Проектирование процесса управления организацией на примере ООО"Happy Story"

На основе проведённого SWOT-анализа можно сделать вывод о том, что ООО «Happy Story» является конкурентоспособной организацией, предоставляющей широкий ассортимент услуг высокого качества. У организации существуют следующие возможности для дальнейшего развития: привлечение инвесторов, переход к более эффективным направлениям, позволяющим расширить контингент клиентов; введение дополнительных услуг с высоким качеством обслуживания. При этом к сильным сторонам организации можно отнести индивидуальный подход к потребностям каждого клиента, что является наиболее важным при реализации стратегии свадебного агентства, а также широкий ассортимент услуг. Несомненно, существуют и слабые стороны организации: ухудшающаяся конкурентная позиция и традиционный стиль проведения свадебных торжеств, а также угрозы, то есть изменение потребительских предпочтений, неблагоприятная политическая обстановка (кризис), рост инфляции и снижение общего уровня спроса на услуги.

И на основе полученных результатов свадебное агентство должно внести изменения в выбранную стратегию.

2.1.4 Анализ стратегических альтернатив и выбор стратегии

Стратегический менеджмент распространяется на долгосрочные цели и действия компании. Формулировка стратегии и её чёткий инструментарий являются ядром управления и важным признаком хорошего менеджмента компании. Таким образом можно сказать, что стратегический менеджмент – это разработка и реализация действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности фирмы над уровнем конкурентов. [1, с. 350]

Стратегия – это образ организационных действий и управляющих подходов, используемых для достижения организационных задач и целей организации, а также решение задачи о том, как достичь стратегическую цель из исходной ситуации с помощью имеющихся ресурсов и учётом возможных действий конкурентов. [1. с. 320]

Стратегические решения чаще всего основаны на интуиции и опыте стратега, потому что рассчитать логически все возможности и варианты развития ситуации конкурирования даже в военном противоборстве невозможно.

Главной стратегической альтернативой ООО «Happy Story» является стратегия роста, поскольку ежегодно осуществляется повышение уровня долгосрочных целей над уровнем показателей предыдущего периода, что можно увидеть по основным показателям экономической эффективности агентства.

В целом выделяют четыре основных типа стратегии :

      Стратегии концентрированного роста: стратегия усиления позиции на рынке, стратегия развития рынка, стратегия развития продукта;

      Стратегии интегрированного роста: стратегия прямой вертикальной интеграции, стратегия обратной вертикальной интеграции;

      Стратегии диверсификационного роста: стратегия вертикальной диверсификации, стратегия горизонтальной диверсификации;

      Стратегии сокращения: стратегия сокращения расходов, стратегия последнего средства, стратегия «сбора урожая», стратегия ликвидации.

При выборе стратегии должны быть учтены следующие ключевые факторы: цели фирмы, интересы и отношение высшего руководства, состояние отрасли, в которой работает организация, позиция фирмы в отрасли, финансовые ресурсы фирмы, квалификация работников, обязательства фирмы, степень зависимости от внешней среды, временной фактор.

Главной стратегией ООО «Happy Story» является комплексная стратегия по предоставлению услуг более высокого качества, а также расширение ассортимента дополнительных услуг. Исходя из этого, стратегией маркетинга избирается стратегия расширения рыночной доли за счет стимулирования объема оказываемых услуг, ценовой политики и неценовых факторов конкурентной борьбы, создания положительного имиджа агентства.

2.2 Организация

Следующая из основных функций менеджмента является организация. В неё входят:

      процесс приведения в систему группы разнорозненных элементов (людей, объектов и другое), превращения их в единое целое;

      устойчивая группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для решения своих проблем или достижения поставленных целей;

      состояние упорядоченности элементов, их взаимосвязь, взаимное расположение в рамках единого целого. [1, с. 189]

Таким образом, организация может рассматриваться одновременно и как субъект, и как средство деятельности.

Расширение рыночных отношений ведёт к увеличению числа организаций и усилению их роли в жизни общества. Большинство людей выступают прежде всего как их представители (владельцы, руководители, сотрудники).

Как социальная система организация является открытой, ибо её выживание зависит от внешнего мира. Она описывается основными характеристиками, как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.

Как считает известный социолог А. Пригожин, организация как система априорно заданных отношений и официально установленная совокупность норм, правил и стандартов присуща всякому социальному институту независимо от его назначения и отражает существующую при любых условиях необходимость упорядочения совместной деятельности людей. [6, с. 9]

Несомненно, задачами организации как функции менеджмента являются:

1.      Формирование структуры организации.

Структура организации – это упорядоченная совокупность её взаимосвязанных элементов. Бывает технологической, производственной, финансовой, социальной и информационной. [1, с. 190]

2.      Определение способов управления.

Необходимо знать при помощи каких способов ведётся управление в организации. Выделяют два основных варианта управления: единовластие и соучастие (характеризуется децентрализацией власти).

