Организационные системы

Аудит — это документальная проверка данных в соответствующей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Аудиторов обычно выбирает контролируемая организация.

Приведенные определения видов контроллинга содержат некоторые элементы неопределенности в их различии.

Пассивный контроллинг характеризуется  периодическими действиями специалистов или руководителей по анализу текущей информации о функционировании системы производства и управления организации (процесс активизируется в исключительных случаях).

Активный контроллинг характеризуется  непрерывным контрольным процессом обеспечения достижения целей организации. При неудовлетворительной оценке контролируемого процесса или явления должно разрабатываться решение, направленное в первую очередь на изменение организационной системы, во вторую очередь - на корректировку методики контроллинга и в третью очередь — на изменение критериев (перечня контролируемых параметров, диапазона их приемлемых изменений и т.д.).

Пассивному контроллингу соответствуют  ревизия и аудит, активному — административный и технологический контроль.

Таким образом, объектами контроллинга являются элементы, входящие в систему  управления и систему производства, в том числе элементы технологии, структура и процесс управления, информация. Для реализации контроллинга в организациях создают структурные подразделения, подчиняющиеся либо коммерческому, либо генеральному директору. Работника, реализующего функции контроллинга в организации, иногда называют «лоцманом организации».

Основу контроллинга составляют стандарты, нормы, правила, допуски и посадки. Контроллинг  охватывает основную часть параметров организации.

При обычном контроле большая часть  параметров не отражается в документах и часто безвозвратно теряется.

Контроллинг может быть предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроллинг осуществляется до начала реализации целей и программ организации. Основная задача данного контроля — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля. Неудачно разработанная система контроля может ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работ организацией по установленному регламенту.

Заключительный контроль выполняется после завершения работ и достижения целей.

Философия контроллинга в широком  понимании этого термина, несомненно, является прогрессивным направлением в теории организации.

Контрольная деятельность в организации  всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функцией для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида — организационного аудита.

В наиболее общем виде аудит — это процесс получения оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность.

Аудит постепенно превращается в большую  взаимосвязанную систему контрольной  деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте  охвата.

Отрасли аудита: аудит имущества (АИ); аудит профессионализма персонала (АПП); аудит интеллектуальной собственности (АИС); аудит методологии и процесса управления (АМПУ); аудит механизма управления (АМУ); аудит технологии и процесса производства (АТПП); аудит организации производства (АОП); операционный аудит (ОА); управленческий аудит (УА); аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них:

• полностью разработанные отрасли  — ОА, АБУ;

• отрасли разрабатываются — АПП, АИС, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП, АУ;

• отрасли еще не разрабатываются  — АИС.

Подотрасли 

аудита имущества:

• аудит основных и оборотных  управленческих средств;

• аудит основных и оборотных  производственных средств;

• аудит основных и оборотных  технологических средств.

аудита профессионализма персонала:

• аудит профессионализма руководителей;

• аудит профессионализма специалистов;

• аудит профессионализма рабочих  и служащих;

• аудит повышения квалификации персоналом.

аудита интеллектуальной собственности:

• аудит интеллектуальной собственности  руководителей;

• аудит интеллектуальной собственности  специалистов;

• аудит интеллектуальной собственности  рабочих и служащих.

аудита методологии  и процесса управления:

• аудит целей и задач;

• аудит законов и принципов  функционирования организации;

• аудит функций;

• аудит стратегий;

• аудит технологий управления;

• аудит коммуникаций;

• аудит свойств и схем процесса управления;

• аудит управленческих решений;

• аудит информационных технологий.

аудита механизма управления:

• аудит функциональных структур;

• аудит организационных структур;

• аудит оргтехники;

• аудит офисной мебели;

• аудит сетей связи;

• аудит схем и свойств документооборота.

аудита технологии и  процесса производства:

• аудит техники и технологии производства;

• аудит процесса производства;

• экологический аудит.

аудита организации  производства:

• аудит схем и свойств документооборота;

• аудит укомплектованности производства;

• аудит эргономики и техники  безопасности;

• аудит должностных инструкций и положений.

операционного аудита:

• технологический контроль изделий;

• ведомственная приемка изделий;

• аудит самоконтроля изделий.

управленческого аудита:

• аудит деловых операций;

• аудит затрат ресурсов;

• аудит экономичности и эффективности  производства.

 

По   уровню   полноты   аудит   может быть функциональный, комплексный и системный.

Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персонал, делопроизводство, экология и др.

Комплексный аудит характеризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по принятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит производства и управления.

Системный аудит — это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:

• экономической, организационной  и социальной эффективности работы организации,

• прогнозированию рисков,

• определению стоимости организации для продажи или страхования,

• определению стоимости системы  управления для продажи или страхования,

• аттестации руководителей и специалистов,

• затратам на лоббирование интересов  организации,

• затратам на услуги консультационных фирм.

По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.

Технологический аудит  — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых объектом аудита.

Экономический аудит — это контроль соблюдения экономических норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является его составной частью.

Организационный аудит  — это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса и явления.

Правовой аудит — это контроль выполнения международных, государственных и местных законодательных актов и положений, а также внутренних для организации уставных документов и распоряжений руководителя.

Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации, выполнения психофизиологических рекомендаций при назначении работников на должность, соблюдения требований эргономики.

Организационный аудит — связующий  элемент системы общих видов аудита.

 

 

Особенности организационного аудита

 

Организационный аудит (ОА) можно рассматривать  как процесс и как явление. Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управления и совершенствованию самого ОА.

Как явление ОА — это  объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур.

Объектами организационного аудита выступают элементы системы управления организации. Функциональный ОА (аудит по отдельным элементам системы управления) — это первый шаг на пути к системному аудиту. Второй шаг — планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для достижения двух целей:

• оценки соответствия реально полученных данных о функционировании элементов системы управления с нормами или стандартами;
• определение степени соответствия между функционированием этих элементов, так как в организации все элементы системы управления связаны между собой и оказывают существенное взаимовлияние.

 

Среди направлений комплексного ОА в настоящее время отработаны:

• аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и вы-

полняемых программ, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;

• аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации. Это процедура ОА на уровне центров хозяйственной ответственности для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности. Данное направление особенно актуально в связи с введением по ГК РФ широкой номенклатуры организационных форм юридического лица: товарищества, общества, кооперативы, фонды, учреждения и др.:

• аудит распределения  и выполнения сотрудниками функций  управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора операций;

• аудит информационной инфраструктуры. Также производится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.

Организационный аудит позволяет проверить правильность использования финансовых средств, выделенных на создание системы управления организации.