Портрет современного руководителя: личные качества и профессиональные требования

     Чтобы выполнять свои сложные и ответственные  функции, руководители должны иметь  специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием. Требования к их профессиональной компетенции можно условно подразделить на две группы (табл. 2.). Первую составляют знания и умения (искусство) выполнять профессиональную работу в сложнейших условиях, когда: время все чаще становится решающим фактором успеха; поступающая информация может быть неполной и недостоверной; принимаемые решения должны отвечать требованиям ситуации; сама ситуация характеризуется неопределенностью, быстрой сменяемостью; персонал организации может оказаться неготовым к изменениям. 

Таблица 2. Требования к профессиональной компетенции  менеджеров

     Эти и другие факторы предопределяют требования к специальным знаниям  и умениям (и даже искусству), которые  необходимы руководителям:

* Они должны уметь  обосновывать и  принимать решения  в ситуациях, для  которых характерны  высокая динамичность  и неопределенность.

* Они должны знать  все, что связано  с внешней средой  организации и  происходящими в  ней изменениями.

* Они должны иметь  четкое представление  о том, как развивается  отрасль, в которой  работает предприятие.  Уметь своевременно  воспринимать информацию  о характере проводимых  в отрасли исследований, о нововведениях  в области техники  и технологии; знать  законы и принципы  рыночной конкуренции,  динамики спроса  и предложения  на продукцию и  услуги отрасли.

* Руководители должны  владеть знаниями  принципов построения  процессов управления, а также способов  и приемов, с  помощью которых  решаются проблемы.

* Им необходимы  знания и умения  по управлению  всеми видами ресурсов  организации, а  также умения по  их эффективному  распределению и  использованию.

* Они должны владеть  методами планирования  и прогнозирования  работы организации  и постоянно совершенствовать  свое умение в  использовании современной  информационной технологии  и средств коммуникации.

* Управляя другими  людьми, менеджеры  должны знать,  как наилучшим  образом использовать  собственное время  и время, имеющееся  в распоряжении  организации, для  получения наивысшего  результата.

     Вторая  группа требований к профессиональной компетенции руководителей и  менеджеров связана с их способностью работать с людьми и управлять самими собой. В процессе выполнения своих функций менеджеры взаимодействуют с широким кругом лиц - коллегами, подчиненными, руководителями, высшими администраторами, акционерами, потребителями, поставщиками и другими людьми и организациями, прямо или косвенно связанными с деятельностью данного предприятия. Чтобы работать с людьми, столь резко различающимися по своему статусу и интересам, менеджеры должны иметь специфические личностные качества, которые усиливают доверие и уважение со стороны тех, с кем они вступают в контакт. Это, прежде всего:

* высокое чувство  долга и преданность  делу;

* честность в отношениях  с людьми и доверие  к партнерам;

* умение четко выражать  свои мысли и  убеждать;

* уважительное и  заботливое отношение  к людям вне  зависимости от  их положения в  организационной  иерархии;

* способность быстро  восстанавливать  свои физические  и душевные силы  и критически оценивать  собственную деятельность.

     Также мне бы хотелось представить общую  динамику требований к руководителю различных десятилетий.

Табл. 3. Динамика приоритетных требований к  руководителю

1975 г. 

1985 г. 

1995 г. 

Личные  достижения 

Предприимчивость 

Лидерство 

Личные  связи 

Компетентность 

Эффективность руководства  

Лояльность 

Лидерство 

Видение перспектив  

Предприимчивость 

Эффективность руководства 

Достижение  согласия  

Лидерство 

Приспособляемость 

Предприимчивость  

Способность к анализу 

Способность к анализу 

Гибкость  в смене роли  

Решительность 

Восприимчивость 

Восприимчивость  

Эффективность руководства 

Видение перспектив 

Гибкий  стиль  

Видение перспектив 

Решение проблем 

Способность к анализу  

Восприимчивость 

Социальная  коммуникабельность 

Решение проблем  

     Данная  динамика позволяет нам сделать  выводы о том, что взамен личным связям в конце 70-х годов в наше время  руководитель должен использовать как  опору в своей работе - эффективность, предприимчивость, достижение согласия, должен обладать достаточно компетентным профессионализмом а также способностью и «запасом» гибкости для успешной работы в должности.

     То  есть мы можем проследить определенную демократизацию руководства как  такового, что дает возможность подчиненному раскрыть весь свой личностный потенциал  на пути достижения поставленной задачи. Такая демократизация по моему мнению способствует наиболее плодотворному и эффективному рабочему процессу в организации.

     Ведь  даже Питер Друкер, признанный «гуру» менеджмента и управления, указывает, что у любой организации есть всего два вида основных ресурсов: ресурсы знаний, т.е. обученные работники, и деньги. Сильную фирму от слабой, по его мнению, отличает прежде всего квалификация ее персонала, его знания, мотивация, направленность.

     Единственными ресурсами, поддающимися управленческой деятельности, являются люди, обладающие знаниями, оборотный капитал и  производственные расходы. В отличие  от них капиталовложения более или  менее неподвижны после принятия исходного решения о вложениях. Раз эти ресурсы в такой  степени управляемы, то ими и надо управлять, иначе они могут использоваться не по назначению. 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее  время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку  отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное  и имеет много градаций - от секретаря-помощника  руководители, секретаря-референта, ученого  секретаря, секретаря коллегии, секретаря  учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к  образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние  годы профессия секретаря-референта  претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все  внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между  руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его  деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь  всегда в гуще событий. Хороший секретарь  может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь  уменьшает ее наполовину.

От профессионального  уровня секретаря во многом зависит  престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и  высокий профессионализм помогут  руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря  только по внешним данным. Такие  качества, как рост, возрасти и «количество  печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах  при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности  решать разнообразные деловые задачи.

     С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи  с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились  вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер. 

 

1. КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ  ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ  СЕКРЕТАРЬ 

     Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:

§ Иметь  профессиональный имидж;

§ Хорошо владеть речью и письмом;

§ Обладать неплохой памятью (в том числе  зрительной памятью на лица);

§ Содержать  в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

§ Уметь  правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

§ Квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;

§ Осваивать  новые компьютерные программы;

§ Быть энергичным, проявлять инициативу;

§ Уметь  находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

§ Поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

§ Проявлять  осторожность и осмотрительность в  конфиденциальных вопросах. 
 

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ  СЕКРЕТАРЯ 

Основными функциями секретаря-референта являются:

§ Ведение документации дирекции предприятия;

§ Организация и  координация текущей  работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

§ Поиск необходимой  руководителю информации;

§ Выполнение оперативных  поручений и заданий  руководителя;

§ Контроль исполнения документов и поручений  руководителя;

§ Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

§ Планирование рабочего дня руководителя;

§ Организация и  участие во встречах и переговорах;

§ Прием посетителей;

§ Прием иностранных  делегаций;

§ Помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

§ Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;