Проектирование рациональной организации труда руководителей

зона отдыха, где  стоят журнальный столик, диван и  одно, два  комфортабельных

кресла.

    Рабочий  стол должен быть больше  обычных   столов.  Рабочая  поверхность

стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.  Не  следует

покрывать стол  стеклом, так как его блестящая  поверхность вредно  действует

на зрение. На приставке  (слева)  можно  разместить  компьютер,  телефоны  и

другие предметы, которые  могут  занимать  много  место  на  рабочем  столе.

Приставка спереди  рабочего  стола  нужна  для  официального  приема  1  -  3

посетителей.

    Стол  для совещаний должен быть  рассчитан  на  определенное  количество

человек (как правило, количество  участников  конференций,  планерок  (5  -7

человек) + 2 свободных  места).  Стулья  вокруг  стола  для  конференций  не

должны  быть  слишком  комфортабельными   или   неудобными.   Оптимально   -

обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

    Зона  отдыха  предназначена  для   неофициальных   приемов   и   отдыха

руководителя.

    Рабочий  кабинет можно также дополнить  стендом, где будут  располагаться

образцы производимой продукции. Также  необходимы  большие  настенные  часы,

которые  были  бы  видны  из  любой  точки  кабинета.  Живые  цветы,  шторы,

продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт  и  уют,  а  значит,

помогает в работе. 

7.2 Работа с документами  и корреспонденцией 

    Документы  и корреспонденция, в зависимости   от  источника  делится  на:

входящие и исходящие.

    Исходящие   документ   является   своеобразной    визитной    карточкой

организации. Вследствие этого все документы  и  вся  корреспонденция  должна

быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих  документов

находиться в  ведении  секретаря.  Задача  руководителя  составить  документ

(руководитель  должен составлять только те  документы,  которые не могут   быть

составлены кем-либо другим).  В  процессе  составления  документа,  делового

письма  и  другого  большую  помощь  может оказать компьютер.  Для   этого

достаточно вложить  в память компьютера образцы деловых  писем,  документов  и

только вносить  небольшие исправления.

    Сложнее  дело обстоит с входящими документами.  В зависимости от  размера

предприятия растет количество корреспонденции, и самому руководителю  просто

немыслимо  просматривать  всю  корреспонденцию.  На  помощь  должен   прийти

секретарь или  специальное подразделение, в обязанности  которых входит:

 Регистрация  поступающей корреспонденции.

 Сортировка в зависимости от предназначения.

 Отбор документов, которые  адресованы  руководителю  или  находятся  в  его

прямой компетенции.

 Сортировка  корреспонденции по степени   важности.  Наиболее  рациональным  и

приемлемым  является  сортировка,  позволяющая  руководителю  сразу  оценить

степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию  в

специальные  цветные  папки.  На  столе   у   руководителя   должен   стоять

специальный лоток  для бумаг с несколькими отделениями, в которые  он  сможет

класть корреспонденцию  в зависимости от важности, исполнителей и другого.

    Руководитель, просматривая корреспонденцию в  порядке  важности,  должен

поставить резолюцию.

    Хранить  документы в кабинете руководителя  нет никакой  необходимости   и

поэтому в обязанности  секретаря или специального  отдела  вменяется  ведение

архива.  Хранимые документы должны  быть  классифицированы  по  определенным

признакам, по которым  их легко было  бы  найти.  С  повсеместным  внедрением

компьютеров  задачу  хранения  документов  можно  переложить  на  них.   Это

сэкономит время  на их поиск и место. 

                     2.3.  Ведение телефонных разговоров 

    Телефон   —  важное  средство   эффективности   управленческого   труда,

оперативного делового общения. Но при неправильном  пользовании им  именно

телефон  становится  источником  потерь  рабочего  времени.  На   телефонные

переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

    Искусство  в  пользовании  телефоном   состоит  в  максимальной  экономии

времени на телефонные беседы  при  максимальной  реализации  предоставленных

телефоном возможностей.

    Большую   помощь  при  телефонном  обслуживании  оказывает  руководителю

правильно  организованный  справочный  аппарат.  Удобно   для   этих   целей

использовать компьютер. Кроме  этого  руководителю  удобно  иметь  при  себе

личный  справочник  с  адресами  и  телефонами,  который  регулярно   должен

проверяться, обновляться  и дополняться. В личном справочнике  кроме  фамилии,

имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его  должность

или дело, с которым  он связан.

