Проблема контроля в организации

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

       Предварительному  контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и  нормативам по данному продукту.

Осуществляется  также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами  миссии, целей и задач, которые  предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.

     Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники.

     Применяют два основных вида текущего контроля — стратегический и оперативный. Стратегический контроль предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом  главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль предполагает проверку текущей  технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, так как руководящий  работник, являющийся по отношению  к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     Суть  заключительного (итогового) контроля состоит в том, чтобы оценить  результаты деятельности предприятия  в целом или отдельных его  подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Говоря  о видах контроля, можно отметить и другую классификацию. Так, например, контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.

Важным  условием успешной работы менеджера  является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура, улучшаются показатели работы. 
 
 
 
 

       Глава 2. Анализ системы  контроля

       на  предприятии ООО  «ФСУ-3»

       2.1 Общая характеристика предприятия

       Производственно-строительное  предприятие  ООО  «ФСУ-3» является частным предприятием и было создано  в 2001 году,  действующим на основе Гражданского кодекса Российской Федерации и других действующих законодательных и нормативных актов, а также настоящего Устава.

       Полное  фирменное наименование общества на русском языке – Общество с  ограниченной ответственностью «Федеральное строительное управление – 3».

       Общество  имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести  обязанности, быть истцом  и ответчиком в суде, имеет круглую печать и бланки со своим наименованием, вправе в установленном порядке открывать банковские счета. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законом.

       Общество  несет ответственность за результаты своей деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед партнерами, перед  Федеральным бюджетом и банками, а также перед трудовым коллективом всем принадлежащем ему имуществом.

       Учредителем ООО “ФСУ-3” является частное лицо. Общество не отвечает по обязанностям своего участника. Участник общества не отвечает по его обязательствам и несет риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенного им вклада. Если участник общества не полностью внес свой вклад в уставный капитал общества, он несет солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части своего вклада в уставный капитал.

       Предприятие является юридическим лицом и  имеет самостоятельный баланс, право открывать в установленном порядке расчетный и другие счета, в том числе валютный, в банках на территории Российской Федерации, имеет гербовую печать со своим наименованиями штамп, бланки и другую атрибутику.

       Учредитель  передает “Предприятию” основные средства согласно Учредительного договора. Имущество, переданное Учредителям “Предприятию” является собственностью предприятия.

       Предприятие действует на принципах хозяйственного расчета, вправе заключать хозяйственные договора и совершения сделки, нести ответственность за выполнение взятых на себя обязательств перед юридическими лицами и трудовым коллективом, быть истцом и ответчиком в суде. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Описание системы  контроля на предприятии 

       Структура предприятия ООО «ФСУ-3» и систему контроля  можно представить в виде схемы (приложение 1).

       Главную руководящую должность на предприятии  ООО «ФСУ-3» занимает генеральный  директор. В его функции входят: решение организационных вопросов в целом на предприятии; заключение договоров и условий выполнения подрядов с партнерами, и заказчиками; быть представителем в вышестоящих структурах.

       Решением  финансовых и экономических вопросов занят финансовый директор. В его  подчинении находятся отдел бухгалтерии  и отдел кадров. В отделе бухгалтерии ведут трудовую деятельность – главный бухгалтер, бухгалтер и экономист, занимающиеся отчетностью финансовых потоков и их распределением включая отчетность по уплате налогов.

       Работу  отдела продаж и закупок контролирует коммерческий директор. Отделы во главе с коммерческим директором заключают и контролируют договора по продажам и поставкам сырья для производства и материалов для строительства.

       Главный инженер ОКС возглавляет состав инженерно-технических работников, которые в свою очередь проводят организацию труда на местах. В состав ИТР входят: прораб или начальник участка, мастер и техник смотритель.

       В подчинении  у ИТР находятся  бригады рабочих строительных специальностей.

       Во  главе производства, основного вида деятельности организации, находится   начальник производства. Под его руководством  осуществляется изготовление  строительных теплоизоляционных панелей. Контролировать работу производства ему помогают начальники цехов. Исполняют  все решения руководства, по процессу изготовления материала, рабочие технических специальностей. 

       На  данном этапе списочный состав работающих на предприятии составляет:

       За  период с 2001г. по 2006г было принято на работу 143 человека, уволено – 33 человека.  За последний 2005 год количество работников  увеличилось на 32,5%.

       Прирост численности работников обусловлен вводом новых мощностей, внедрением новых телекоммуникационных технологий. С учетом изменения характера и условий труда сохранилась тенденция к увеличению работников с высшим образованием и средним специальным.

       Произошли количественные изменения по категориям персонала. Количество руководителей  увеличилось на 4 человек, специалистов – на 6 человек, а количество рабочих – на 27 человек.

       Качественный  состав по образованию таков: высшее образование имеют 24 человека, среднее  специальное – 72 человека, общее  среднее и незаконченное среднее  – 12 человек. 
 
 
 

       2.3 Анализ системы  контроля на предприятии. 

       Основными целями контроля на предприятии являются достижение результата в поставленной цели и эффективная мотивация работников. В данном случае – качественное и надежное строительство.

       Из  анализа динамики изменений в  работе персонала следует, что предприятие для удержания конкурентоспособности на рынке вводит дополнительные мощности в производство и внедряет новые технологии.

       С приемом на работу новых сотрудников  основной акцент контроля должен быть направлен на работу с персоналом, чтобы:

       во-первых, предупредить возможные проблемы –  через объяснение целей предприятия и конкретных полномочий работника,

       во-вторых, отслеживать текущие проблемы –  во время работы специалист должен иметь прямую связь с менеджером по решению возникающих вопросов,

       в-третьих, обязательное проведение заключительного  контроля – анализ ошибок и мотивация  работника. 

       Следует отметить, что за последнее время количество руководителей увеличилось на 4 человека, свидетельствующее о развитии персонала на предприятии, что, безусловно, служит мотивирующим фактором для других сотрудников.

       Но  при этом, следует отметить, что  за 5 лет было уволено 33 человека. Факторы  тому могут быть разными. Но один из возможных – недостаток предварительного и текущего контроля, когда работник имеет право на разъяснение задач. Недопонимание между работником и управляющим часто приводит к губительным для производства ошибкам.

       В целом, контроль по отделам четко  структурирован и функционирует  по отработанной схеме. 

       Глава 3. Проектирование системы  контроля на предприятии

       3.1 Система целей  предприятия и  концепция управления  по целям

       Основная  цель ООО «ФСУ-3» является получение  прибыли по средствам осуществления  коммерческой деятельности, а также  удовлетворение потребностей населения  и предприятий в соответствии с основными видами деятельности.