Порядок проведения деловых переговоров на предприятии

    Отчет выполнения работ по объектам за 2010 год представлен в Приложении Б. [7] 
 
 
 
 
 

2.4   Анализ проведения деловых переговоров на ОАО «Строительный трест №8»

     От  уровня организации деловых переговоров  во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее серьезности в деловых кругах.

    Исследуя  вопрос проведения совещаний на предприятии ОАО «Строительный трест № 8», хочется отметить, что деловые совещания это один из самых ответственных видов деятельности и важный фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива. Переговоры необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. [6]

     В ОАО «Строительный трест № 8» прежде всего начинают с решения главного вопроса: стоит ли рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев возможность проведения диалога между участниками не может быть реализовано, так как начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы на вопросы собравшихся.

     Также руководители ОАО «Строительный трест № 8» принимают во внимание кто принимает участие в совещании, какие должности занимают эти люди и что можно ожидать от них. Это помогает сохранить самообладание и избежать того, чтобы по причине собственного смущения дискуссия превратилась в бесцельную беседу.

     Председательствуя на собрании руководители ОАО «Строительный трест № 8», обращают внимание на следующий момент: очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. Иногда лучше, чтобы ход дискуссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого должна заключаться в том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто еще не имел слова, кто говорит чересчур долго и заводит беседу в тупик. Задача такого председателя не давать совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.

     Если  на собрании будет председательствовать руководитель, он начинает заседание с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания.

     К участию в дискуссии обычно привлекаются относительно спокойные сотрудники. При необходимости важно побуждать  возникновение противоположных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания.

     Ни  в коем случае не допускаются в  дискуссиях резкие выпады в адрес  чьего-либо личного мнения, проводящий совещание руководитель следит за тем, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего собственного мнения. При подведении итогов обсуждения руководитель ОАО «Строительный трест № 8» обобщает важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли его правильно поняли.

     В заключение руководителю нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

     Большое внимание в ОАО «Строительный трест № 8» уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т.е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Далее перечислим основные ошибки менеджеров предприятия, которые они могут допускать при проведении совещаний и переговоров:

     1. "Отказ от личной ответственности".

     Многие  менеджеры с трудом мирятся с  неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что еще хуже, перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

     2. "Препятствовать дальнейшему  повышению уровня квалификации  и росту талантов сотрудников".

     Люди, труд которых недооценивается и  которые имеют недостаточную  заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

     3. "Становиться на неправильные позиции".

     Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь  проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов.

     4. "Забыть о важности прибыли".

     Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.

     5. "Руководить всеми сотрудниками одинаково".

     Каждый  сотрудник обладает собственной  судьбой и личностью, у каждого свое происхождение и образование, свой характер, свои сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.

     6. "Сосредоточиться не на целях, а на проблемах"

     Кто постоянно разменивается на решение  мелких проблем, не может надолго  задержаться в кресле руководителя.

     7. "Быть начальником, а не товарищем".

    Менеджер  должен ощущать свою ответственность  перед сотрудниками, а не за них. [13]

    Таким образом, можно разработать следующие  основные практические рекомендации для  эффективного ведения деловых переговоров  в любой сфере деятельности: написание плана переговоров; применение положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе переговоров; повторение в ходе переговоров основных мыслей партнера; выслушивание партнера до конца – это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость; уважение своего партнера, внимательность и предупредительность; вежливый, дружеский настрой к партнеру; тактический прием ведения переговоров. [9] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТРЕСТ № 8» 

    Деловое общение и деловой этикет в  значительной степени определяется той обстановкой, в которой они  проходят, а значит необходимо совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятию ОАО «Строительный трест № 8». Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента – предлагаются следующие направления совершенствования:

    1. Необходимо предоставить каждому  участнику делового совещания  раздаточный материал по обсуждаемой  теме. Это позволит сотрудникам  более подробно ознакомиться с вопросами, вынесенными на рассмотрение.

    2. Ввести презентации на совещаниях  в виде различных таблиц,схем, рисунков. Таким образом с помощью  визуального восприятия люди  быстрее поймут суть проблемы.

    3. В ОАО «Строительный трест  № 8» организовать курсы повышения  квалификации с приглашением  сотрудников из других фирм  подобного рода деятельности (профессиональный  обмен знаниями), так как для  того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимо проводить повышение  квалификации сотрудников.

    4. Проводить оценку персонала для  повышения психологической совместимости сотрудников организации, что ведет к улучшению коммуникаций на предприятии.

    5. Для психологического преимущества  по составу делегаций – число  участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

    Деловые совещания в ОАО «Строительный  трест № 8» проходят в своем  офисе, что дает положительный эффект, контролировать ситуацию.

    6. Создать комфортные условия при  рассаживании делегации, как требует того деловой этикет – представители двух сторон должны сидеть лицом друг к другу, всем участникам должно быть хорошо видно и слышно докладчиков.

    7. Часто проводимые внеплановые  совещания выбивают людей из  рабочего ритма, снижают культуру делового общения. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует, и для целесообразности и важности деловые совещания не созывать по каждому поводу, не отрывать людей от основной работы, начинать вовремя.

    9. Повестка совещания в ОАО «Строительный  трест № 8» еще пока не  приветствуется, поэтому хочется  внедрить ее, как для улучшения  и усовершенствование процесса. В повестке совещания указывать следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания. Когда участники совещания будут информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

    10. Улучшить учебно-воспитательную  задачу ведения деловых переговоров, способствовать дальнейшему повышению уровня квалификации сотрудников ведь на совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретать культуру общения и т.п.

    11. В заключении - оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную  работу, грамотно изложить свои  мысли о конкретных действиях и перспективах предстоящей совместной работы

    Итак, предприятие ОАО «Строительный  трест № 8», его руководство и  сотрудники представляют собой небольшую  часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства. Руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия ОАО «Строительный трест № 8» оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников – в достижении поставленной цели, а также улучшения качества условий работы.

    Претворение в жизнь вышеперечисленных основополагающих принципов проведения переговоров и совещаний в компании “Стройтрест №8” помогут их более эффективному проведению, а следовательно, и росту успешности компании на рынке.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ: 

1. Володько, В. Ф. Основы менеджмента : учеб. Пособие  для студентов эконом, специальностей учреждений, обеспечивающих получение высш. образования / В. Ф. Володько, — Минск : Адукацыя i выхаванне, 2006. — 252-257 с.
2. Менеджмент : учеб. пособие / В.И. Тележников ; под ред. д-ра экон. наук, проф. Н.П. Беляцкого. — Минск : БГЭУ, 2008. — 399-403 с.
3. Основы менеджмента: Учебное пособие. - М.: ИВЦ “Маркетинг”, 2006. – 314 с.
4. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: Учебник. – М., 2001. – 337 с.
5. Зарецкая Е.Н. Деловое общение: В 2 т. – М.: Дело, 2002. – 222 с.
6. Ведение переговоров и разрешение конфликтов/ Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 226 с. – (Серия «Классика Harvard Business Review»).
7. Годовой отчет ОАО «Строительный трест № 8»
8. Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 327с.
9. Материалы по деятельности ОАО «Строительный трест № 8».
10. Основы менеджмента: Учеб.пособие / Н.И. Кабушкин. – 5-е изд., стереотип. – Мн.: Новое знание, 2002. – 336 с.
11. Семенов А.К. Основы менеджмента: Учебник. – М., 2003. – 369 с.
12. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса. 3-е изд. – М., 2004. – 117 с.
13. Семенов А.К. Этика менеджмента: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 272 с.
14. Сухарев В.А. Этика и психология делового человека. – М., 2003. – 219 с.
15. Сайт ОАО “Строительный трест № 8”– Режим доступа: http://www.stroytrest8.by/ .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В заключение отметим следующее. Как  уже отмечалось, переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. В процессе переговоров можно выделить три основные стадии: подготовка к переговорам, процесс их ведения, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.