Проектирование процесса управления организацией на примере ООО"Happy Story"

        общение с VIP клиентурой;

        ведёт бюджетные заказы;

        в дальнейшем будет координировать работу руководителей проектов;

        является заместителем руководителя по работе с клиентами и персоналом фирмы в отсутствие руководителя;

        координирует работу поставщиков.

Бухгалтер:

        составление отчётов и учётов;

        разработка календарных графиков работы.

Делегирование полномочий и ответственности требует чёткого разграничения ответственности исполнителя и руководителя и определения случаев, когда работники могут принимать решения сами.

Таким образом, успех управления определяется следующими важными обстоятельствами:

1)     оптимальное количество членов группы;

2)     правильный подбор участников с учётом их социального статуса, профессионального и образовательного уровня;

3)     хорошим пониманием задач;

4)     активным обменом информации;

5)     своевременным поощрением;

6)     наличием руководителя, стимулирующего творчество, которому группа всецело доверяет.

2.2.3       Организация реализации стратегии

Стратегию, которая была поставлена перед ООО «Happy Story»: комплексная стратегия по предоставлению услуг более высокого качества и расширение ассортимента дополнительных услуг, следует разделить на ряд тактических задач:

      комплексное изучение рынка данного региона, включая виды товара, аналогичные производимой фирмой, и структуры сбытовой сети;

      изучение потребителя в данном регионе;

      ценовая политика;

      изучение неценовых факторов конкурентной борьбы;

      создания положительного имиджа агентства;

      стимулирования объема оказываемых услуг;

      выполнение мероприятий по продвижению товара к потребителю.

Стратегия ООО «Happy Story» имеет свой план реализации, в который входят:

      перечень основных этапов работы: создание сценариев, работа с поставщиками услуг;

      их временные рамки: от 3 до 5 дней (после обговоренных аспектов, предложений и пожеланий);

      распределение ответственности: делегирование полномочий;

      описание механизма привлечения и использования ресурсов;

      требования к персоналу и методам его мотивации;

      перечень обстоятельств, которые необходимо постоянно контролировать: сезонность бизнеса, риск, связанный с реализацией услуг, риск, связанный с политической обстановкой в стране и другие;

      ключевые критерии, позволяющие судить об успехе стратегии: положение на рынке, имидж в глазах потребителей, прибыль.

Успех стратегии организации определяется такими обстоятельствами, как её активность, степень открытости организации и характер будущих изменений.

2.3 Мотивация

Содержание того, что в принципе способно мотивировать человека, буквально безгранично, так как все, что произведено и производится обществом, как в материальной, так и духовной сферах, в конечном счете, людьми, которые к неисчислимым видам деятельности побуждаются столь же разнообразной мотивацией. Описывать данный, содержательный, аспект мотивации человека, – значит воспроизводить в мотивационных терминах все разнообразие его бытия, тех задач и ролей, которые он воспроизводит, а это значит, что здесь будет отражено только частное, что само по себе не выделит существенные черты мотивации как таковой. Не намного сужает эту проблему ограничение всей многогранности мотивационного процесса мотивацией лишь трудовой деятельности.

Человека побуждает к активным действиям, в том числе и труду, необходимость удовлетворения различных потребностей. Одно из самых простых и распространенных определений мотивации: мотив – это внутренняя ценность выполняемой деятельности. Мотивация - это совокупность движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, имеющей определенную целевую направленность. [1, с. 129]

Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. [3, с. 79]

Существует материальная мотивация, т. е. зависит от объёма продаж и производства, а также от льгот, пособий; и нематериальная мотивация – продвижение по службе.

В целом к функциям системы мотивации в организационной структуре можно отнести:

                  интеграционная, позволяющая работать различным людям в рамках одной организации;

                  обучающая, которая формирует у сотрудников навыки наиболее эффективного труда;

                  адаптирующая, т.е. способствующая быстрому включению новых работников в организационные процессы.

Основная задача менеджера - создавать и(или) активизировать те потребности персонала, которые могут быть удовлетворены в рамках системы управления предприятия (подразделения).

Таким образом, удалось выяснить, что мотивация выступает в организации как раз тем стержнем, который пронизывает все ее уровни, позволяет всем органам взаимодействовать между собой и обеспечивает нормальную жизнедеятельность системы в целом.

2.3.1. Исследование системы мотивации в организации

ООО «Happy Story» уделяет внимание мотивации своих сотрудников. Действующая в организации система качества услуг предусматривает документальное оформление системы мотивации, т. е. разработана методологическая инструкция под названием «Мотивация трудовой деятельности персонала».

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами и формирование системы мотивации в ООО «Happy Story» возложена на менеджере и бухгалтере организации. Бухгалтер  занимается определением заработной платы и льгот, т.е. разрабатывает структуру заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения сотрудников. Менеджер является заместителем руководителя по работе с клиентами и персоналом фирмы в отсутствие руководителя.

Рассмотрим важные для системы мотивации функции:

1. Планирование потребности в трудовых ресурсах.

