Порядок проведения деловых переговоров на предприятии

    Позиция интересов либо принципов. Чаще всего  сторонами на переговорах движут интересы. Но бывает и так, что у одной стороны экономические интересы в рамках данных переговоров отсутствуют. А в качестве причин участия в переговорах выступают принципы. Принципы могут присутствовать и в первом варианте – при наличии экономических интересов. Однако значительные интересы могут заставить поступиться принципами. Если же экономической составляющей нет либо она слаба, тогда принципы становятся довлеющей позицией данной стороны на переговорах.

    Позиция псевдо-заинтересованности – это участие в переговорах под давлением либо ради общественного мнения. Реальной же заинтересованности в успехе переговоров у данной стороны нет. Это надо понимать остальным партнерам по переговорам. При псевдо-заинтересованности партнера надо не дать ему себя использовать, не позволить обмануть общественное мнение. [4]

    Основательная подготовка к переговорам и четкое знание позиций сторон позволяет обеспечить эффективное проведение процесса переговоров. Об этом и пойдет разговор в следующем разделе.

1.2 Процесс переговоров

    Завершив  подготовку и выяснив позиции  стороны приступают к процессу переговоров. Специалисты выделяют четыре элемента данного процесса: начало, правила, стили и психологические хитрости. Знание и правильное использование каждого из этих элементов продвигает участников к продуктивному осуществлению процесса переговоров. Рассмотрим более подробно эти элементы.

    Начало  переговоров можно выстроить в виде следующего алгоритма: встреча, знакомство, обмен сувенирами, размещение, начало обсуждения.

    Принято, чтобы хозяева встречали гостей в вестибюле здания, где расположен их офис. Это может сделать представитель хозяев. Затем он сопровождает делегацию в комнату переговоров. При движении надо учитывать, что место справа является более почетным. Поэтому представитель хозяев идет слева от руководителя делегации гостей.

    Процесс знакомства начинают хозяева. Глава делегации хозяев называет себя. Затем он по очереди по убывании статуса представляет членов своей делегации. После этого называет себя глава делегации гостей и по убывающей представляет свою команду. В содержание представления обычно входит: фамилия имя и отчество, должность человека в фирме, могут быть даны дополнительные (краткие) сведения о профиле специальности члена делегации. [3]

    При проведении переговоров на «нейтральной»  территории роль хозяев выполняют инициаторы.

    Сувениры  первыми вручают хозяева. Принято вручать сувениры в упаковке – открытой либо закрытой. Во время вручения можно что-то сказать о сувенирах. Разворачивать упаковку и разглядывать сувениры не принято. Надо дорожить временем переговоров.

    Кстати, порядок приема личных подарков и  сувениров (например, на дне рождения) диаметрально противоположный. В этом случае упаковку следует сразу развернуть, рассмотреть подарок и похвалить его. Принять подарок в упаковке и, не разворачивая, отложить его в сторону – значит выказать неуважение к дарящему.

    Материальная  ценность сувениров на деловых переговорах  не должна быть высокой. Иначе это  обязывает и ставит партнеров  в неловкое положение. Гравировка, надписи либо автографы на сувенирах уместны.

    Размещаются делегации за столом переговоров лицом друг к другу. В центре, напротив друг друга, садятся руководители делегаций. Справа от руководителя размещается второй по статусу человек в делегации, слева – третий, и так далее.

    Гости размещаются на той стороне, которая  считается более почетной или  удобной.

    В случае участия переводчика, он должен находиться слева и несколько  сзади. Если же руководитель и переводчик одного пола, то внешняя привлекательность второго нежелательна. Это отвлекает.

    После размещения принято обменяться визитками. Полученные визитки не убираются, а  находятся на столе вместе с другими  рабочими документами. Визитки помогают правильно ориентироваться в  именах-отчествах друг друга.

    Началом разговора могут быть бытовые  вопросы: как добрались, о погоде, городе, здании и т.д. Это обязательно должны быть положительные высказывания. Они задают конструктивную атмосферу. Начинать разговор с отрицательных высказываний недопустимо.

    Сигнал  к началу делового разговора дает глава делегации гостей. Это может быть и прямым высказыванием, и косвенным намеком.

    После этого глава делегации хозяев может кратко презентовать свою фирму. Затем инициатор переговоров  дает краткий комментарий своего предложения и проекта договора. Если с момента подготовки появились  новые элементы, о них следует сказать подробно. Затем начинается обсуждение по существу, в том числе в деталях. [5]

1.3 Правила деловых переговоров

    Правила деловых переговоров выработаны многолетней практикой и зафиксированы в теории менеджмента. Мы выделим и рассмотрим восемь основных правил. Первые три из них касаются содержания переговоров. Правила с четвертого по шестое связаны с поведением во время переговоров. И наконец, седьмое и восьмое правило разъясняют завуалированные смыслы действий партнеров.

    Правило 1. «Учитывайте интересы партнера».

    Внимание  не только к своим, но и к выгодам  партнера – это ключ к успеху переговоров. Договор может быть заключен лишь в том случае, если он взаимовыгоден. Причем уровень выгоды должен восприниматься как примерно равный. Иначе кто-то будет считать себя обделенным, либо даже обманутым. Это наверняка помешает дальнейшему партнерству.

    Правило 2. «Обсуждайте детали».

    Принимать огульно первоначальные условия  – признак плохого тона, знак неуважения к партнеру. Обязательно  следует уточнить детали, «поторговаться» по некоторым условиям. Это показатель серьезности подхода к переговорам.

    Правило 3. «Расширяйте рамки».

    У грамотных переговорщиков всегда есть в запасе дополнительные предложения. Они используются тогда, когда переговоры заходят в «тупик». В этот момент в предмет переговоров следует  внести предложение о дополнительных услугах, либо увеличении срока гарантии, либо фирменном обслуживании и т.д. Цель дополнительного предложения – сдвинуть переговоры с «мертвой точки».

    Правило 4. «Будьте вежливо настойчивы».

    В мире бизнеса принято постоянно  поддерживать связь с деловыми партнерами –  предлагать, напоминать, возвращаться к ранее рассмотренному. Длительное молчание означает потерю интереса к данному проекту.

    Правило 5. «Ведите записи».

    За  столом переговоров должна быть рабочая  обстановка. Партнерам следует работать с документами с авторучками  в руках. Сидение «сложа руки» воспринимается как неуважение к партнеру, как невысокая оценка предмета переговоров.

    Правило 6. «Не допускайте самоуничижения».

    На  переговорах недопустимы отрицательные  самооценки: «я не специалист», «я не оратор», «я не в курсе». И совсем уж никуда не годятся заявление типа – «в прошлый раз нас обманули». Не показывайте себя неудачником. Это лишь уронит ваш имидж как партнера по переговорам.

    Правило 7. «Устные договоренности должны быть оформлены письменно».

    Все то, что достигнуто в ходе переговоров, должно быть включено в текст договора. В противном случае оно не имеет  юридической силы. Если это очень  конфиденциальные сведения, они могут  быть вынесены за текст договора. В  этом случае оформляется приложение к договору.

    Однако  надо знать, что в этих рекомендациях  есть исключение. Устная договоренность, достигнутая лично с первым лицом  – (генеральным директором, президентом фирмы) – в мировой практике имеет юридическую силу. Первое лицо никогда не позволит себе отказаться от своих устных обещаний и договоренностей. Это буквально уничтожило бы его имидж в деловом мире. С ним после этого никто не захотел бы иметь дела. Поэтому настаивать на включении его слов в текст договора перед самим первым лицом неуместно. Если подписания не произошло тут же, можно поднять данный вопрос в подготовке текста договора к подписанию. В противном случае гарантией юридической силы служит само слово первого лица.

    Правило 8. «Общие слова означают вежливый отказ».

    Если  в ходе переговоров на ваши конкретные предложения отвечают общими словами, не следует настаивать в том же духе. Это значит, что вам вежливо отказывают. Поэтому не нарывайтесь на то, чтобы вам ответили невежливо. Не ставьте себя и партнера в неудобное положение. [8] 

1.4 Стили переговоров

    Психологи выделяют четыре стиля переговоров. Их можно изобразить графически. В качестве векторов могут выступать «сотрудничество-соперничество» и «уклонение-гибкость» (см. рисунок № 1.1).

    Стиль, который графически располагается  между векторами сотрудничества и уклонения от столкновений, получил название «эстетический».

    Аналитико-агрессивный стиль заключает в себе определенное противоречие. С одной стороны он относится к уклонению от противоборства. В этом проявляется его аналитичность. С другой стороны, этот стиль связан а соперничеством. Это его агрессивная часть.

    Содержит  соперничество и гибко-агрессивный стиль. Но, с другой стороны, он примыкает к вектору гибкости.

    В четвертой зоне, между векторами  сотрудничества и гибкости расположен стиль, который получил название общительного.

    

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1.1 Стили переговоров

    Итак, знание правил и хитростей помогут  менеджеру успешно использовать переговоры в ваших деловых отношениях. [2]

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ МЕНЕДЖЕРА НА ОАО «СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТРЕСТ № 8»

2.1  История создания  и основные виды  деятельности ОАО  «Строительный трест  №8» 

     Приказом  управляющего трестом № 8 от 26 июня 1957 года № 5 утверждена сеть организаций и предприятий треста, были созданы:

-УНР-31 (управление начальника работ) и УНР- 32 в г. Бресте 
на базе УНР-927 и треста № 7;

-УНР-33 в г.  Бресте  - на базе участков УНР-927 и трестов №№ 5, 7 и 16;

-УНР-34 в г. Барановичах на базе треста № 5;

-УНР-35вг. Пинске на базе треста № 16;

-контора снабжения в г. Бресте на базе отделов снабжения 
УНР-927 и   трестов №№ 5, 7 и 16;

-транспортная контора в г. Бресте на базе автохозяйств УНР- 
927, трестов №№ 5, 7 и 16, с гаражами в Бресте, Барановичах, 
Пинске, Кобрине;

-заводы стройдеталей в г. Бресте и г. Пинске;

-жилищно-коммунальная контора (ЖКК) в г. Бресте на базе 
ЖКХУНР-927 итрестов№№5,7и16.

     На  основании приказа Главстроя  БССР в июле 1957 года строительно-монтажный  участок реорганизован в управление начальника работ № 116 (УНР-116) с подчинением  его спецтресту № 15 «Строймеханизация».

     Приказом  БССР от 12 марта 1958 года за № 97 УНР-116 передано в подчинение строительному тресту № 8  г.Бреста. На основании приказа ОАО «Строительный трест № 8» от 17 февраля 2005 года за № 44 преобразовано в филиал «Строительное управление № 116» Открытого акционерного общества «Строительный трест № 8».

     Согласно  Положения о филиале «Строительное управление № 116» Открытого акционерного общества «Строительный трест №8», утвержден-ному решением от 27.06.2007г. Дирекции ОАО «Строительный трест №8» Филиал не является юридическим лицом, имеет имущество, принадлежащее ОАО «Строительный трест №8» на праве собственности, осуществляет свою деятельность на основе внутрихозяйственного расчета, имеет обособленный баланс, расчетный счет и иные счета в банках, простую круглую печать и штампы со своим полным  наименованием и принадлежностью к ОАО «Строительный трест №8», платит налоги в бюджет по месту своего расположения и в своей деятельности подотчетен ОАО «Строительный трест №8». Форма собственности – частная.