Принципи формування органiзацiйних структур управлiння сервiсноi дiяльнiстю

     РОЗДІЛ 2

     ОРГАНІЗАЦІЙНІ СТРУКТУРИ У ГОТЕЛЬНИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

      
          2.1. Принципи побудови управлінських структур у готельних підприємствах 

     Структура управління готельним підприємством представляється у вигляді системи оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління готельного підприємства і працюючими в ньому людьми.

     Елементами  ОСУ є окремі працівники (керівники, фахівці, обслуговуючий персонал), а також служби або органи апарату управління готельного комплексу. [9]

     Відносини між елементами структури управління готельним ідприємством підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні.

     Вертикальні зв'язки - це зв'язки управління та підпорядкування, наприклад зв'язок між директором готельного комплексу та директором ресторану. Необхідність в них виникає  при ієрархічності побудови системи  управління готельним комплексом, тобто  при наявності різних рівнів управління, на кожному з яких переслідується своя мета.

     Горизонтальні зв'язки - це зв'язки кооперації рівноправних елементів, наприклад зв'язок між  начальниками служб готельного комплексу. Носять характер погодження і є однорівневими.

     Поняття організаційної структури тісно пов'язане з такими поняттями, як співвідношення відповідальності і повноважень, централізація і децентралізації, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі та проектування організаціонних структур.

       Організаційна структура управління  спирається на основні принципи  управління:

• принцип ієрархічності рівнів управління - кожен нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому
• принцип цілепокладання - ССУ повинна передусім відбивати мету і завдання організації, а отже, бути підлеглою виробництву товарів або послуг
• принцип відповідності - в ОСУ має реалізовуватися принцип відповідності повноважень і відповідальності працівників, з одного боку, та кваліфікації і рівня культури - з другого (саме за допомогою ОСУ реалізується система відповідальності і повноважень)
• принцип поділу праці - ССУ повинна забезпечити оптимальний поділ праці між органами управління та обсягом їх повноважень
• принцип обмеження повноважень - повноваження керівників обмежували місією і цілями організації, факторами зовнішнього середовища, рівнем культури, традиціями і нормами
• принцип адаптації - ССУ повинна бути досить гнучкою і реагувати на зовнішні і внутрішні зміни; ОСУ повинна бути адекватна соціально-культурному середовищі організації. [10]

     Реалізація  цих принципів означає необхідність врахування при формуванні (або перебудові) структури управління безлічі різноманітних  чинників впливу на організаційну структуру  управління.

     Головний  чинник, "що задає" можливі контури і параметри структури управління, - сама організація. Відомо, що організації розрізняються по багатьох критеріях, що передбачає велику кількість підходів до побудови управлінських структур. Ці підходи різноманітні в комерційних організаціях і некомерційних, великих, середніх і малих, що знаходяться на різних стадіях життєвого циклу, що мають різний рівень розподілу і спеціалізації праці, його кооперування і автоматизації, ієрархічних і "плоских", і так далі.

       Очевидно, що структура управління  великими підприємствами більш складна у порівнянні з тією, що потрібна невеликій фірмі, де всі функції менеджменту зосереджуються в руках одного - двох членів організації (звичайно керівника і бухгалтера), де відповідно немає необхідності проектувати формальні структурні параметри. По мірі зростання організації, а значить, і обсягу управлінських робіт, розвивається розподіл праці і формуються спеціалізовані ланки (наприклад, з управління персоналом, виробництвом, фінансами, іноваціями і т.п.), злагоджена робота яких вимагає координації і контролю.

     Побудова  формальної структури управління, в  якій чітко визначені ролі, зв'язки, повноваження і рівні, стає імперативом. [11]

     Основними інструментами формування організаційної структури управління 
підприємства є:

• аналіз і поділ управлінських та інноваційних процесів на 
  окремі складові функції, завдання
• синтез і групування завдань в однорідні групи досить 
  стійкі протягом тривалості періоду діяльності підприємства;
• створення спеціалізованих підрозділів і служб шляхом закріплення 
  за ними однорідних груп завдань, об'єктів, функцій управління, складу 
  працівників і устаткування;
• розробка посадових інструкцій і положень про відділи, служби, 
  підрозділах для документального фіксування прийнятої організаційної 
  структури управління. [12]

     Таким чином можна зробити висновок, що організаційна структура складається  з горизонтальних та вертикальних зв’язків та базується на певних принципах, дотримання яких гарантує ефективне ії формування. Ії побудова спирається на використанні певних інструментів, які охоплюють весь процес делегування повноважень і побудови ієрархічної структури. 

     2.2 Вибір і формування організаційної  структури в готельних підприємствах 

     Основне завдання, яке вирішується при  виборі організаційної структури управління готельним підприємством, полягає у визначенні складу ланок, розподіл прав і обов'язків у процесі їх взаємодії, визначенні складу працівників і розподіл обов'язків між ними. У широкому сенсі слова завдання полягає в тому, щоб вибрати ту структуру, яка найкраще відповідає цілям готелі, а також впливає на неї внутрішнім та зовнішнім чинникам.

     Найкращою структурою є та, яка дозволяє готельному підприємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно та доцільно розподіляти і направляти зусилля своїх співробітників і потреби клієнтів. Однакових готелів практично не буває, тому організаційна структура в кожному готелі розробляється індивідуально відповідно до призначення готелю, її основними напрямками діяльності та затверджується керівником.

     Організаційна структура управління може змінюватися. Її слід періодично переглядати, особливо в значних змінах у сфері бізнесу. Обов'язки менеджерів і службовців можуть змінюватися залежно від їх кваліфікації та чисельного складу.