При определении целей своей организации руководство должно также определить необходимые для их достижения ресурсы. Необходимость в деньгах, оборудовании и материалах является вполне очевидной. Потребность в людях тоже кажется вполне очевидной.

2. Набор

Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней (будущая потребность в людях зависит от плана производства автомобилей).

3. Определение заработной платы и льгот

Несомненно, различные вознаграждения влияют на решения людей о поступлении на работу, на прогулы, на решения о том, как работать, или может быть стоит вообще уйти из организации.

Заработная плата – это денежное вознаграждение, выплачиваемое организацией работнику за выполненную работу.

На ООО «Happy Story» согласно методологической инструкции «Мотивация трудовой деятельности персонала»,  действуют виды и условия применения поощрений, помимо оклада согласно штатному расписанию, премии по итогам работы за месяц, районного коэффициента.

Помимо заработной платы ООО «Happy Story» предоставляет своим работникам различные дополнительные льготы. Это:

-         оплаченные отпуска;

-         оплата больничных;

-         страхование здоровья;

-         пенсионное обеспечение;

-         оплата декретных отпусков;

-         выделение материальной помощи нуждающимся (в случае болезни, смерти близких родственников работника и т.п.);

-         предоставление льготных условий оплаты путевок в куротно-санаторные и лечебно-оздоровительные учреждения.

4. Профессиональная ориентация и социальная  адаптация в коллективе

Организации используют целый ряд способов, как официальных, так и неофициальных, для того, чтобы ввести человека в свое общество.

Формальный способ заключается в беседе с директором. Он объясняет вновь поступившему служащему его обязанности, права, рассказывает о системе вознаграждения труда, в свою очередь, интересуется навыками работника, рассказывает о своих ожиданиях относительно работы нового служащего.

В процессе работы новому служащему приходится сталкиваться с другими сотрудниками. Из неофициального общения новые работники узнают каковы реальные шансы на продвижение по службе и рост вознаграждения.

5. Оценка результатов деятельности

Следующим шагом после того, как работник адаптировался в коллективе и получил необходимую подготовку для эффективного выполнения своей работы, будет определение степени эффективности его труда: насколько эффективно каждый работник выполняет делегированные ему обязанности.

2.3.2. Рекомендации по совершенствованию процесса мотивации при реализации стратегии

Мотивация играет важнейшую роль в структуре организации. Она пронизывает все сферы организационных взаимодействий, ее можно представить в качестве кровеносной системы организации, которая позволят всем остальным органам нормально функционировать, снимая противоречие между общественными и индивидуальными потребностями в организации, она исполняет такие значимые функции в организации, как интеграционная, обучающая и адаптирующая.

Пассивность и равнодушие персонала не в последнюю очередь связаны с недостаточной психологической компетентностью самих руководителей, недооценивающих важность мотивирования подчиненных, а главное — практически не владеющих приемами мотивирования.

Для того, чтобы ООО «Happy Story» развивалась по направлению выбранной стратегии нужно использовать следующий мотивационный механизм:

1. Мотивировать сотрудников, зная их мнение, нужно учитывать их представление об эффективной работе. Желательно, чтобы сотрудникам предоставлялась при этом возможность профессионального развития и творческого таланта, ведь каждое свадебное представление должно быть индивидуальным.

2. Повышение поощрений, таких как премии, увеличение количества  ценных подарков, а также предоставление дополнительных льгот: оплачиваемые отпуска, оплата больничных, страхование здоровья, пенсионное обеспечение, выделение материальной помощи нуждающимся (в случае болезни и другое). Тем самым будет расти положительный имидж агентства.

3. За счёт эмоциональной поддержки руководителя, в частности, признание и похвала за выполненную работу.

4. Не в зависимости от спроса клиентов придать уверенность сотрудникам в том, что спрос не повлияет на их работу. Тем самым уверенность способствует успеху, а пришедший успех закрепляет и усиливает профессиональную уверенность.

Рассмотрев систему мотивации на ООО «Happy Story», удалось выяснить, что при хорошо проработанной системе внешних стимулов, имеет место малый успех мотивации. Таким образом, задача руководства — сделать структуру профессиональной мотивации работающих в организации людей более зрелой и устойчивой, способствовать гармонизации интересов компании и отдельных работников, посредством усиления внутреннего мотивирования людей.

2.4  Контроль

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижения целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьёзными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Контроль является процессом установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в процессе труда. Контроль имеет двоякий характер, с одной стороны – это элемент каждой общей функции менеджмента, с другой - это самостоятельная функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой её  самостоятельный вид. Как и другие функции управления, контроль подразделяется на несколько видов:

1.      По времени осуществления контроль делится на: предварительный, текущий и заключительный.

2.      По масштабам контроля: полный и выборочный.

3.      По целям контроль различают на оперативный и стратегический.

Контроль  оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. [1, с. 371]

Технология контроля осуществляется по следующей схеме:

      выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

      определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);