Предложения по рационализации маршрута документооборота

Входящий документопоток любой организации складывается из:⁹

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

              Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

     Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

     Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

         Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• прием;
• сортировка;
• рассмотрение руководством;
• направление исполнителям.

       Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки  (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и   проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны    быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом   отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и   порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.  Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются  секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

   Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

   Если  нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

• исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
• проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем
• на согласование заинтересованным лицам;
• исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в
• окончательном виде;
• заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает
• его;
• ответ передается для отправки.

               Такая же схема (исключая первую  процедуру) действует и при   подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п. Перед отправкой документа нужно:

• проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
• проверить наличие необходимого числа копий;
• уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т.п)

          Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку. ¹⁰

          Работа с внутренними документам строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не  отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным   сотрудникам.¹¹ Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера.

     Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет: ¹²

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.

     1.2. Рационализация движения документов

      Построение  рационального маршрута движения документов- основа эффективного информационного обеспечения. В маршрутах движения документов фиксируется прохождение документов по должностным лицам, и следовательно, отражается технологическая  взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.

        В основе рациональности маршрутов  движения лежит принцип прямоточности поступления документа.¹³ Этот принцип предполагает минимальное количество инстанций, которые проходит документ в процессе его разработки, оформления и использования.

    Как показывает практика, при организации  документооборота этот принцип не всегда реализуется.  Часто документы ( как  входящие, так и исходящие, а также внутренние) проходят излишне усложненный маршрут. Это отражается на качестве информации, снижается скорость ее прохождения, затрудняется процесс принятия правильного и во время принятого решения.

   Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты  движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.  

Для оптимизации документооборота в организации строят технологические инструкции, карты, графики, оперограммы и т.п.

     Оперограмма — графическая интерпретация  процесса составления документа. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение должностных лиц и часы их приема¹⁴.

     При проектировании  нового маршрута необходимо обратить особое внимание на устранение излишних операций по согласованию или на изменение их последовательности. При замене последовательного согласования параллельного ( с дублированием первых экземпляров по числу должностных лиц, с которыми происходит согласование) затраты времени сокращаются примерно в три- четыре раза.

     Детальному  анализу должна также подвергаться повторяемость операций. Нерационально  использовать повторы записей, воспроизведение неиспользованных записей и др.

     Изменение конфигурации операционной сети позволяет  наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документами, уменьшение числа инстанций  его прохождения.

     Изменения, внесенные в работу над документом, позволяет упростить маршрут  движения и сократить время, так  как путь движения будет короче, более прямоточен, с меньшим числом операций.

     Процесс построения рационального движения документов неразрывно связан с разделением труда и установлением четкой ответственности должностных лиц за выполнение определенной работы и права подписи на тех или иных документах. Особое внимание необходимо уделить степени участия главного руководителя организации в работе над документами. Существуют документы, которые не требуют непосредственного участия, поскольку содержащаяся в них информация носит промежуточный характер. Аналогично решается вопрос и об участии специалистов в формировании документов.

        Проектирование рациональной схемы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда.

Основные  цели анализа:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов;
• уменьшение трудоемкости обработки документов;
• исключение или ограничение возвратного движения документов;
• обусловленность  пребывания  документа  только необходимостью его обработки;
• соблюдение параллелизации движения документов;
• централизованность сведений о движении и исполнении документа;
• предусмотрение различных вариантов движения документов.