Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

   В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия^1. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

     Рационализации документационного  обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

   Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

   К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

   Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

   Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

  Задачей изучения вопроса является проведение исследование и анализ маршрута движения документов на предприятии, а также изучение проблемы рационализации маршрута их движения.

  Объект  изучения: документооборот, как упорядоченная  система движения совокупности документов необходимых для процесса управления по необходимым инстанциям.

  Способы исследования: анализ маршрута движения документов, а также рассмотрение проблемы его рационализации.

  Для этого необходимо: Во-первых, рассмотреть понятие документооборота и методики его рационализации. Во-вторых, провести анализ маршрутов движения документов, действующих на предприятии. В-третьих, привести предложения по рационализации маршрута документооборота.

Глава 1. Движение документов как часть информационного обмена на предприятия

     1.1. Понятие и организация документооборота

     Информационные  потоки в основной и наиболее важной своей части передаются, поступают  и трансформируются в виде документов. Каждое предприятие имеет свой документооборот².

     Документ  – носитель информации научно-технического, экономического, оперативно-производственного и административного характера. Документальная информация охватывает все стороны деятельности предприятия.

     Среди функций документа выделяются общие  и специальные³.

     К общим функциям документа относятся:

• информационная: любой документ создается для сохранения  информации,  ибо необходимость  зафиксировать   информацию – причина появления   любого документа;
• социальная: документ  является  социально  значимым  объектом,  поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ  выступает  в  качестве  средства  связи  между отдельными  элементами  общественной   структуры,   в   частности   между учреждениями;
• культурная:  документ  -  средство  закрепления  и  передачи  культурных традиций,  что  лучше  всего   прослеживается   на   больших   комплексах документов, например в научно-технической документации находит  отражение уровень научного и технического развития общества.

     К специфическим функциям документа  относятся:

• управленческая: документ является инструментом управления; этой  функцией наделены так называемые  управленческие  документы  (плановые  документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально  создаваемые для реализации целей управления;
• правовая: документ является средством закрепления  и  изменения  правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены  законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую  функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
• функция исторического источника: документ выступает в качестве  источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только  после того, как документы выполнят  свои  оперативные  функции  и  поступят  на хранение в архив.

     Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело⁴.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: ⁵

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

   Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

 

     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

     Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения

   Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник⁶.

     Документопотоки различают по  направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

   По  отношению к управленческому объекту в документообороте участвуют три категории документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы.

   Они тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Рассмотрим  схему организации работы с этими документами ( Рис 1.1). ⁷

 

                                      Рис 1.1. Схема организации работы с документами