Отчет о прохождении учебно-ознакомительной практики в ОАО «УралЭкспо»

justify">- готовность каждого сотрудника оказать помощь своим коллегам;

- ответственность за качество выполняемой работы;

- положительный имидж организации («глупа та птица, которой своё гнездо не мило» - говорят сотрудники);

- уважение личной жизни сотрудников.

Важно заметить, что коллектив компании не особо многочисленен, в процессе работы все сотрудники тесно взаимодействуют. На стендах предприятия красуются немногочисленные фотографии с совместного отдыха (лыжная прогулка, совместный поход на каток). Корпоративная форма одежды, либо её отдельные атрибуты отсутствуют, работникам просто рекомендуется деловой стиль одежды. Присутствует такое явление, как корпоративные праздники (Новый год, 8 марта и др.), совместное поздравление именинников. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.        Организационная структура ОАО «УралЭкспо»

 

Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.

Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.

Согласно Прил.- Б, ОАО "УралЭкспо" имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Функционально-линейная структура представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения, которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Штабы на нескольких уровнях иерархии должны давать консультации и участвовать в подготовке решений, но они не обладают правами принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями или исполнителями.

Преимуществами и недостатками линейно-функциональной структуры можно назвать:

Преимущества:

- Возможность получить высокую степень профессиональной специализации сотрудников;

- Точно определить места и необходимые ресурсы (особенно кадров);

- Способствует стандартизации, формализации и программированию процесса.

Недостатки:

- Затрудняет горизонтальное согласование;

- С трудом реагирует на изменение.

В организационной структуре ОАО "УралЭкспо" наблюдаются четкая иерархия власти. Связи между звеньями линейные. Генеральный директор в курсе всех дел, творящихся в организации. Этому способствуют небольшой размер предприятия. У каждого линейного руководителя в подчинении по 3-5 подчиненных, кроме генерального директора. Генеральный директор, как один из учредителей, стремится быть в курсе всех дел на предприятии, поэтому у неё в подчинении 9 подчиненных, то есть все отделы организации. Норма управляемости при этом превышена.

В ОАО "УралЭкспо" находятся 4 центра деятельности: рекламный центр, выставочный, кадровый и BTL-центр. В каждом центре свой руководитель, свои менеджеры. С должностными инструкциями менеджера выставочного и информационного центра можно ознакомиться, открыв Прил. – В и Прил. – Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.        Функции менеджмента, реализуемые в ОАО «УралЭкспо»

 

4.1.           Планирование и контроль как общие функции менеджмента

ОАО "УралЭкспо"

 

Под функциями менеджмента понимаются основные задачи, стоящие перед ним, которые необходимо решить, чтобы достичь цели организации. Выделяют 5 функций: планирование, организация, координация, мотивация и контроль. В рамках данного вопроса, рассмотрим планирование и контроль.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Точнее говоря, процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции.

Сущность стратегии. Слово “стратегия” произошло от греческого strategos, “искусство генерала”.

Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

Стратегический план должен разрабатываться скорее с точки зрения перспективы всей корпорации, а не конкретного индивида. Хотя, на личных предприятиях основатель предприятия может позволить себе относительную роскошь сочетать личные планы со стратегией организации.

Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем мире бизнеса, фирма должна постоянно заниматься сбором и анализом огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах. В этих целях ОАО "УралЭкспо" со своими деловыми партнерами постоянно занимается мониторингом рынка рекламных услуг и не только.

Текущее планирование — это планирование на срок до одного года. Оно находит воплощение в краткосрочных и оперативных планах. В них увязываются все направления деятельности организации и ее подразделений на предстоящий период. Текущее планирование имеется практически во всех организациях и ОАО "УралЭкспо" не является исключением.

Краткосрочные планы разрабатываются в виде бюджетов и финансовых смет производственных программ. Непосредственными объектами последних являются объем выпуска продукции, движение персонала, материально-техническое и финансовое обеспечение, порядок задействования имеющегося оборудования.

Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации  удаётся в конце концов определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке. В ОАО "УралЭкспо" , как и во многих творческих малых коллективах, используется демократический стиль управления. Это касается и контроля. В данной организации за счёт тесной и слаженной работы всего малого коллектива контроль не столь жесток и формализован, как на предприятиях других сфер деятельности. Причём этот контроль затрагивает практически все этапы технологического процесса. Также нужно заметить, что ОАО "УралЭкспо"  очень дорожит качеством предоставляемых услуг, что соответственно проецируется в  проводимом контроле качества.

Кроме технологического процесса в пристальном внимании нуждается также немаловажный аспект деятельности предприятия, как финансовый контроль.

  Предварительный финансовый контроль проводится до совершения финансовых операций и имеет важное значение для предупреждения финансовых нарушений. Он предусматривает оценку обоснованности финансовых программ и прогнозов для предотвращения неэкономного и неэффективного расходования средств. Это включает в себя процесс разработки финансовых планов и смет, кредитных и кассовых заявок; финансовых разделов бизнес-планов, составление прогнозных балансов, а также учредительных договоров, договоров о совместной деятельности и т. д.

Текущий (оперативный) финансовый контроль производится в момент совершения денежных сделок, финансовых операций, выдачи ссуд и субсидий и т. д. Он предупреждает возможные злоупотребления при получении и расходовании средств, способствует соблюдению финансовой дисциплины и своевременности осуществления финансово-денежных расчетов. Большую роль в этом играют бухгалтерские службы.

Последующий финансовый контроль, проводимый путем анализа и ревизии отчетной финансовой и бухгалтерской документации, предназначен для оценки результатов финансовой деятельности экономических субъектов, сопоставления финансовых планов и прогнозов с результатами оценки эффективности осуществления предложенной финансовой стратегии, сравнения финансовых издержек с прогнозируемыми и тд. В ОАО "УралЭкспо" данным видом контроля занимается генеральный директор организации Крючкова Л.Ю. наряду с главным бухгалтером и заместителем директора.

 

4.2.     Частные (специфические) функции менеджмента ОАО "УралЭкспо"

 

ОАО "УралЭкспо" занимается преимущественно предоставлением рекламных услуг. Поэтому и специфичные функции данного предприятия связаны прежде всего с управлением торгово-технологическим процессом, управлением закупками материалов и т.д.. Частные же функции ОАО "УралЭкспо": бухгалтерский учёт и отчётность, управление финансами, информационное обеспечение, организация труда и заработной платы, управление маркетингом, управлением рекламной деятельностью, организацией выставочных мероприятий.  Исходя из собранной информации, рассмотрим поподробнее маркетинговую сторону деятельности предприятия.

Маркетинг (от английского «market» - рынок) - комплексная система организации производства и сбыта продукции, ориентированная на удовлетворение потребностей конкретных потребителей и получение прибыли на основе исследование и прогнозирования рынка, изучения внутренней и внешней среды предприятия-экспортера, разработки стратегии и тактики поведения на рынке с помощью маркетинговых программ. В этих программах, реализуемых и ОАО "УралЭкспо" , заложены мероприятия по улучшению товара и его ассортимента, изучению покупателей, конкурентов и конкуренции, по обеспечению ценовой политики, формированию спроса, стимулированию сбыта и рекламе, оптимизации каналов товародвижения и организации сбыта, организации технического сервиса и расширения ассортимента представляемых сервисных услуг.

Маркетинговая деятельность должна обеспечить:

- надежную, достоверную и своевременную информацию о рынке, структуре и динамике конкретного спроса, вкусах и предпочтениях покупателей, то есть информацию о внешних условиях функционирования фирмы;

- создание такого товара, набора товаров (ассортимента), который более полно удовлетворяет требованиям рынка, чем товары конкурентов;

- необходимое воздействие на потребителя, на спрос, на рынок, обеспечивающее максимально возможный контроль сферы реализации.

ОАО "УралЭкспо", на мой взгляд, довольно успешно справляется с этими аспектами, залогов успешной деятельности предприятия.

Одна из основных задач маркетинга - установление максимально возможной планомерности и пропорциональности в деятельности фирмы, уменьшение неопределенности и риска в хозяйственной деятельности и обеспечение концентрации ресурсов на выбранных приоритетных направлениях.

В основе деятельности производителей, работающих на основе принципов маркетинга, лежит девиз: производить только то, что требуют рынок, покупатель. Исходным моментом, лежащим в основе маркетинга, выступает идея человеческих нужд, потребностей, запросов. Отсюда сущность маркетинга предельно коротко состоит в следующем: следует производить только то, что, безусловно, найдет сбыт, а не пытаться навязать покупателю “несогласованную” предварительно с рынком продукцию. В те далёкие времена, когда ОАО "УралЭкспо" было ещё на стадии создания, учредители довольно чётко понимали, что на тот момент времени конкурентов в нашем регионе у компании не было (в частности, если рассматривать выставочный бизнес). Был лишь ещё не сформировавшийся спрос. И компания удачно этим воспользовалась. Результат – организация перспективна и уверенно выходит на международный рынок.

Организация выставок является отличительной чертой от местных конкурентов, поэтому ей уделяют большое внимание. Как областные, так и международные выставочные мероприятия, презентации должны проходить на самом высоком уровне.

Необходимо отметить, что основные функции менеджмента тесно связаны с специфичными функциями предприятия. Например, планирование включает в себя такие процессы, как выбор и установление контактов с источниками закупки материалов, расчёт затрат на закупки и поставку товаров, расчёт прибыли. Процесс организации не обходится без заключения договоров, организацией приёмки материалов по количеству и качеству. Мотивация включает в себя установление поощрения за каждый заключенный договор. Функция контроля не обходится без контроля выполнения условий договора.