Проектирование структуры управления туристской организации

Учитывая  все вышеизложенные факторы, была создана новая организационная структура предприятия, представленная на рисунке 3.

     Рис. 3 Реорганизованная структура управления предприятием

     Данная  структура управления является линейно-функциональной. Она характеризуется наличием линейных подразделений, осуществляющих в организации  основную работу и обслуживающих  функциональных подразделений.

     К её достоинствам относятся:

• высокая компетентность функциональных руководителей;
• уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях;
• улучшение координации в функциональных областях;
• высокая эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков;
• максимальная адаптация к диверсификации производства;
• формализация и стандартизация процессов;
• высокий уровень использования мощностей.

К недостаткам  можно отнести:

• ответственность за общие результаты только на высшем уровне;
• проблемы межфункциональной координации;
• чрезмерная централизация;
• увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований;
• реакция на изменения рынка чрезвычайно замедлена;
• ограничены масштабы предпринимательства и инноваций.

     Функции между офисами распределены в  соответствии с тем, какие структурные  единицы в них расположены.

     Головной  отдел:

• осуществляет общее руководство деятельностью предприятия;
• регулирует юридические вопросы;
• подбирает, воспитывает и расставляет кадры;
• организовывает все виды подготовки и повышения квалификации кадров;
• организовывает мероприятия по укреплению корпоративной культуры;
• осуществляет установку, обновление и ремонт программного обеспечения;
• осуществляет контроль за функционирование официального сайта.

Следует отдельно выделить деятельность операционного  отдела:

• осуществляет общее руководство деятельностью нового подразделения;
• ведёт бухгалтерский учёт, осуществляет внутренние расчёты с сотрудниками, клиентами, поставщиками, партнёрами;
• формирует новые туры в соответствии с данными, представленными отделом маркетинга;
• осуществляет визовую поддержку, оформляет необходимые документы;
• осуществляет работу по эффективному обслуживанию клиентов  по  вопросам бронирования  билетов  (авто,  авиа, железнодорожных) для групп и индивидуальных туристов, а также мест в отелях, гостиницах и т.д.
• консультирует клиентов по вопросам предоставления услуг;
• осуществляет личные продажи.

Информационный  центр должен:

• повышать эффективность работы компании, рост объемов сбыта путёвок и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности предоставляемых услуг, их соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах услуг;
• осуществлять поиск и взаимодействие с контрагентами;
• разрабатывать и согласовывать с генеральным директором план рекламной кампании на год с разбивкой на кварталы и просчитанным бюджетом на рекламную кампанию;
• осуществлять мониторинг рынка туристских услуг;
• проводить исследования основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на услуги, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды услуг;
• анализировать потребности клиентов и границы ценообразования;
• разрабатывать программы по формированию спроса и стимулированию сбыта, рекомендации по выбору рынка в соответствии с имеющимися ресурсам;
• разрабатывать стратегии проведения рекламных мероприятий;
• контролировать проведение рекламных кампаний в средствах массовой информации, прямой почтовой рассылке, Интернете и т. д.;
• организовывать разработку печатных рекламных материалов собственными силами или силами сторонних организаций, проводить тестирование этих материалов, давать предложения по дизайну печатных рекламных материалов или исходную информацию для их разработки, контролировать пополнение запасов этих материалов;
• принимать участие в проведении рекламных кампаний, выставок, презентаций, пр., представлять информацию о туре в подразделения маркетинга и рекламы, для разработки рекламных материалов, каталогов, брошюр, др. и выработки концепции продвижения турпродукта;
• анализировать эффективность рекламных мероприятий;
• формирует гибкую политику в отношении корпоративных клиентов;
• организует групповые и индивидуальные поездки для корпоративных клиентов;
• формирует специальные предложения по деловому и интенсив туризму.

Новое структурное подразделение:

• осуществляет визовую поддержку, оформляет необходимые документы;
• осуществляет работу по эффективному обслуживанию клиентов  по  вопросам бронирования  билетов  (авто,  авиа, железнодорожных) для групп и индивидуальных туристов, а также мест в отелях, гостиницах и т.д.
• консультирует клиентов по вопросам предоставления услуг;
• осуществляет личные продажи;
• особое внимание уделяет развитию новых направлений.

