Проектирование основных составляющих процесса управления по функциям: планирование, организация, мотивация и контроль для фирмы "Оптика

  В данном разделе остановимся на 1 аспекте функции организации, который включает:

  а) деление организации на подразделения  соответственно целям и задачам - департаментализация;

  б) разработку взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя.

  I. Департаментализация.

  Департаментализация, т.е. процесс деления организации  на отдельные блоки, которые могут  называться отделами, отделениями или  дивизионами, в зависимости от того, какой принцип положен в основу этого процесса, приводит к образованию  следующих организационных структур [3, с. 232]:

  1) Функциональная структура, при  которой организация делится  на блоки, каждый из которых  имеет четко определенную задачу  и обязанности. Традиционно функциональными  блоками организации являются  отделы производства, маркетинга  и финансов.

  2) Линейно-функциональная структура,  при которой также выделяются  функциональные блоки, которые  в свою очередь из-за их большого  размера и большого объема  задач подразделяются на более  мелкие составляющие, образующие  уровни управления внутри каждого блока.

  3) Дивизиональная структура, в соответствии  с которой деление организации  на элементы и блоки происходит  по видам товаров или услуг,  группам покупателей или географическим  районам.

  Каждая  из этих структур является наиболее эффективной  в конкретных условиях. В зависимости от целей, стоящих перед организацией, выбранной стратегии, характера деятельности организации, широты ассортимента и других факторов руководство выбирает ту структуру, которая наиболее полно соответствует этим факторам. При этом предпочтение отдается не одному виду структуры, а часто используется их сочетание при построении структуры отдельной компании.

  Для фирмы "Оптика" в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, в которой можно выделить следующие отделы: финансовый отдел, отдел кадров и труда, производственный и коммерческий отделы. При этом коммерческий отдел содержит элементы дивизиональной структуры по территориальному признаку, т.е. месту расположения ее магазинов, в каждом из которых управляющий выполняет определенные обязанности по управлению его деятельностью в рамках делегированных ему полномочий.

  Графически  структуру фирмы "Оптика" можно  представить следующим образом (рис. 4).

 

                                    Директор

 

 

 

 

 

Финансовый  Отдел труда   Коммерческий   Производственный

отдел   и кадров      отдел     отдел

 

 

 

 

 

 

 

      Начальник  Управляющий  Управляющий    Начальник

         отдела  по магазину 1  по магазину 2    отдела

 маркетинга          закупок и

            снабжения

    

      маркетологи продавцы- обслужи- продавцы- обслужи- менеджер       менеджер

                  кассиры вающий кассиры вающий по закупке     по закупке

                  (3 чел).  персонал (2 чел.)  персонал готовых         п/ф для

           изделий         магазинов

                                                                      для 

           магазинов

                        уборщица  охранник       уборщица  охранник

                                                            снабженец готовыми  снабженец

                                                            изделиями   п/ф

                                                            магазинов         магазинов

                                                            (2 чел.)   (2 чел.)

 

 

 

 

  Рис. 4 Организационная структура фирмы "Оптика".

  II. Взаимоотношения полномочий и должностные обязанности.

  Для успешного функционирования созданной структуры необходимо определить основные полномочия и обязанности каждого исполнителя.

  Полномочия  представляют собой ограниченное право  использовать ресурсы организации  и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение делегированных задач.

  Полномочия  всегда ограничены и в зависимости  от пределов их ограничения выделяют 2 основных типа полномочий:

  1) Линейные полномочия - представляют  руководителю узаконенную власть  для направления своих подчиненных  на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных опросах без согласования с другими руководителями.

 

 

  2) Штабные полномочия, которые в  зависимости от функций штабов  бывают:

        а) рекомендательными - предполагают, что линейный руководитель может, но не обязан обращаться за консультациями и помощью к штабам;

        б) с обязательным согласованием - предполагают, что линейный руководитель обязан обсуждать соответствующие  ситуации со штабным аппаратом, но не обязан следовать его рекомендациям;

        в) параллельными - предоставляют  право штабам отклонять определенные решения линейного руководства;

        г) функциональными - аппарат может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции.

  Передача  задач и полномочий лицу, которое  принимает на себя обязательство  выполнять задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение (т.е. принимает  ответственность), называется делегированием. [5, с. 308]

  В фирме "Оптика" линейные полномочия делегирования следующим отделам: производственному отделу, отделу закупок и снабжения коммерческого отдела, управляющим магазинами. При этом штабные полномочия делегированы отделу маркетинга (функциональные полномочия); финансовому отделу (параллельные штабные полномочия), отделу кадров и труда (рекомендательные штабные полномочия). Такие штабные аппараты имеют линейную структуру, а их менеджеры обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным.

  Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции. Должностная инструкция начальника отдела маркетинга фирмы "Оптика" может иметь следующее содержание:

  1) Наименование должности : начальник  отдела маркетинга.

  2) Должностная целеустановка: разработка всех видов деятельности по всем вопросам в области маркетинга

  3) Должностные задачи:

   - разработка концепции, стратегии  маркетинга для всех видов  продукции и услуг;

   - разработка комплекса маркетинга  для всех видов выпускаемой  продукции и оказываемых услуг;

   - разработка, проведение маркетинговых  исследований, анализ полученных  данных;

   - координация решений управляющих  магазинами в области ценообразования  и предоставляемых скидок, и начальника  отдела сбыта  по поводу  каналов сбыта продукции;

   - решения по персональным делам, принятие решений о зачислении, увольнении, повышении квалификации и заработной платы сотрудникам отдела.

  4) Должностная компетенция: представительство  отдела маркетинга на разлитчных  выставках и других мероприятиях, при работе с различными маркетинговыми компаниями и фирмами, а также заключение договоров с рекламными агентствами и другими организациями, оказывающими услуги в области маркетинга.

  5) Должностной ранг: руководитель  отдела.

  6) Должностная субординация: руководитель коммерческого отдела в качестве дисциплинарного начальника.

  7) Непосредственные подчиненные: работники  отдела маркетинга - маркетологи.

  8) Должностной заместитель: руководитель  коммерческого отдела.

  9) Сотрудничество с другими участками:  сотрудническая деятельность с производственным отделом по поводу разработки новых видов продукции и услуг, а также сотрудническая деятельность с управлюящими магазинами в целях непосредственного проведения маркетинговых исследований и определения способов лучшего обслуживания клиентов.

  10) Требования к занимаемой должности:

        а) высшее экономическое (коммерческое) образование с предоставлением  диплома;

        б) трехлетний опыт работы в области маркетинговых исследований и разработки комплекса маркетинга;

        в) профессиональная компетенция и социальная ответственность как руководителя;

  Для фирмы "Оптика" с целью повышения  эффективности ее работы подходят следующие  основные элементы рациональной бюрократии:

  1) четкое разделение труда на  основе должностных инструкций.

  2) иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий руководитель контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

  3) наличие обобщенных формальных  правил и стандартов работы, обеспечивающих  однородность выполнения сотрудниками  своих обязанностей. Например, правила обслуживания клиентов и выполнения заказов, предоставление отчетов о ежедневных оборотах магазина, правила регистрации заказов и т.п.

  4) осуществление найма на работу  в строгом соответствии с техническими  квалификационными требованиями.

   5. Мотивация.

  При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно  должна выполнить организация, когда, как и кто должен это сделать. Для воплощения своих решений  в дела руководители должны применять  на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, мотивация - это процесс побуждения работников организации к деятельности для достижения личных целей и целей организации [5, с. 360].

  Разработанные теории мотивации делятся на 2 категории: содержательные и процессуальные. К числу содержательных теорий относятся теории, разработанные Маслоу, МакКлелландом и Герцбергом, целью которых является определение потребностей, побуждающих людей к действию.

  Основные  потребности, выделяемые автором каждой из теорий, приведены ниже: