Разрабатывая  предложения по рационализации маршрутов  документооборота очень важно соблюсти принцип конкретности и универсальности. В этом качестве могут выступать следующие правила:

1. необходимость чтобы все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в “одних руках” одновременно решает несколько задач:

• освобождает другие подразделения организации от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.);

• повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и др., используемых при обработке документов).

2. исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.

3. необходима организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями. Предварительное рассмотрение документов проводится наиболее квалифицированным специалистом службы ДОУ, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений, распределение обязанностей между руководством.
4. однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.
5. вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарь должен знать, что резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель.
6. устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Процедура согласования – чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке. Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству. Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование.
7. делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. “Снижение” уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы. Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.
8. выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций – специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени. Рациональная организация документооборота предполагает четкое разделение творческих и технических делопроизводственных операций и выполнение их соответствующими работниками.
9. разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.), работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности организации.

     Одним из способов рационализации маршрутов  движения документов является также автоматизация процесса документооборота. Автоматизация документооборота, прежде всего,  подразумевает внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) на основе современных сетевых технологий.

     На  сегодняшний день большинство крупных  компаний используют всевозможные адаптированные системы. Что позволяет им в разы сократить временные затраты по сравнению с традиционной системой документооборота на бумажных носителях.

     Использование данных систем позволяет:

• повысить оперативность (скорость и качество) передачи документов;
• своевременно обеспечить руководителей и сотрудников организации необходимыми им для работы документами;
• осуществлять быстрое взаимодействие между подразделениями (проектными группами).

     К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

• на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой организации в этой области;
• какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
• какова организация распределенния, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;
• определиться с финансовыми затратами.

     При этом необходимо учитывать наличие  системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить  в набор корпоративной информационной системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В современных условиях очень важно повышать эффективность управления организацией. Одним из способов содействия этому процессу  является рационализация документооборота.

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально построена система документооборота в организации.

     Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

     Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

     Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

     Рационализировать документооборот можно путем: 

• сокращения  количества  форм документов и организации их доставки; 
• введения  практики   предварительного   рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и  распределения  их  по  исполнителям, минуя  руководство  учреждения; 
• сведения  к  минимуму  ручных  операций   и переписки данных;
• применения средств механизации и компьютерных  технологий на всех этапах движения документов;
• введения  строгого  контроля  исполнения документов.

            Важным  современным  средством  рационализации документооборота является  компьютеризация  операций  составления  и  обработки   документов. Основной смысл его  заключается  в  том,  что  технические  средства  должны применяться на тех участках и  такой  производительности,  которые  позволят получить  экономический  эффект,  окупить  затраты  на  их  приобретение   и эксплуатацию.

     При рационализации документооборота  в   условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту  и роли техники  в  общей  схеме  движения документов. Построение  компьютерной  сети  предполагает  изменение потоков  документов  традиционной  системы  управления  и  все  большую   их реализацию с помощью компьютерных средств.  

     Список  использованной литературы

1. Беркович  Т.А. Организационное развитие предприятия: Учеб.пособие. – Иркутск:Изд-во ИГЭА, 2001.– 221 с.
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин – М.: Просвещение, 2003. – 212 с.
3. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству / В.И. Андреева – М.: Просвещение, 2001. – 65 с.
4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Сост.: М.Т. Лихачев.  М.: Экономика, 2002, с..
5. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел// Секретарское дело 2000. №2.
6. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2001
8. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2003. №2.
9. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие / В.П. Барановский – М.: Экмос, 1999. – 152 с.
10. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудрявцев - М.: ИНФРА-М, 2002– 176 с.
11. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4.
12. Проблемы совершенствования документационного обеспечения «Экономика и жизнь». – 2002. - №10.
13. Бондарь Н.П., Васюхин О.В. и др. Эффективное управление фирмой.— СПб.: Изд. Дом «Бизнес-пресса», 1999.— 416 с.
14. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. — М.:ИНФРА-М, 1997.
15. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства.  Первый этап // Делопроизводство 2005. №1.
16. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2004. №4.
17. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1999.
18. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223).
19. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
20. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Секретарское дело № 4/ 2003 «Принципы автоматизации делопроизводства»
21. www.ait.spb.ru/demo/delo/a070119
22. www.vprikaz.com/post_1177004394.html
23. http://cde.ael.ru/electronik/del_obs/15.html