    Длительность  деловых  телефонных  переговоров   должна  быть  предельно

минимальной при  максимальной информативности.

    Для  того чтобы телефонный разговор  продолжался  минимальное  количество

времени,  нужно  его  тщательно   спланировать,   предварительно   составить

короткую наметку  и подобрать необходимые  материалы,  продумать  разговор  и

записать  основные  вопросы,  которые  вы  собираетесь  выяснить,  а   также

вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

    Недостающую  зрительную связь люди обычно  стремятся восполнить  излишним

многословием или  привлечением к разговору посторонних, что удлиняет  беседу.

Большинство телефонных разговоров можно уложить в три  минуты,  максимальная

продолжительность их пять-шесть минут.

    В заключение  необходимо отметить,  что   все  телефонные  звонки  должны

проходить через  секретаря, который  перенаправляет  звонки  в  то  или  иное

подразделение и  переключает на руководителя, если звонки  предназначены  для

него. Это позволит сэкономить время руководителя. 

                   2.4.  Проведение совещаний, конференций 

    Каждый  день, утром руководитель проводит  планерки,  конференции.  Они,

как  правило,  носят  кратковременный  характер   (максимум   15   мин.)   и

повторяемость. На них докладывается проделанная  работа за предыдущий день  и

решается, что делать  на  сегодняшний  день.  Основными  требованиями  здесь

являются краткость  изложения и максимальная информативность.

    Совещания, в противоположность  планеркам,  более  долговременны  и  не

носят,  как  правило,  столь   повторяющегося   характера.   На   совещаниях

обсуждаются важные вопросы и  принимаются  коллективные  решения.  Совещание

является эффективной  формой выработки групповых решений. От  того  насколько

эффективно   оно   проводится,   зависит    качество    принятых    решений.

Спланированные  и  организованные  определенным  образом  совещания  помогают

уменьшит потери времени и  повысить  качество  вырабатываемых  решений.  При

подготовки к  совещанию необходимо:

 Четко и однозначно  определить тему совещания и  ее цель;

 Определить: можно  ли за одно совещание решить  несколько вопросов;

  Тщательно   разработать  повестку  дня,  выбрать  наиболее   целесообразную

последовательность  вопросов;

 Заранее познакомить  участников с теми фактами,  которые могут обсуждаться   в

ходе дискуссии;

 Как можно  раньше послать приглашение участникам;

 Выбрать помещение   для  заседаний  (кабинет   руководителя  или  специальная

комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

  Участникам  совещания  выработать  возможные   решения   по   предлагаемым

вопросам.

    Четкие  планирование,  подготовка  и   проведение  беседы  займут  меньше

времени, чем случайная  беседа.

    Последовательность вопросов, рассматриваемых на  совещании,  необходимо

спланировать,  учитывая,  что  в  ходе  совещания,  в  зависимости  от   его

продолжительности,   снижается   работоспособность   участников.   Так   пик

работоспособности наблюдается через 15 - 20  мин.  после начала  совещания.

Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью  исчезает.

    Для  эффективности деловой беседы  необходимо приглашать только  тех,  кто

непосредственно нужен при  обсуждении  вопросов.  При  проведении  совещаний

необходимо учитывать, что слишком  большое  количество  участников  скажется

отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до  12  человек,

в зависимости  от решаемых вопросов. Любое совещание  необходимо  заканчивать

протоколом совещания, где  отражается  исполнители,  их  действия  и  другая

информация. 

                       2.5. Составление графика работы 

    Руководитель  располагает определенным фондом  рабочего времени в течение

дня. Продолжительность  рабочего дня руководителя, как уже отмечалось  ранее,

строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать  свою

работу таким  образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

    Прежде  всего необходимо отметить, что  производительность руководителя  в

течении рабочего дня различна. Так  пик  производительности  приходится   на

период между 10 и 11 часами. Затем производительность  падает.  После  обеда

(между 12 и 13 часами) производительность несколько  возрастает, но после  14

часов заметно  идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные  решения

принимать в период максимальной работоспособности.

    Руководитель  должен тщательным образом планировать  свой  рабочий  день.

Для этого лучше  всего  подходят  графики  работы.  В  таких  графиках  сразу

отводиться  определенное  время  в  течение  дня  на  выполнение  каких-либо

повторяющихся   действий.   Например:   проведение     совещаний    в    900

продолжительностью 15 минут,  прием  посетителей  с  1300  до  1400  и  т.д.

Оставляется резерв времени на непредвиденные  ситуации.  Соблюдение  графика