Проектирование системы управления в организации на примере турфирмы «Фокс Трэвел»

 

SWOT- анализ

	Возможности:   1. Повышение уровня жизни населения 2. Рост спроса на отдых; 3. Изменение приоритетов в жизни у людей, где основной акцент ставится на отдыхе; 4. Перераспределение доходов вышестоящих  бюджетов	Угрозы:   1. Рост числа конкурентов 2. Рост цен на услуги в целом 3.. Нестабильная политическая ситуация 4. Сокращение численности населения 5. Ужесточение требований к ведению туристической деятельности 6. Сокращение потока денежных  средств из областного и местного  бюджета
Сильные стороны:   1.Уровень стратегического менеджмента  в организации Доступность финансовых ресурсов Конкурентоспособность услуг в целом Возможность установления устойчивых связей с постоянными клиентами Уровень использования информационных технологий Профессионализм сотрудников Гибкость при выполнении специальных пожеланий клиентов	1-5  => за счет доступных финансовых  средств и перераспределения доходов у предприятия появляются свободные денежные средства, стратегия – захватывание большей доли рынка -  развитие вглубь, открытие новых офисов и представительств в других городах. 2-3, 2-4 => появление новых клиентов  в силу конкурентоспособности услуг, стратегия – стимулирование сбыта турпродукта	1-1 => стратегия – мотивирование  персонала как средство стимулирования  сбыта, стратегия роста 1-2 => стратегия роста 2-5 => стратегия интеграции назад
Слабые стороны:   1. Стратегия развития направления – «повышение квалификации» Структура затрат на направление «высшее образование», «образование + работа»» 3. Известность товарного знака  и политика брендирования 4. Отношения с профсоюзами 5.  Отношения с федеральным  правительством	2-5 => вложние средств в «слабые» стороны  - программы турфирмы 3-5 => вложение финансовых средств  в политику брендирования 4-5, 5-5 => налаживание отношений  с профсоюзами и федеральным  правительством.	1-6 => разработка новой стратегии  развития данного направления в связи с сокращением потока денежных средств, стратегия развития продукта

 

Глава 4. Природа и состав функций менеджмента

 

4.1. Теоретическая  часть

 

Функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления.

 

Исследование функций  управления имеет большое практическое значение, поскольку они в значительной мере определяют структуру органов  управления.

Наиболее распространенная классификация функций управления выделяет следующие группы функций:

1. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены французским практиком и ученым Анри Файолем в его работе "Общее и промышленное управление" в 1916 г., которая была результатом процесса исследования факторов, оказывающих мотивирующее и демотивирующее воздействие на поведение человека.

Последовательность выполнения данных функций управления обеспечивает управление любым объектом (национальной экономикой, отраслью, предприятием).

Функция управления «планирование» имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:

• на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;
• определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;
• исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются альтернативные стратегии;
• для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;
• производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;
• планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.

 

2. Конкретные функции управления (специфические) определяются объектом управления.

К функциям управления современного предприятия относятся следующие:

• планирование (используемый ресурс - время);
• маркетинг (используемый ресурс - потребитель);
• предпринимательство (используемый ресурс бизнес);
• финансы (используемый ресурс - деньги);
• организация (используемый ресурс - люди);
• производство (используемый ресурс - технологии);
• инновация (используемый ресурс - идеи);
• информация (используемый ресурс - данные);
• социальное развитие (используемый ресурс культура).

 

Процесс реализации функции  отвечает на вопрос: какова логическая последовательность действий, чтобы  функция осуществлялась без перебоя. Структура функции отвечает на вопрос: как или каким образом связаны между собой все действия.

Как правило, на предприятии  функцию планирования осуществляет не одно подразделение, а несколько. И ведущую роль играет отдел (служба) планирования. При этом не следует умалять вклада финансового отдела, бухгалтерии, отдела снабжения, сбыта, маркетинга и т. д.

На основе содержания, процесса и структуры функции  управления проводится анализ, результаты которого служат основой для развития той или иной функции.

Кроме того, данная деятельность позволяет выделить новые функции управления или, наоборот, изъять функции за ненадобностью.

Процесс управления хозяйственной  деятельностью заключается в  выполнении общих и специфических  функций. В практике управления между  органами управления функции распределяются неравномерно: порой они распыляются или дублируются.

 