     2.4. Определение функций,  которые должны  быть централизованы  и сосредоточены  в головном офисе  компании

      Функции, которые закреплены за головным офисом, возложены на Генерального директора, секретаря-референта, юриста, исполнительного директора, менеджера по персоналу и ИТ менеджера.

                 В обязанности Генерального директора входит:

• осуществление руководства финансовой и хозяйственной (профессиональной) деятельностью предприятия;
• обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия;
• организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, направление их деятельности на развитие и совершенствование производимых услуг с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышения эффективности работы предприятия, увеличения прибыли, качества и конкурентоспособности оказываемых услуг в соответствии с международными стандартами в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка;
• обеспечение выполнения предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банков, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов;
• организация обеспечения предприятия всеми необходимыми материально-техническими условиями деятельности;
• организация и контроль выполнения подчиненными сотрудниками своих Должностных инструкций, требований законодательства РФ и внутренних нормативных документов предприятия, организация работы по устранению нарушений и недостатков в деятельности подчиненных сотрудников.

Секретарь-референт:

• осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 
  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 
  водителя;
• поверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Юрист:

• осуществляет разработку учредительных документов, обеспечивает регистрацию юридических лиц, внесение изменений в учредительные документы, разрабатывает положение о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества;
• организует работу: по обеспечению предприятия законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления деятельности предприятия; по учету и ведению баз нормативных правовых актов;
• осуществляет: проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера, проверку соблюдения этапов согласования проектов документов с ответственными работниками;
• ведет договорную работу на предприятии:
• определяет формы договорных отношений;
• разрабатывает проекты договоров;
• проверяет соответствие законодательству проектов договоров, представляемых предприятию контрагентами;
• принимает меры по разрешению разногласий по проектам договоров;
• обеспечивает нотариальное удостоверение или государственную регистрацию отдельных видов договоров;
• ведет претензионную работу на предприятии:
• обеспечивает учет претензий, поступающих от контрагентов, их рассмотрение;
• готовит ответы на поступившие претензии и принимает проекты решений об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступивших претензий;
• осуществляет подготовку претензий к контрагентам, их направление контрагентам и контроль за удовлетворением направленных контрагентам претензий;
• ведет исковую работу;
• подготавливает заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности предприятия;
• принимает участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия (договоров о материальной ответственности; инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятии материальных ценностей, учета их движения; инструкций учета выпуска и отпуска готовой продукции);
• осуществляет проверку законности увольнения и перевода работников, наложения на них дисциплинарных взысканий;
• представляет интересы предприятия при проверках, проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов;
• осуществляет письменное и устное консультирование работников предприятия по различным правовым вопросам, оказывает правовую помощь в составлении юридических документов.

В обязанности  менеджера по персоналу входит:

• подбор, расстановка и воспитание кадров;
• изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности;
• организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров;
• разработка кадровой политики и стратегии предприятия;
• разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;
• формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров;
• разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии;
• информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

ИТ  менеджер:

• анализирует информационные потребности структурных подразделений организации;
• осваивает программные средства;
• осуществляет комплекс работ по внедрению программных средств;
• осуществляет систематическое обучение работников организации приемам и навыкам работы на компьютерах, а также работе с внедряемыми программными средствами;
• осуществляет контроль над работой компьютеров и своевременно сообщает о сбоях и неисправностях в отдел информатизации;
• осуществляет учет и хранение документов, имеющих отношение к автоматизированной обработке информации на компьютерах;
• выдает руководству организации рекомендации по распределению между структурными подразделениями поступающей вычислительной техники с учетом наличия программного обеспечения, подготовленных специалистов и анализа загрузки находящихся в эксплуатации ПК.

Исполнительный  директор:

• осуществляет руководство операционным отделом и новым подразделением;
• участвует в разработке стратегии фирмы;
• проводит оперативный финансовый и экономический анализ деятельности фирмы и подразделений, регулярно информирует о результатах анализа Генерального директора;
• осуществляет оперативную оценку результатов деятельности фирмы, недостатков и разрабатывает планы по их корректировке;
• подготавливает проекты договоров, контрактов, соглашений.