На  исходящих документах Компании проставляется  исходящий регистрационный номер. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

   В АНО «Байкальский центр развития бизнеса» регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь  разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

   На  входящем документе штампом в  правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

   Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.  

   Анализируя  документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

   - входящие;

   - исходящие;

   - внутренние.

 

   Стабильное  увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы оказания услуг, образования новых отделов, постоянным возрастанием количества работников.

   Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных консультаций, конференций, тренингов.

   Учитывая  постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что  количество внутренних документов возрастает. 

   Внутренние  документы в Компании оформляются  на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера.  
 
 
 

 

     

     Фактический            Проектируемый            Параллельное выполнение

     маршрут                   маршрут                         операций  

     Рис.1 Оперограмма маршрута движения документа  «Проект реорганизации Центра деловой информации » 

     Анализ  маршрутов движения документов следует  осуществлять на основе данных оперограмм. В процессе анализа следует выявить возможности рационализации, устраняя повторяемые и лишние операции.

     При анализе оперограммы маршрута движения документа «Проект реорганизации Центра деловой информации » были выявлены неоправданно

большие косвенные потери рабочего времени  в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документа внутри организации. Во-первых, в процессе документооборота документ возвращался в инстанцию, через которую он уже проходил. Такой инстанцией в данном примере был центр бизнес-планирования. А, во-вторых, осуществление лишних операций не раз тормозило движение документа. Такой операцией было неоднократное согласование, как с гендиректором агентства, так и с коммерческим отделом.  Также целесообразно было бы заменить последовательное согласование параллельным, с дублированием первого экземпляра документа, как для гендиректора агентства, так и для коммерческого отдела. Это устранит лишние операции по согласованию и сократит время движения документа.

     Рационализация  данной схемы документооборота будет  заключаться в исключение лишних и повторяющихся операций. Внесенные изменения в работу над документом «Проект реорганизации Центра деловой информации », позволят упростить маршрут его движения и сократить время, так как путь будет короче и более прямоточен.

     2.3. Рационализация маршрута движения документа с помощью внедрения системы электронного документооборота

     Рассмотрим  рационализацию маршрута движения документа  с помощью внедрения системы электронного документооборота.

     Система электронного документооборота предназначена  для автоматизации и упорядочения всех процессов работы над документами.

     Электронный документооборот будет предполагать:

• безбумажную технологию коллективной работы над документами;
• перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки;
• назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий;
• анализ движения документа.

 
 
 
 
 

     

     Маршрут

     движения

     документа                    

     Рис.2 Оперограмма маршрута движения документа  «Проект внедрения новых услуг  центра» 

     Автор документа, отдел маркетинговых  исследований в лице его руководителя, готовит окончательный проект документа и задает маршрут движения для согласования текста документа.

     После запуска проекта документа по электронной сети компании с ним могут приступать к работе все остальные участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию, иначе говоря согласовать его, внести по необходимости изменения и утвердить.  Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится, кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.

     После окончания согласование конечный вариант  документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних документов.

     После регистрации документа в канцелярии, он помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра сотрудникам.

     При внедрении системы электронного документооборота, некоторые операции утратят свое значение, а участие  некоторых работников в формировании документа будет исключено.

     Во-первых, с внедрением автоматизированной системы, отпадает надобность размножения копий, так как документ будет существовать у каждого участника документооборота в электронном виде. Во-вторых, участие секретаря-референта и заведующего архивом будет исключено, так как по сути их работу будет выполнять система.

     Таким образом затраты времени сокращаются  примерно в 3-4 раза. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Предложения по рационализации маршрута документооборота

 

     Построение  рационального маршрута движения документов – основа эффективного информационного  обеспечения. От того насколько правильно и рационально он поставлен, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц.

     Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный, он обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.