3.      Установление режимов работы подразделений и отношений между ними.

Крупные фирмы включают в себя множество самостоятельных подразделений, разбросанных по всем уголкам Земли, имеют десятки тысяч партнёров, на них заняты сотни тысяч работников, а объёмы производства сопоставимы с величиной национального продукта целых государств.

4.      Обеспечение ресурсами, инновационность, использование информационных технологий.

5.      Формирование внутренней культуры.

Внутренняя культура, с одной стороны, достаточно устойчива, традиционна, но с другой – находится в постоянном развитии, которое происходит естественным путём или в результате сознательных действий субъектов. Культура организации состоит из отдельных элементов, которые бывают субъективными и объективными, отражающими материальную сторону её деятельности.

2.2.1 Исследование организационной структуры ООО «Happy Story»

Сегодня процесс развития организации осуществляется либо непрерывно в виде частичных преобразований отдельных элементов (их групп), либо периодически как реорганизация основных сторон её деятельности, имеющая форму их разового радикального изменения.

Как и создание новой организации, реструктуризация и реинжиниринг требуют создания организационного проекта будущей структуры, системы управления, технологических, административных, информационных взаимосвязей между элементами, правил и процедур выполнения тех или иных действий.

Основными задачами организационного проектирования считаются6

      Выделение набора функционально обособленных элементов организации и связей между ними;

      Определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий;

      Закрепление их в нормативных документах. [1, с. 216]

Под организационной структурой, сформированной в результате проектирования, понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных подразделений, обособившихся в процессе разделения труда. Подразделения представляют собой официальные группы работников, ответственных за выполнение определённого набора производственных, финансовых, управленческих и иных функций. [1, с. 217]

Выделяют два основных типовых подхода к формированию организационной структуры:

1.      Иерархический. При таком подходе главное внимание уделяется разделению работ на отдельные функции и ответственности предоставляемых работникам полномочий.

2.      Органический. Его характерной чертой является групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат.

Структура управления ООО «Happy Story» постоянно приспосабливается к условиям внешней среды, т.е. относится к органическому типу. Поскольку прослеживаются характерные черты этого типа: гибкость, ориентация на проблемы и возможности, временное закрепление функций за группами. 

Согласно этому типу можно сделать вывод о том, что организационная структура ООО «Happy Story» является матричная. Поскольку временные проектные группы создаются для организации свадьбы, написания определённого сценария в рамках постоянно существующих подразделений. С одной стороны, непосредственный руководитель базового подразделения (службы) выделяет ресурсы и иную помощь руководителю проекта. С другой, руководитель целевой группы наделяется необходимыми полномочиями для организации работ по конкретной программе. В состав команды входят постоянные члены: директор, бухгалтер, администратор, менеджер по организации (руководитель проекта) и другие работники и специалисты.

Преимущества данной организационной структуры:

      Улучшение и рост информационного обмена в организации;

      Сбалансированная ориентация развития.

Недостатки структуры:

      Возможный рост конфликтности;

      Двойственность полномочий и подчинения.

Организационная структура ООО «Happy Story» представлена схемой (приложения 4).

2.2.2 Организация взаимодействия и полномочий

Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и другое. Всё это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности: подразделений, должностных лиц. [1, с.233]

По характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, то говорят о непосредственном взаимодействии.

Взаимодействие может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно. По содержанию оно бывает:

      Техническое (имеет место в рамках процессов, не относящихся к принятию решений);

      Информационное (субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений);

      Административное (передача высшими звеньями низшим полномочий и ответственности; контроль их работы; координация действий и т. д.)

Управленческое взаимодействие в ООО «Happy Story» основано на делегировании полномочий и является административным, так как происходит интеграция всех звеньев и уровней управленческой структуры путём их подчинения руководящему центру, то есть директору агентства. Естественно, взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов. Причём осуществление взаимодействия происходит через центральные звенья: администратор, менеджер, бухгалтер, и тем самым структура является централизованной.

Под полномочиями подразумеваются совокупность официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации. Ими наделяется подразделение или отдельная должность в связи с выполнением возложенных на них функций. [1, с. 242]

Какими же полномочиями обладают сотрудники ООО «Happy Story»?

Директор:

      организует всю работу предприятия;

      несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;

      представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;

      распоряжается имуществом предприятия;

      заключает договора;

      поиск поставщиков материала;

      издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;

      применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия;

      открывает в банках счета предприятия.

Администратор несёт ответственность за:

      выпуск высококачественной продукции и ее совершенствование;

      разработки новых видов услуг;

      внедрение в предоставление услуг новейших достижений науки и техники;

      осуществляет контроль за комплексностью и качеством проведения услуг;

      организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, так как качество  продукции является  не последним в общей оценке результатов деятельности свадебного агентства.

Менеджер по организации:

        поиск ресторанов (не менее чем за 4 недели до торжества);