 15 % зависит от его профессиональных знаний и на 85 % – от его умения общаться с людьми. В самом деле любой бизнес – это скоординированные действия множества людей, и эффективность этих действий прямо зависит от их способности налаживать отношения друг с другом.

7.5 Особенности конструктивной поведенческой стратегии

Чтобы заслужить высокий деловой авторитет и обеспечить расположение к себе со стороны, как партнеров, так и клиентов, нужно не только иметь привлекательный внешний вид, пользоваться правильной речью и соблюдать правила делового этикета, но и обладать коммуникативной привлекательностью. Без этого добиться коммерческого успеха весьма затруднительно. Во всех случаях менеджеру нужно быть отзывчивым, не отчужденным от окружающих. Тот кто «смотрится» людям, кто вызывает их расположение своим поведением, всегда имеет предпочтительные шансы на увлечение их интересами своего дела, что, как правило, гарантирует его успех.

В основе создания коммуникативной привлекательности заложено умение руководить собой и, прежде всего, следовать законам поведенческой стратегии, которая представляет собой совокупность норм и принципов цивилизованной предпринимательской деятельности и находит свою реализацию в постановке цели, следовании нормам деловой этики и соблюдении правил служебной субординации. Сюда же следует отнести и учет этических и социально-психологических особенностей бизнеса зарубежных стран.

7.6 Постановка цели

Цель отражает то, ради чего менеджер действует. Она мобилизует его способности, знания и опыт. Поэтому, чтобы произвести впечатление уверенного в себе человека, а также уверенного в своем деле, пользоваться должной репутацией среди окружающих, надо иметь перед собой определенную, четко осознаваемую цель.

Цель – это обязательное действие, она – мощный побудительный мотив любой деятельности. Если человек поставил перед собой конкретную цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения всех душевных и физических сил, которое выступает как основная движущая сила до тех пор, пока он эту цель не достигнет.

7.7 Следование нормам деловой этики

Этика – это, как известно, совокупность принципов человеческого поведения. Распространяя это определение на область бизнеса, можно утверждать, что деловая этика представляет собой совокупность принципов поведения людей, занятых в сфере предпринимательской деятельности.

Такая этика позволяет рассматривать и оценивать деловые отношения менеджеров, а также их личное поведение с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам поведения. Апеллирование к таким принципам позволяет менеджерам достойно исполнять свой гражданский долг.

В связи с этим представляется целесообразным выделить в деловой этике те моральные ценности, которые являются ее структурообразующими компонентами. Первая и самая важная ценность – честность и порядочность в деловых отношениях. Требование честности в бизнесе вытекает из его природы. Обман не может служить основой для нормального экономического процесса. Наоборот, он создает угрозу для интересов партнеров. Людей, идущих на обман, в деловом мире всегда осуждали. В конечном счете, те, кто допускают ложь и фальсификацию, больше теряют и не выигрывают.

Деловая этика базируется и на такой общечеловеческой ценности как свобода. Это означает, что менеджер должен ценить свободу не только своих коммерческих действий, но и свободу своего конкурента, что выражается в недопустимости вмешательства в его дела, ущемления даже в мелочах его интересов. Коммерцию, как в таких случаях говорят, нужно делать честно.

Другим основополагающим принципом деловых взаимоотношений является терпимость, которая означает осознание невозможности преодолеть «с наскока» слабости и недостатки партнеров, клиентов и подчиненных. Терпимость помогает «гасить» конфликтные ситуации в самом их зародыше.

Деловые отношения всегда чреваты различного рода шероховатостями и конфликтами. Поэтому такие взаимоотношения, как никакие другие, требуют тактичности и деликатности. Такт в таком общении – это не только понимание соответствия целей и норм поведения, но и умение применять эти нормы к конкретному человеку. Тактичность, прежде всего, предполагает ориентацию на гуманность и благородство, внимательность и предупредительность. Быть тактичным – это значит, в любой ситуации воспринимать своего партнера, клиента или подчиненного как самоценную человеческую личность с учетом ее биосоциальных характеристик: пола, возраста, национальности, темперамента, привычек и т.п.

Под деликатностью понимают вежливость и внимательность в общении, умение щадить самолюбие своих коллег. Деликатность – это особая, свойственная только высокопрофессиональным менеджерам форма проявления корректности и искренности при общении.