4.2. Практическая  часть

Цели управления	Общие функции управления	Содержание функции	Орган, ответственный  за выполнение функции	С какими подразделениями  существует информ. связь
Качественное удовлетворение потребностей клиентов	Планирование                 Организация и координация           Мотивация           Контроль и регулирование	1.Организация отбора и приема персонала. Последующее их обучение для качественной работы с клиентам 2. Регулирование ценовой политики   1. Создание структуры компании, дающей возможность людям эффективно работать вместе и обеспечивать их работу всем необходимым.   1. Проведение тренингов. Использование методов поощрения, как материальных, так и нематериальных   1.Установление высоких критериев отбора и приема на работу сотрудников. 2.Контроль за деятельностью сотрудников.	1. Директор 2.Финансовый директор             1. Директор по производству туруслуг, финансовый директор         1.Директор, директор по производству  туруслуг       1,2.Директор	1. Все подразделения организации. 2. Главный бухгалтер       1.Менеджеры, бухгалтер           1. Все сотрудники           1,2.Все сотрудники
Расширение предприятия	Планирование           Организация               Контроль             Мотивация	1. Анализ конкурентов 2.Форма проведения 3.Затраты     1.Фирменный стиль предприятия, его элементы 2. Рекламные компании 3.Информационное освещение       1.Соответствие результата ожиданиям 2.Реакция потребителей 3.Реакция конкурентов       1.Престиж и статус организации 2. Творчество 3.Материальное стимулирование сотрудников	1.Маркетолог, рекламный агент 2. Рекламный агент 3.Финансовый директор   1.PR-специалист, системный администратор 2. Рекламный агент 3.Рекламный агент, системный  администратор   1.Директор 2.Маркетолог, менеджеры 3. Маркетолог       1.Директор 2. PR - специалист 3.Директор, финансовый директор	1,2,3.Директор 3.Главный бухгалтер     1.Маркетолог, директор 2.PR-специалист, директор 3.СМИ       1.Топ-менеджеры, руководитель организации 2. СМИ 3.Руководитель организации   2. PR-специалист 3.Главный бухгалтер
Повышение квалификации сотрудников	Планирование             Организация         Контроль                 Мотивация	1.Формы переподготовки 2.Программы переподготовки 3.Количество сотрудников 4. Затраты   1. График отпусков 2.Программы 3.Продолжительность программ     1.Повышение продаж 2.Отзывы клиентов 3. Отзывы партнеров             1. Карьерный рост 2.Повышение заработной платы	1,2,3.Директор 4.Финансовый директор         1.Директор по производству туруслуг 2.Директор 3.Директор,финансовый директор   1.Маркетолог, директор по производству  туруслуг 2.Менеджеры, системный администратор 3.Мнеджеры, директор     1.Руководитель предприятия 2.Финансовый директор, бухгалтер	2. Менеджеры 3.Директор 4. Бухгалтер       3.Бухгалтер, менеджеры         1.Менеджеры направлений 2.Менеджеры, клиенты 3.Поставщики турпродуктов, другие турфирмы, авиакомпании   1.Все сотрудники 2.Все сотрудники
Создание и поддержание  клиентской базы	Планирование           Мотивация	1.Сформировать план действий по привлечению клиентов     1. Предоставление бонусов, скидок, подарков, дополнительных услуг	1.Руководитель маркетингового  отдела,  директор по производству  туруслуг   1.Менеджеры	1.PR – специалист, менеджеры         1. Клиенты

 

Глава 5. Проектирование организационной структуры управления

 

5.1. Теоретическая  часть

 

Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Принципы  построения организационных структур

1. Организационная структура управления – функциональная модель

Организационная структура  управления на многих современных предприятиях была построена в соответствии с  принципами управления, сформулированными  еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал  немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии):

• принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему; 
• принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии; 
• принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям;
• принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач; 
• принцип обезличенности выполнения работниками своих функций; 
• принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

 

Организационная структура управления, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой структуры является линейно-функциональная (линейная структура).

Преимущества  линейных структур:

• четкая система взаимных связей внутри функций и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью функций, составляющих деятельность;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных функциональных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки  линейной структуры:

• в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
• слабые горизонтальные связи между функциональными подразделениями порождают волокиту и перекладывание ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом разные, и часто взаимоисключающие;
• большое число «этажей» или уровней управления между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Таким образом, можно  заключить, что в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства.

 

2. Организационная структура управления – процессная модель

Истоки концепции управления процессами ведут к теориям управления, разработанным еще в девятнадцатом  веке. В 80-х годах 19-го века Фредерик Тейлор предложил менеджерам использовать методы процессного управления для наилучшей организации деятельности. В начале 1900-х годов Анри Файоль разработал концепцию реинжиниринга – осуществление деятельности в соответствии с поставленными задачами путем получения оптимального преимущества из всех доступных ресурсов.

 

Процессные системы строятся на базе нескольких базовых принципов:

• принцип объединения процедур: выполнявшиеся различными сотрудниками операции, интегрируются в одну, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс;
• принцип неразрывной последовательности: шаги процесса выполняются в естественном порядке, работа выполняется в том месте, где это целесообразно, смешанными группами, состоящими из работников различной предметной (функциональной) принадлежности или специализации;
• принцип владельца процесса: уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта, он играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком, и ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс;
• принцип самостоятельности выбора: исполнители принимают самостоятельные решения и несут ответственность за получение заданного результата деятельности;
• принцип горизонтального контроля: качество результата проверяется его потребителем – следующим элементом процессной цепочки;
• принцип системности (целостности) управления: управление затратами происходит по месту их возникновения, система управления издержками строится совместно с организационной структурой, без отрыва от деятельности, «один процесс – одно подразделение – один бюджет».

 

Преимущества  процессных структур:

• четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;
• наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи;
• быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;
• в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны.