Основные сферы деятельности службы PR организации

Должность

(1)

Функциональные обязанности

(2)

Собрание акционеров

внесение изменений и дополнений в Устав;

реорганизация, ликвидация общества;

избрание исполнительных органов;

назначение ревизионной комиссии, аудиторов;

принятие решений о выплате  дивидендов;

изменение уставного капитала;

Наблюдательный совет

определение направлений деятельности общества;

созыв общих собраний акционерного общества;

принятие решений о росте  уставного капитала общества за счет увеличения номинальной стоимости  акций;

использование резервного и иных фондов общества; утверждение внутренних документов общества, определяющих порядок деятельности органов управления;

создание филиалов и открытие представительств общества;

Гендиректор

имеет право первой подписи под  финансовыми документами, документами  о распоряжении имуществом общества;

организация выполнения решений общих  собраний и совета директоров.

Производственно-экономический отдел

планирование производственно-хозяйственной  деятельности и оценивает экономическую  эффективность работы предприятия;

рассчитывает планируемые объемы производства, себестоимость продукции, цену, прибыль/ убыток от реализации, рентабельность производства;

делает анализ хозяйственной деятельности

Главный бухгалтер

формирование полной и достоверной  информации о деятельности предприятия  и его имущественном положении, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей;

оценивает финансовое состояние предприятия  и его платежеспособность

Служба бухгалтерского учета и  финансирования

осуществляет организацию финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами  заданий плана, сохранности и эффективного использования основного фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов.

1

2

Склад готовой продукции

проведение транспортных операций;

погрузочно – разгрузочных работ;

отслеживание складского запаса.

Отдел программирования и множительных работ

освоение новых технологий;

внедрение ЭВМ в отделах предприятия;

обеспечение максимальной загрузки имеющийся  вычислительной техники и ее эффективное  использование.

Зам. генерального директора по качеству

осуществляет ревизию качества

Начальник снабжения

контроль за своевременностью и  качеством материально - технического обеспечения производства;

выполнением плана поставки продукции  по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состоянию и сохранности складских  запасов;

установлению и соблюдению норм отпуска материалов; транспортно- заготовительных расходов;

Производственная лаборатория

обеспечивает конструкторскую  и технологическую подготовку основного  производства при освоении новых  изделий и их совершенствование;

обеспечение серийного производства изделий и их совершенствование;

обеспечение серийного производства изделий;

проведение испытаний, проектирование упаковки.

Зам. ген. директора по персоналу

реализацию кадровой политики и  координацию деятельности по управлению трудовыми ресурсами.

Отдел кадров

организует работу по подбору, расстановке, изучению и использованию рабочих  кадров и специалистов;

ведет учет кадров, проводит анализ текучести  кадров.

Главный инженер

контроль за ремонтными работами;

проводит организацию технического развития предприятия;

обеспечивает совершенствование  технических служб предприятия.

Инженер по организации эксплуатации и ремонту зданий и сооружений

организация, строительство, реконструкция  и своевременный ввод в действие новых производственных мощностей;

строительство объектов культурно-бытового назначения; введение в эксплуатацию строительных объектов и производственных мощностей; наиболее выгодное использование  капитальных вложений, направлении  их на перевооружение и реконструкцию  фондов.

Служба главного энергетика

сохранность, надлежащее техсостоятие, рациональная эксплуатация энергоустановок;

обеспечение работы предприятия всеми  видами энергии; разработка и внедрение  мероприятий по экономии тепло- и  электроэнергии.

Инженер по охране труда и ГО

контроль за эффективностью использования  трудовых ресурсов, за состоянием охраны труда на предприятии, осуществляет плановые мероприятия по обеспечению  безопасных условий труда, ликвидации профзаболеваний и производственного  травматизма.

Юрисконсульт

отвечает за обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия, обеспечивает защиту его прав и интересов.

Секретарь-референт

организует делопроизводственное обеспечение, организацию работы с  документами в процессе деятельности предприятия

№ п/п

Наименование 

Исполнитель

1.

Основные вопросы PR

1) деятельность по  применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой структуры;

2)  первичное информирование потенциального потребителя о деятельности коммерческой структуры (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция и т. д.);

3)  поиск точек соприкосновения интересов коммерческой структуры с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений;

4)  формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с коммерческой структурой, формирование у него чувства причастности к делам структуры;

5)  внушение потенциальному потребителю мысли о приоритетности ваших общих интересов над его другими интересами.

PR менеджер

2.

Работа с основными группами общественности.

Внутри предприятия:

PR-отношения с персоналом

Вне предприятия:

- потенциальные клиенты

- партнеры по СМИ  (пресса, радио, телевидение)

- партнеры по бизнесу 

- органы государственного  управления

- инвесторы

- конкуренты

- союзы и ассоциации

Отдел рекламы и PR.

3.

Средства внутриорганизационных  коммуникаций

1) совещания;

2) собрания;

3) неформальное общение;

4) внутриорганизационная  компьютерная сеть;

5) Интернет

Генеральный директор,

Начальники отделов.

4.

