Проблемы принятия управленческих решений в группах

     Все известные (наиболее значимые) методы, используемые при постановке и формулировании проблем, обработке и анализе  информации, а также поиске и анализе  решений, можно условно разделить  на 4 группы.

     1. Метод проб и ошибок

     Суть  данного метода заключается в  бессистемном переборе всевозможных вариантов, как правило, в привычном для  человека, решающего проблему, направлении. Применяется такой метод обычно для решения несложных задач, он экономически нецелесообразен, т.к. на решение проблемы уходит много времени и средств.

     

     Рис. 3. Метод «Проб и ошибок»

     2. Методы психологической активизации творчества

     Эти методы активизируют процесс выдвижения новых идей и поиск решения. Основной целью данных методов считается  принцип предпочтения количества выдвигаемых  идей их качеству на этапе генерирования, который отделен от процесса оценки.

     3. Методы систематизированного поиска

     Данные  методы позволяют упорядочить перебор  вариантов и увеличивать их число. Они основаны на использовании различных  аналитических подходов (системного и функционального). Данные методы ярко выражают суть технологии решения творческих задач, но область применения этих методов ограничена, т.к. их трудно использовать при решении сложных задач, и они не гарантируют получение оптимального решения, потому что нет критериев оценки полученного результата.

     4. Методы направленного поиска

     Это алгоритмические методы, при использовании  которых процесс мышления не хаотичен, а четко организован и управляем. Наиболее распространенная методика ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) предполагает выработку диалектического  мышления и снижение психологического барьера, развитие творческого воображения  и т. д. Но есть у ТРИЗ и некоторые  недостатки: трудности в освоении метода и необходимость постоянного  тренинга, отсутствие постановки задачи, получение идеи без доведения  до конструктивного решения, недостаточная  эффективность в решении некоторого класса задач.

     Каждый  из методов имеет целью облегчить  поиск решения творческой задачи по сравнению, с так называемым, методом "проб и ошибок", которым обычно пользуется человек. Целесообразность применения метода, принадлежащего к  той или иной группе, в частности, зависит от сложности решаемой задачи. На приведенном ниже рис. 3 изображены зависимости трудоемкости решения творческой задачи от ее сложности.

     

     Рис.4. Зависимости трудоемкости решения задачи от ее сложности

     Для решения сравнительно простых задач  целесообразно использовать методы, относящиеся к двум первым группам. Методы направленного поиска специально создавались для решения сложных  задач и, несмотря на сложность этих методов, их применение в данном случае оказывается оправданным. Применение же методов направленного поиска для простых задач может оказаться  нецелесообразным из-за того, что сложность  самих методов будет выше сложности  решаемой задачи или по причине непригодности  этих методов для решения таких  задач. [4]

     Индивидуально каждый может решать проблемы, интуитивно выбирая различные варианты своих  действий. Для того чтобы решать проблемы в группе, нужны специальные  методы, позволяющие участникам работать конструктивно, иначе вряд ли группа добьется хороших результатов.

     В мировой практике (Япония, европейские  страны, США) с успехом используются принципы и методы коллективного  решения проблем. В процессе групповой  работы используются в основном методы   систематизированного поиска, психологической активизации творчества и методы, называемые «инструменты качества».

     Для каждого этапа процесса решения  проблем в группе предлагается использовать один или несколько различных  методов. Необходимо заметить, что некоторые  из данных методов могут применяться  на разных этапах. На рисунке 3 представлена структура соотношений методов и этапов процесса решения проблем в группах.

Рис. 5 Структура соотношений этапов и методов процесса решения проблем

     Следует заметить, что т. к. процесс решения  проблем осуществляется группой, то важно определиться с правилами  коллективного обсуждения. Наиболее эффективным при групповой работе является обсуждение, основанное на принципах  мозгового штурма. Мозговой штурм - это главный творческий метод, применяемый  в группах. При решении проблем  используется много методов и практически в каждом из них используется методика мозгового штурма, овладение которой является основополагающим фактором процесса коллективного решения проблем.

     Рассмотрим  кратко методы коллективного решения  проблем для каждого этапа  процесса.

     Постановка  и формулировка проблемы. Необходимо уделить особое внимание постановке и формулировке проблемы формулирование реальной проблемы, иначе дальнейшее рассмотрение и реализация проблемы неправильно определенной задачи не принесет желаемых результатов, и группа потратит время впустую.  Определить имеющиеся на предприятии проблемы можно различными методами.

     Метод «бритва Оккама» - его лучше всего использовать при поиске проблем предприятия, которые еще не стоят остро, но их необходимо обозначить и определить, какие из них следует решать в первую очередь.[6]

     Диаграмма сродства - позволяет сгруппировать родственные данные в структуре рассматриваемой проблемы, а также точнее определить формулировку. Данный метод лучше всего применять для рассмотрения формулировок проблем, касающихся любых улучшений или изменений процессов, а также деятельности организации в целом.

     Древовидная диаграмма - применяется, когда в процессе постановки проблемы необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы, или когда неясны сформированные пожелания потребителей в отношении продуктов.

     Следует отметить, что на данном этапе и  в предложенных методах широко используется принципы мозгового штурма .

     Анализ  проблемы. Для эффективного анализа проблем применяются методы, признанные на практике наиболее подходящими для работы в группе.

     Диаграмма «рыбьи кости» (или иначе она называется причинно-следственной диаграммой Исикавы) была разработана японскими учеными для научно-исследовательской работы, а затем предложена для решения проблем качества на производстве. С помощью этой диаграммы можно определить все причинно-следственные связи, влияющие на проблему.

     Диаграмма шести слов основана на применении формулирования вопросов по известной формуле 5 W1H (вопросы со словами Кто? Что? Почему? Где? Когда?  Как?). [5]

     Использование данной диаграммы позволяет рассмотреть  проблему со всех сторон и учесть все  факторы, влияющие на нее.

     Диаграмма связей - позволяет установить связи в сложной проблеме, которые трудно рассмотреть при помощи диаграммы «рыбьи кости».

     Сбор  данных. Часто после определения и анализа проблемы участникам группы не хватает информации, которая бы давала полное представление о существующей ситуации. В принятии решений необходимо всегда опираться на факты, а не на интуицию. Не всегда сбор информации нужно проводить, но в случае, когда это необходимо, данный этап может стать наиболее важным в процессе решения проблем. Наиболее простым методом, позволяющим легко собрать нужную информацию, является один из простых инструментов качества -   контрольные листки.

     Иногда  на основе собранной информации можно данных  сразу сделать

данных выводы о существующей ситуации. Когда это невозможно – нужно обязательно провести анализ данных. Наиболее лучший способ представления данных визуальный, оформленный в виде построенных по результатам полученных данных - графиков  и диаграмм. Участникам   групп   по решению проблем предлагается ознакомиться с двумя наиболее распространенными и удобными для коллективной работы методами: диаграммой Парето и гистограммами .

      Диаграмма Парето - помогает определить, какие из имеющихся элементов проблемы оказывают наибольшее влияние на возникновение проблемы.

     Гистограммы - помогают увидеть, стабильно ли протекает процесс или работает система, а также в какой степени он подвержен вариабельности.

     Задачей данных методов является обнаружение  в собранной информации определенных закономерностей, помогающих сделать  выводы и принять эффективные  решения.

     Поиск решений. Задачей данного этапа является поиск альтернативных  решений осуждаемой  проблемы и  оценка их с целью    дальнейшего. рассмотрения. Для поиска решений могут быть использованы методы, основанные на принципах мозгового штурма (метод «бритва Оккама», диаграмма сродства, древовидная диаграмма).

     После того как определены все возможные  варианты решений, необходимо их предварительно оценить. Для этого участникам коллективного  решения проблем следует воспользоваться  наиболее удобными методами: анализ силового поля, модифицированный метод Делъфи, матричная диаграмма, обмен мнениями, коллажи и фантазии. Каждый из этих методов применяется для рассмотрения вариантов решения различных видов проблем.

     Анализ  силового поля - применяется при рассмотрении проблемы как баланс двух противоположно направленных сил (силы и факторы содействующие решению проблемы и препятствующие ее решению).

     Модифицированный  метод Дельфи - это процесс, в результате которого участники группы приходят к согласию относительно выбора решения проблемы, не прибегая к открытой дискуссии. [4]

     Матричная диаграмма - служит для выявления важности различных связей между данными, характеризующими варианты решения проблемы.

     Обмен мнениями — предназначен для конструктивного обсуждения вариантов решения проблем, когда участники распадаются на два противостоящих лагеря, каждый из которых твердо придерживаются своего варианта решения проблем.

     Коллажи и фантазии - метод используется в случаях, когда проблемы и мнения участников группы о них очень сложно сформулировать словами.

     После предварительной оценки вариантов  решения   остается   немного  альтернатив, которые необходимо  рассмотреть более серьезно на предмет эффективности реализации. Альтернативы предлагается обсудить с точки зрения затрат на реализацию, а также по нематериальным (неколичественным) критериям, которые влияют на будущую деятельность предприятия. Главная цель данной оценки - выявить необходимые изменения в части ресурсного обеспечения, практики управления и организации принятого решения. На данном этапе возможно участие специалистов, которые помогут оценить эффективность реализации того или иного решения.

     Реализация  решения - практически  самый важный этап. Целью данного этапа является определение того, что включает в себя проект реализации принятого решения и рассмотрения методов, позволяющих распланировать, выполнять и контролировать ход работ. Для этого лучше всего использовать методы построения логической и стрелочной диаграмм. Кроме того, рассматриваются основные правила исполнения проекта.

     Логическая  диаграмма - строится по принципам построения древовидной диаграммы (детализация планируемых мероприятий по уровням) и диаграммы связей (установление связей между уровнями и отдельными мероприятиями). [5]

     Стрелочная  диаграмма - инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели. [4]

     Мониторинг  и наблюдение. На  данном этапе осуществляется оценка результатов результативностью реализуемого решения и его оценки с целью внесения необходимых корректив. Нельзя рассматривать принятое решение как окончательное, так как не все сразу можно оценить и предвидеть. Кроме того, даже если все предусмотрено, свои коррективы могут внести изменения внешней среды. Наблюдения за процессом реализации позволяют выявить и более существенные моменты, такие как неправильно сформулированная проблема, причина ее вызывающая, а также выбранное решение.

      Существуют  еще масса различных методов  коллективного принятия решений от простого голосования до различных творческих, попытаемся синтезировать имеющуюся информацию в обобщенную таблицу.