В целях    рациональной    организации    документооборота    все    документы распределяются по документопотокам:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• входящие, исходящие и внутренние документы;
• документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих  организаций,  или документы,   направляемые   в   или   поступающие   из   подведомственных организаций, и т.д.

      Под документопотоком понимается  совокупность  документов,  выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота¹⁵.

      Одна из важнейших функций  организации работы  с  документами  – функция учета документов. Учет  документов обеспечивается их  регистрацией  —  записью учетных  данных  о  документе  по  установленной  форме,  фиксирующей   факт создания документа, его отправки или  получения.  Наряду  с  функцией  учета документов   регистрация   позволяет   осуществлять   контроль    исполнения документов, вести поиск документов по запросам  подразделений  и  работников учреждения.

      Наряду с организацией документооборота  в понятие  «организация  работы с документами» входит хранение документов и их использование в  деятельности учреждения.  Система  хранения  документов  —  это   совокупность   средств, способов и приемов учета и систематизации документов с  целью  их  поиска  и использования  в  текущей  деятельности  учреждения.  Для  системы  хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и  «дело».

  Под номенклатурой дел  понимается  систематизированный  перечень  заголовков дел,   формируемых   в   делопроизводстве   учреждения,   расположенных    в определенной последовательности с указанием сроков их  хранения;  под  делом понимается  совокупность  документов  по  отдельному  вопросу  или   участку деятельности, сформированных в хронологической или  иной  последовательности и подшитых в отдельную обложку.

  Работа  по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа  сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике этот процесс часто отождествляют с сокращением количеств документов. Дело не только в количестве документов и в их объеме. Важно определить, нужны ли данные документы, и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления деятельностью организации¹⁶.

  Степень рационализации работы с документами  определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства компании документной информацией.

  Необходимо  отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами¹⁷.

   Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты  движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур,  создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Критерии  рациональности организации работы с документами¹⁸:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
• наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
• уменьшение времени на выполнение  делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования );
• уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

 

    Общая схема организации работы с документами  должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру. Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

      Прежде всего, принимается решение  о создании центров ответственности за работу с документами ( об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма  работы с документами.¹⁹  

    Централизованная  форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур. В одной специализированной службе. Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

    Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении своей собственной группы документационного обслуживания.  Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

    При смешанной форме часть работы с документами выполняет центральная служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

    Выбор той или иной формы зависит  как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.  
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Анализ маршрутов движения документов на предприятии АНО «Байкальский центр развития бизнеса»

     2.1. Характеристика АНО  «Байкальский центр развития бизнеса»

 

     АНО «Байкальский центр развития бизнеса» создано с целью получения прибыли в процессе предпринимательской деятельности.

     Основным  видом деятельности является: оказание консалтинговых услуг для предпринимателей.

     Организация самостоятельно решает вопросы кадрового  обеспечения, устанавливает форму  оплаты труда, продолжительность рабочего времени, величину и порядок предоставления отпусков.

     Со  всеми работниками заключаются  трудовые договора.

     Работники организации подлежат социальному, медицинскому страхованию в соответствии с законодательством.

     Миссией Центра является всемерное содействие социально-экономическому развитию региона и повышению благосостояния населения за счет значительного увеличения эффективности деятельности малого предпринимательства.

     Основными направлениями деятельности являются:

• разработка, продвижение и экспертиза инвестиционных проектов;
• информационное обеспечение малого предпринимательства, разработка баз данных и Интернет-проектов;
• проведение маркетинговых исследований рынков продукции и рыночной среды, мониторинг регионального развития малого предпринимательства,
• консультирование предпринимателей по юридическим, финансовым, учётным, управленческим и налоговым вопросам;
• обучение консультантов организаций инфраструктуры поддержки малого бизнеса в городах и районах Иркутской области  и обучение их персонала;
• разработка целевых региональных программ развития малого предпринимательства;
• обучение предпринимателей и менеджеров малых предприятий;
• развитие международных контактов и кооперации.

     За  период с 1999 по 2005 гг. специалистами  компании было реализовано несколько десятков региональных, всероссийских и международных проектов и мероприятий, посвященных развитию предпринимательства Иркутской области.

     Несмотря  на, что АНО «Байкальский центр развития бизнеса» существует несколько лет, работы по рационализации документооборота начали проводиться только с 2003 года. 

     Документооборот в агентстве осуществляется в  виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки собственно документов. В АНО «Байкальский центр развития бизнеса» эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в агентстве, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации.

     Организация работы с документами в агентстве  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу их в архив.

     В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы с документами в организации установлены и закреплены единые требования на основе Государственной системы документационного обеспечения управления²⁰.

     2.2. Анализ маршрутов  движения документов  на АНО «Байкальский центр развития бизнеса»

     Документы, поступившие, в АНО « Байкальский центр развития бизнеса» начинают свой путь к исполнению с канцелярии. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Регистрируемые документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес отделов. 
        Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

  Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя АНО «Байкальский центр развития бизнеса» и в структурные подразделения организации. Руководству АНО  передаются документы

  вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию

  по  важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям

  Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  в Центр.

 
        Проект исходящего  документа составляет исполнитель,  правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации  
      Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа".  Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

        Подготовленный проект исходящего  документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он

готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,

которым должен быть разослан подписанный документ.

         После подписания руководителем  двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.  
 
 
 

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