     Організаційна структура готелю будується таким чином, що по горизонталі представляється число ланок одного рівня, по вертикалі - число ступенів та їх співпідпорядкованості. До ланок управління належать керівники, їх заступники, керівники декількома структурними підрозділами, самі структурні підрозділи і провідні фахівці, які виконують окремі функції або частину функцій. Сходи апарату управління - це його рівні в їх послідовному супідрядності знизу доверху. [13]

     Формування  ОСУ - це процес створення структури  готельного комплексу, яка дає можливість співробітникам ефективно працювати для досягнення його мети.

     Організація як процес є функцією по координації  багатьох задач. Існує два основних аспекти організаційного процесу: поділ організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям і  делегування повноважень. [14]

     Делегування передбачає передачу задач і повноважень  особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому. Хоча особа, на яку покладено відповідальність за рішення якої-небуць завдання, не зобов'язана виконувати її особисто, воно залишається відповідальним за задовільне завершення роботи. Якщо передбачається, що якесь обличчя прийме відповідальність за задовільне виконання задачі - готельний комплекс повинен надати йому необхідні ресурси.

     Керівництво здійснює це шляхом делегування повноважень  разом із задачами. 
Повноваження є обмеженим правом використовувати ресурси готельного комплексу і направляти зусилля деяких його співробітників на виконання певних завдань.

     Повноваження  обмежуються планами, процедурами, правилами і усними розпорядженнями  начальників, а також чинниками  зовнішнього середовища, наприклад, законами і культурними цінностями. Межі формальних повноважень часто порушуються завдяки владі і неформальним організаціям. 
У деяких випадках межі повноважень змінюють характер повноважень у такому значному ступені, що необхідно розглянути відносини між рівнями повноважень, які виявляються у вигляді двох загальних типів. Вони позначаються як лінійні і апаратні (штабні) повноваження, причому обидва типи можуть застосовуватися в різних формах.

     Лінійні повноваження - це повноваження, які  передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до іншим підлеглим. 
Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління готельним комплексом. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Оскільки повноваження звичайно передаються за допомогою скалярного процесу, результуюча ієрархія називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд. Отже, результатом делегування лінійних повноважень є ланцюг команд. [15]

     Слід  вибирати таку організаційну структуру, яка відповідає стратегічним планам і забезпечує ефективну взаємодію з навколишнім середовищем і досягнення намічених цілей. Структура організації не може залишатися незмінною протягом тривалих відрізків часу, тому що змінюється як зовнішнє, так і внутрішнє її оточення.

       Більшість готельних підприємств сьогодні використовують механістичні структури управління. Традиційною механістичної структурою є функціональна організація, при якій вся структура розбивається на підрозділи, що виконують спеціалізовані функції.

     Оскільки  чисте функціональні структури готельного підприємства виявилися не дуже ефективними, великі готельні підприємтсва перейшли до використання дивізійних структур. Дивізійні структури готельного підприємства орієнтовані на різні види послуг або на різні групи споживачів.

     Вибір на користь тієї або іншої структури готельного підприємства визначається важливістю цього елемента в його стратегічних планах. 
Переваги механістичних структур управління готельним підприємством полягають у чіткому розподілі праці, ієрархічної співпідпорядкованості співробітників і органів управління готельного підприємтсва, професійному зростанні, що базується на компетентності. а також у впорядкованій системі правил і стандартів, що визначають функціонування готельного підприємства.

     Недоліками  механістичних структур є жорстка заданість поведінки, труднощах зв'язку всередині організації і нездатності до швидких нововведень. 
Масштаби цих проблем швидко зростають у міру того, як готельние підприємство стикається з швидкими змінами навколишнього середовища.

       Деякі проблеми механістичних структур можуть бути вирішені при введенні органічних або адаптивних структур. Основні типи адаптивних структур - це проектна організація, найбільш матричний організація і конгломерати. У проектній і матричній організації відбувається накладення спеціально створених, тимчасових цільових структур на постійну структуру організації. Накладення повноважень, що відбувається при цьому, інший разів приводити до боротьби за владу, конформізму при виробленні групових рішень і надмірних витрат.

     Багато  великих готельних підприємств використовують складну структуру, підприємства можна зробити упор на децентралізацію повноважень з тим, щоб дати нижчим керівникам право самостійно приймати важливі рішення. Потенційні переваги такої схеми полягають в поліпшенні взаємодії і обміну інформацією між керівництвом різних рівнів (тобто по вертикалі), підвищенні ефективності процесу прийняття рішень, посиленні мотивації діяльності керівників, поліпшенні підготовки керівників різних рівнів.

       Децентралізовані структури готельного підприємтсва звичайно доцільно застосовувати тоді, коли оточення готельного підприємтсва характеризується динамічними ринками, конкуренцією при наявності диверсифікованих послуг. Доцільність введення таких структур також зростанні по мірі збільшення розмірів готельного підприємства і його складності. Якщо зміни в навколишньому середовищі відбуваються порівняно повільно, а готельне підприємство відносно невелике, то для нього може виявитися переважною централізована структура управління. Переваги централізованої структури перебувають в економічно ефективному використанні персоналу, високої міри координації і контролю за спеціалізованими видами діяльності, а зменшення ймовірності тога, що підрозділи почнуть рости в збиток готельному підприємству в цілому.

     Проблема  вдосконалення організаційної структури  готельного підприємства передбачає уточнення функцій підрозділів, визначення прав та обов'язків кожного керівника і співробітника, усунення багатоступеневого дублювання функцій і інформаційних потоків. Основним завданням тут є підвищення ефективності управління готельним підприємством. [17]