Процесс управления организацией

 2.2.Функция  организации 

   Она состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условии ее функционирования. Это – процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

    Цель планирования – это разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование  – это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать цели  организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой выступают люди.

    Поскольку концепция организации   состоит  в сведении воедино  всех специалистов  фирмы, задача  состоит в том, чтобы определить  миссию, роль, ответственность, подотчетность  для каждого из них.

 Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей.

    Как видно, вне зависимости  от типов и масштабов деятельности  каждая фирма должна быть некоторым  образом организована. Существует  ряд принципов, которыми следует  руководствоваться в процессе  выполнения функций организации: 

 определение  и детализация целей фирмы, которые  были выявлены в ходе планирования;

 определение видов деятельности по достижению этих целей;

 поручение различных задач индивидуумам и  объединение  их в управляемые  рабочие группы или подразделения;

 координация  различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая  четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен сделать,  сроки выполнения работы и кто  им руководит;

 единство  цели – работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей  организации;

 размах  контроля или размах менеджмента  – отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

    Так, высшие руководители управляют  не более чем десятью подчиненными, тогда как руководители низшего  уровня управления могут руководить  гораздо большим числом сотрудников.  В связи с этим можно выделить  два важных фактора, определяющих  нормы управляемости  (количество  сотрудников, которыми может управлять один менеджер), – это время и частота. То есть, сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Естественно, что этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлечённости  в трудовой процесс. 

    Таким образом, организация  – это вторая функция управления. Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

 организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

 организация  – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.  

 2.3.Функция  мотивации и функция контроля 

    Поведение человека всегда мотивированно.  Он может трудиться усердно,  с воодушевлением и энтузиазмом,  а может уклоняться от работы.

   Мотивация – это процесс побуждения  себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

     Традиционный подход  основывается  на вере в то,  что сотрудники  – всего лишь ресурсы, активы, которыми должны  заставить эффективно работать.

    Человек, получивший в процессе  обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта  знания и навыки, хочет применить  свое умение в труде. И чем  больше ему это удается, тем  больше степень удовлетворенности,  а соответственно и степень  выраженности мотивов. В данном  случае сотрудник считает цель  организации своими целями.

    Стремление человека реализовать   себя в своем деле бесспорно.  Так уж он устроен. Там, где  управление и организация труда   предоставляют сотрудникам такие  возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду – высокими. Значит, мотивировать сотрудников – это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

   В связи с тем, что существуют  различные пути мотивации, менеджер  должен:

   а) во-первых, установить набор  критериев (принципов), которые наиболее  сильно влияют на поведение  сотрудника. Данные критерии, сведенные  воедино, формируют личную философию,  которая представляет собой основополагающее  поведение. Разработав личную  философию, менеджеры могут создать  такую рабочую среду окружения,  которая будет способствовать мотивации сотрудников;

   б) во-вторых, создать атмосферу,  благоприятную для мотивации  рабочих;

   в) в-третьих, активно общаться  со своими сотрудниками, поскольку,  для того, чтобы работник был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен  четко представлять себе и  понимать, чего от него ждут. Это  важно не только потому, что  сотрудники знают об ожиданиях  своих менеджеров, но им нужно  говорить и о том,  как они  выполняют свою работу. Прямое  общение с руководителем свидетельствует  о его доступности в одинаковой  мере для всех работников.  

 Функция контроля

    Контроль, как правило, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

    В самом общем виде контроль  означает процесс соизмерения  (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.

    Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

    Окончательная цель контроля  состоит в том, чтобы обслуживать  различные планы и цели менеджмента.

    Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль.  Он осуществляется до фактического начала работ.  Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект – сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

3. Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения).

 Хотя  заключительный контроль осуществляется  слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их  возникновения, он, во-первых, дает  руководству информацию для планирования  в случае, если аналогичные работы  предлагается проводить в будущем,  во-вторых, способствует мотивации.

    Контроль хотя и важен, но  может быть весьма дорогостоящим.  Поэтому решение о том, какой  тип контроля применить, требует  тщательного обдумывания. 

    Функция контроля не является  конечным пунктом всего процесса  управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой.

    Менеджеры высокого уровня большую  часть своего рабочего времени  тратят на осуществление функций  планирования и контроля, а более  низкого уровня больше заняты  подбором кадров, организацией их  труда. Однако на всех уровнях  управления они в определенной  мере используют и выполняют  все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации  и контроля.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Глава 3. Методы  управления  организацией 

     Реализация функций и принципов  управления осуществляется путем  применения различных методов.      

     Методы управления⁶ – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.     

     Слово «метод» – греческого происхождения (в переводе означает способ достижения какой либо цели). Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.   

     В практике управления, как правило,  одновременно применяют различные  методы и их сочетания. Так  или иначе, но все методы  управления органически дополняют  друг  друга и находятся в  постоянном динамическом равновесии.   

     Направленность методов управления  всегда одна и та же – они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности – на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).  

     Управление персоналом включает  в себя целую систему. Система  работы с персоналом – это  совокупность взаимосвязанных действий  по обеспечению управления в  труде определенного качества  и количества. Такая система предполагает  не только формальную организацию  работы с персоналом (подбор, расстановка,  контроль и пр.), но и совокупность  факторов социально- психологического, неформального характера.

    Управление персоналом на предприятии – это вид деятельности, который позволяет реализовать, обобщить широкий спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учёта личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия. Укрупнённо можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на персонал предприятия.

    Первый – иерархическая структура предприятия, где основное средство воздействия – это отношения власти – подчинения, давления на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

    Второй – культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

    Третий – рынок – сеть равноправных отношений, основанных на купле – продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

    Эти факторы воздействия –  понятия достаточно сложные и  на практике редко реализуются  в отдельности. Какому из них  отдаётся приоритет, таков и  облик экономической ситуации  на предприятии.

    В системе методов управления  персоналом выделяют:

 1.  Административные методы;

 2. Экономические методы;

 3.  Социально-психологические методы.          

 3.1. Административные  методы управления 

     Административные методы⁷ являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях.