Проектирование системы управления в организации на примере турфирмы «Фокс Трэвел»

Недостатки  процессной структуры:

• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей.
• управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами – более сложная задача, нежели управление функциональными подразделениями;
• наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации  неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании.

Обобщая, можно заключить, что процессная структура наряду с достоинствами функциональной структуры имеет целый ряд преимуществ там, где функциональная структура имеет явные недостатки.

 

3. Организационная структура управления – матричная модель

Матричные структуры  совмещают принципы построения функциональных и процессных систем. В этих структурах существуют жестко регламентированные процессы, находящиеся под управлением менеджера процесса. При этом деятельность осуществляется работниками, находящимися в оперативном подчинении менеджера процесса и в административном подчинении руководителя, находящегося в функциональном «колодце».

По существу, роль менеджера  процесса состоит в координации действий внутри процесса.

Подобное решение, с  одной стороны, не полностью реализует  преимущества процессного подхода, а с другой стороны, не полностью  устраняет недостатки функциональной системы. На практике матричные структуры хорошо применимы для организации управления проектной деятельностью, и мало подходят для регулярного менеджмента, так как содержат в своей природе некоторое двоевластие – процессов и функций.

 

Достоинства матричной структуры:

• данная структура характеризуется высокой степенью адаптации, максимально полным использованием знаний  и информационных ресурсов

 

Недостатки  матричной структуры:

• двойственность подчинения
• конкуренция за ресурсы и конфликты
• высокий уровень организационной сложности

 

5.2. Практическая часть

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Турфирма «Фокс Трэвел»  имеет линейную структуру управления, которая призвана реализовывать  принцип единоначалия и централизма  и предусматривать выполнение одним руководителем (директором) всех функций управления с полным подчинением ему нижестоящих подразделений. Однако, несмотря на такое строгое подчинение всех работников директору, руководители основных служб могут активно принимать участие в обсуждении важных вопросов, касающихся повышения эффективности деятельности предприятия, а также вносить свои предложения. Это только приветствуется.

В структуре  управления турфирмой выделено 3 функциональных подразделения: отдел по производству туруслуг, финансовый отдел и маркетинговый отдел. Во главе каждого из этих отделов стоят руководители, несущие полную ответственность за деятельность их службы, а также поддерживающие постоянные взаимодействия между своей службой и другими функциональными службами. Общее количество сотрудников составляет 12 человек.

Турагентство «Фокс Трэвел» специализируется на клиентах любой целевой аудитории. Этим обусловлен тот ассортимент услуг, который оно предоставляет. Помимо традиционных услуг предоставления путевок, здесь созданы все необходимые условия для обеспечения визовой поддержки клиентов, предоставления авиа- и ж/д- билетов. Следуя из того, что ассортимент предоставляемых услуг может выходить за рамки стандартного набора услуг, можно судить о разнообразии управляемого объекта. За предоставлением каждой из услуг следит уполномоченное лицо. Однако следует отметить, что в связи с небольшой численностью турфирмы многие функции возложены на одних и тех же людей. Возможно, в дальнейшем, если турфирма будет расширяться, будут привлекаться дополнительные кадры.

Турфирма имеет договоренность с рядом туроператоров, которые поставляют ей клиентов, а также постоянных клиентов, чье признание она сумела завоевать добросовестным и высоким по качеству обслуживанием. Таким образом,  у турфирмы «Фокс Трэвел» уже сложилась постоянная клиентская база, которая постепенно увеличивается, что является предпосылкой для её расширения. В случае расширения ассортимента услуг появится необходимость совершенствовать организационную структуру. Прежде всего понадобится расширить штат сотрудников, что приведет к увеличению функциональной нагрузки на их непосредственных руководителей.

Для повышения эффективности управления будет необходимо перераспределить функции, возлагаемые на управляющих, возможно, выделить дополнительный управленческий уровень или отдельное подразделение. К тому же, чтобы удержать свои конкурентоспособные позиции на рынке, необходимо постоянно проводить мониторинг рынка туристских услуг, а также изучать потребительские запросы, проводить маркетинговые исследования. Речь идет о том, что необходимо выделить отдельную службу и привлечь специалистов по маркетингу, которые будут укреплять уже существующие позиции, а также искать новые каналы сбыта, продвигать туристские услуги на рынке. При увеличении подразделений и уровней управления будет невозможно и далее придерживаться принципа единоначалия. Для организации более эффективной деятельности высшему руководству следовало бы делегировать часть своих полномочий своим подчиненным и дать им большую свободу и самостоятельность в решении задач.

Этапы выработки  повышения обслуживания клиентов представляют собой следующее:

1. Принимается решение в главном  офисе;
2. Данное решение спускается ниже – в представительства компании в городах России;
3. Генеральный директор города Новосибирска отдает приказ ниже, главный менеджер с менеджерами направлений реализуют решение на практике.

Совершенствование данной структуры возможно под влиянием факторов  внешней и внутренней  среды. Предположим дальнейший  спад в экономике, влекущий за собой уменьшение спроса на туристические поездки, необходимо в таком случае сокращать затраты организации, в частности на сотрудников – возможно сокращение сотрудников, и звеньев в структуре управления, как следствие – осуществление взаимодействия между  сотрудниками напрямую, совмещение функций.        

 

Заключение

 

В ходе данной работы был рассмотрен процесс проектирования системы управления, в том числе системный подход в управлении, анализ внешней и внутренней среды предприятия, целеполагание в управлении, основные функции менеджмента и организационные структуры предприятия. 

Я описала организационную структуру турфирмы «Фокс Трэвел», которую представила как систему, описала осуществляемый на выбранном объекте производственный процесс, охарактеризовала объект как систему с точки зрения поведения, сложности, отношения к внешней среде, структурной неоднородности. Был проведен анализ внешней и внутренней среды, сформулирована миссия фирмы, построено дерево целей,  сформулировано содержание  общих функций управления, разработана структура управления фирмы.

Полученные в процессе работы знания очень важны для меня как будущего специалиста индустрии туризма, так как правильно организованный процесс управления является ключевым фактором успеха деятельности любой организации.

В современных экономических  условиях довольно сложно выдерживать конкуренцию предприятию туристической сферы. И здесь играет большую роль то, как данная система реагирует на внешние факторы окружающей среды, какие ответные шаги предпринимает в зависимости от создавшейся рыночной ситуации. Туристская фирма «Фокс Трэвел» - открытая система,  все ее элементы активно взаимодействуют друг с другом и быстро реагируют на изменяющиеся условия окружающей среды, преобразуя структуру управления организацией, стратегию управления, цели предприятия и другие аспекты, сопровождающие деятельность турагентства.

Таким образом, предприятие  туристической сферы – сложная  система, управление которой требует  определенных знаний в основах менеджмента, профессиональных навыков, которые  помогут применять эти знания на практике.

Качество услуг в турфирме должно быть подчинено тому, что наиболее важно с точки зрения клиента. В современном понимании качество услуги предоставляет собой синтез качества используемых для производства услуги технических средств и иных материальных объектов и уровня предлагаемого потребителю сервиса.

 Культура обслуживания  является решающим фактором при  оценке клиентом качества предоставленной  услуги. Исходя из этого, определяются  параметры обеспечения качества  самой услуги, в наибольшей степени  отвечающие ожиданиям потребителей.

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента. – 2-е изд., доп. и  испр., - М.: ООО «ТД. Элит-2000», 2002. – 560 с. (стр72)
2. Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. М.: 2003
3. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. 2-е изд.,испр. и доп. – СПб.: Издательство «Лань», 2002. – 528 с., ил. – (Учебники для вузов. Специальная литература) 
4. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – 2-е изд. – М.:ИНФРА-М, 1999. – 480с.
5. Модели управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://uprav-ekonomiku.ru
6. Процесс управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.managment.aaanet.ru/osnovi/
7. Системный подход к стратегическому менеджменту [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://examen.od.ua
8. Системы управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.ironya.com
9. Федцов В. Г.Культура гостинично-туристского сервиса: учебное пособие. –  Ростов н/Д: Феникс, 2008.
10. Чудновский А.Д. Гостиничный и туристический бизнес: Учебник. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1998. - 168 с.
11. http://www.startravel.ru/ru/ Официальный сайт туристического агентства «STAR Travel»
12. http://ru.wikipedia.org/wiki