Проблема контроля в организации

       В соответствии с основными задачами, стоящими перед “Предприятием”, оно  осуществляет следующие виды деятельности:

• производство  строительных теплоизоляционных панелей для использования в домостроении.
• строительство и ремонт зданий и сооружений на территории города Москвы;
• все виды строительных работ, в том числе проектно-изыскательных, строительно-монтажные работы, инжиниринговая деятельность, в то числе осуществление функций заказчика в строительстве любых объектов гражданского, промышленного и технического назначения.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3.2 Проектирование системы  контроля на предприятии

       Руководство организации осуществляет Генеральный  директор, утверждаемый  участником общества.

       Один  раз в неделю в плановом порядке  Генеральный директор проводит Совещания. 

       На  Совещании решаются и обсуждаются  следующие вопросы:

• стратегия развития компании;
• краткосрочные и среднесрочные цели компании, на основании которых формируются планы работ и задачи отделов;
• выявление проблем, возникающих в компании при изменении факторов внешней и внутренней среды;
• анализ проблем и подготовка управленческих решений;
• определение механизма реализации решений;
• определение конкретных исполнителей среди существующих структурных подразделений;
• финансовые результаты деятельности, исполнение текущего бюджета компании, планируемый бюджет компании;
• компенсационные и мотивационные системы;
• итоги деятельности компании отделов;
• документы, регулирующие внутреннюю деятельность компании;
• текущие проблемы, оптимальный процесс и алгоритм взаимодействия между подразделениями, подготовки исходных материалов для их последующего обсуждения и/или утверждения.

       Сфера детальности компании связана с высокой степенью рисков. В строительстве должен быть выработан постоянный точный контроль за тремя основными объектами – человеческой деятельностью, материалами и финансами.

       Еженедельные  встречи с генеральным директором управляющих отделами должны оставаться неизменными, так как только этим способом можно вести постоянный контроль как внешней, так и внутренней структуры организации.

       Основные  аспекты в проектировании контроля должны быть направлены на:

• Работу с персоналом – повышение квалификации кадров, разработка новых возможных способов мотивации, помимо компенсационных привилегий.
• Качество материалов – в строительной сфере не должны допускаться неточности в проверке материалов, определение надежности должно осуществляться на предварительном уровне контроля.
• Поддержание стабильности финансов – контроль бюджета предприятия.

       В завершении каждого проекта обязательным должен стать анализ показателей эффективности, который отражает масштабы отклонения и изменения результатов. При эффективной работе предприятия, не рекомендуется предпринимать какие-либо меры. При мелких неточностях – следует улучшить работу управляющих с персоналом. При больших отклонениях – руководителям стоит проанализировать стратегию работы и, возможно, изменить некоторые ее составляющие.

       Очень важным в работе предприятия является распространение информации между сотрудниками. Каждый рабочий должен четко знать свои обязанности и права.

       Возможно, для улучшения конкурентоспособности предприятию можно нанять специалиста-маркетолога, отслеживающего изменения на рынках конкурентов и инноваций. 
 

3.3 Оценка эффективности  мероприятий 

       По  результатам совещаний издаются приказы, которые  доводятся до руководителей  отделов под  роспись. Руководители в свою очередь доводят необходимую информацию до сведения подведомственных им сотрудников.

       При разработке эффективной системы  внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

       1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений.

       2. Обеспечение сохранности активов,  документов и регистров предприятия.

       Материальные  активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения.

       Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).

       В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к  обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

       3. Обеспечение эффективности хозяйственной  деятельности в целях избежания  непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. (Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий. Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1,2 могут казаться неэффективными.

       Но  отказ от выполнения мероприятий  по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)

       4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

       •  положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.

       •  должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,

       •  приказом об учетной политике предприятия,

       •  приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

       5. Обеспечение выполнения требований  федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.4 Контроль в  системе организационных отношений. 
 

     Организационные отношения – это устойчивая зависимость  между субъектами совместной деятельности. Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим. В рамках информационного взаимодействия осуществляется обмен сведениями, необходимыми для осуществления контроля и принятия решений. Административное взаимодействие предполагает управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, приказы, рекомендации, отчеты и процесс контроля. Техническое взаимодействие реализуется через совместное  участие в практической деятельности.

Если  отношения связывают элементы структуры, принадлежащие к ее различным  уровням, то они являются вертикальными, а если к одному – горизонтальными. По вертикали сверху вниз передаются команды и инструкции, в обратном – отчеты о проделанной работе, советы или рекомендации. Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет оперативности, возможности действовать  инициативно и самостоятельно.

     Различают следующие виды организационных  отношений:

     - распорядительные – обладатели  имеют право принимать решения  обязательные для исполнения  теми, кого они касаются (могут  быть линейными  и функциональными);

     - контрольно-отчетные – осуществление проверки деятельности, анализ и выводы;

     - координационные – выработка  и принятие совместных решений   (комитеты, комиссии);

- согласительные  – высказывание отношения к  решениям, принимаемым в рамках  линейных или функциональных  полномочий⁷.

Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Проблем, возникающих вследствие воздействия  системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля. Большое значение имеет мера контроля – частота, глубина (точность измерения), объем контроля. Не нужно перегружать подчиненных многочисленными формами контроля. Лишний контроль поглощает внимание подчиненных. Необходимо ли это, чтобы предупредить или предотвратить значительные отклонения от желаемых результатов. Внешний контроль в минимальной степени мотивирует работников. Разумная мера контроля достигается – через определение критериев эффективности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.5 Порядок организации и проведения производственного контроля 

1. Производственный  контроль за соблюдением санитарных правил      и      выполнением      санитарно      -      противоэпидемических мероприятий проводится юридическими         лицами         и         индивидуальными предпринимателями      в     соответствии     с     осуществляемой ими деятельностью, по обеспечению контроля за соблюдением санитарных 
   правил    и    гигиенических    нормативов,    выполнением    санитарно    - 
   противоэпидемических мероприятий.
2. Целью   производственного   контроля  является   обеспечение 
   безопасности  и  безвредности для человека  и  среды обитания 
   вредного влияния объектов производственного контроля путем должного 
   выполнения   санитарных   правил,   санитарно   -   противоэпидемических мероприятий,     организации     и     осуществления контроля за их соблюдением.

Объектами       производственного       контроля       являются 
производственные,   общественные   помещения,   здания,   сооружения. 
санитарно - защитные зоны, зоны санитарной охраны, оборудование, 
транспорт. Технологическое оборудование, технологические процессы, 
рабочие места, используемые для выполнения работ, оказания услуг, а 
также сырье, полуфабрикаты, готовая продукция, отходы производства и 
потребления.

3. Производственный контроль включает:

а) наличие официально изданных санитарных правил, методов и 
методик    контроля    факторов    среды    обитания    в    соответствии    с 
осуществляемой деятельностью;

б) осуществление  (организацию) лабораторных исследований  и 
испытаний:

• на   границе санитарно  -  защитной   зоны   и   в  зоне   влияния 
  предприятия, на территории (производственной площадке), на рабочих 
  местах  с  целью   оценки   влияния   производства   на   среду  обитания 
  человека и его здоровье;

сырья,   полуфабрикатов,   готовой   продукции   и  технологий   их 
производства, хранения, транспортировки, реализации и утилизации;

в) организацию     медицинских    осмотров,     профессиональной 
гигиенической подготовки и аттестации должностных лиц и работников 
организаций,    деятельность    которых    связана    с    производством, 
хранением,   транспортировкой   и   реализацией   пищевых   продуктов   и 
питьевой воды,  бытовым обслуживанием населения;