Комплексные направления

1) Работа по связям с общественностью (ПР)

(создание образа «открытой»  организации)

2) Средства установления связей с общественностью (ПР):

- передача информации

- работа с прессой

- собственное представление, PR-действия

- убеждение клиентов, диалог, оценка, планирование

3) Влияние на общественное мнение:

- поддержка, улучшение  впечатления (имидж)

- укрепление общественных  отношений

- продвижение человеческого  фактора

- управление атмосферой  коммуникаций (отвечающей ожиданиям  клиентов)

Отдел рекламы и PR.

5.

Специальные события

1) Пресс-конференции  проводятся в тех случаях, когда необходимо продемонстрировать какие-то достижения в области связи или когда речь идет о важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Приглашение на пресс-конференцию высылается заранее. В нем необходимо четко указать тему, дату и время проведения, имена основных докладчиков и некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события.

2) телефонный разговор  с потребителями услуг связи и рекламными агентствами.

3)  Презентации – это представление широкой общественности фирмы, какого-либо лица или новой услуги. Презентация предприятия может проводится в связи с его открытием, реконструкцией, реорганизацией, созданием новых подразделений, высокими, качественно новыми достижениями в работе и т. п. Эффективным это мероприятие будет, если на него приглашены не только представители широкой общественности, то есть потенциальные покупатели, клиенты, но и представители органов власти и местного самоуправления, знаменитые и известные люди города. Расширенному информированию общественности будет способствовать приглашение на церемонию средств массовой информации.

4) Конференции – это средство общения, обсуждения и решения проблем в научных, профессиональных, политических сообществах. Вместе с тем конференции являются средством делового общения предпринимателей в целях повышения эффективности их деятельности. Конференции позволяют предпринимателю реализовывать свои идеи, продвигать продукцию, создавать для себя благоприятную ситуацию в бизнесе.

Отдел рекламы и PR.

6.

Предложения по развитию ПР:

1) предотвращение трудовых  конфликтов;

2) совершенствование  корпоративной культуры организации (проведение корпоративных вечеров, поощрения сотрудников и т.д.);

3) проведение благотворительных  концертов;

4) поддержание стабильного  качества связи.

Руководители отделов  и подразделений.

№ п/п

Наимено-вание раздела

Содержание раздела

1.

Общие положе-

ния

1. Отдел по связям  с общественностью является самостоятельным  структурным подразделением предприятия. Данному подразделению присвоено наименование «Отдел рекламы и PR».

2. Отдел создается  и ликвидируется приказом директора  предприятия. 
3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. 
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия. 
5. В своей деятельности отдел руководствуется: 
5.1. Уставом предприятия. 
5.2. Настоящим положением.

2.

Функции и задачи

Задачи

1. Информационное представительство  предприятия в государственных и муниципальных органах. 
2. Обеспечение информацией о деятельности предприятия заинтересованных лиц. 
3. Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности предприятия.

Функции

1. Планирование и организация  информационных программ, касающихся  работы предприятия. 
2. Создание системы источников деловой информации. 
3. Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм ее представления. 
4. Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о предприятии. 
5. Представление с помощью средств массовой информации отношения предприятия к экономическим, экологическим и социальным вопросам. 
6. Распространение в печати, по радио и телевидению материалов об основных направлениях развития предприятия, социально-экономическом положении предприятия и отрасли в целом, достижениях предприятия в научных исследованиях. 
7. Подготовка сообщений, комментариев и аналитических обзоров для средств массовой информации о содержании решений руководства предприятия, о проведении семинаров, конференций, форумов. 
8. Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных предприятию. 
9. Реагирование на высказанные в адрес предприятия критические замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации). 
10. Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности предприятия. 
11. Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видео- и фонотеки о деятельности предприятия и его подразделениях. 
12. Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного мнения и составление собственных программ по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия. 
13. Проведение мероприятий для подключения пользователей к внешним и локальным сетям обмена информацией. 
14. Рассмотрение писем граждан, организация их проверки, подготовка соответствующих предложений, а также организация приема граждан.

3.

Права

1. Отдел по связям  с общественностью имеет право: 
1.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений предприятия документацию и информацию, необходимую для выполнения своих функций. 
1.2. По согласованию с руководителем предприятия привлекать специалистов для подготовки материалов для опубликования в средствах массовой информации. 
1.3. Вносить предложения о необходимости командирования специалистов отдела. 
1.4. Созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела, привлекать для участия в них работников предприятия. 
2. Начальник отдела по связям с общественностью подписывает и визирует документы, связанные с установлением договорных отношений со средствами массовой информации, центрами изучения общественного мнения, пр. 
3. Начальник отдела по связям с общественностью также вправе: 
3.1. Вносить предложения о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

4.

Ответственность

1. Ответственность за  надлежащее и своевременное выполнение  функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела по связям с общественностью. 
2. На начальника отдела по связям с общественностью возлагается персональная ответственность за: 
2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на отдел задач и функций. 
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки материалов для размещения в средствах массовой информации. 
2.3. Достоверность информации, предоставленной средствам массовой информации и другим заинтересованным лицам. 
2.4. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях. 
2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела. 
3. Ответственность сотрудников отдела по связям с общественностью устанавливается должностными инструкциями.

5.

Поощрения

При увеличении продаж услуг  связи отделу выплачиваются премиальные

При увеличении продаж более  чем на 40% - увеличение ежегодного оплачиваемого  отпуска на 5 рабочих дней.