Организационно-распорядительные методы управления

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», решения – «РЕШИЛ».

Также на предприятии издаются докладные записки. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки  делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений). Текст состоит из вводной и основной частей. В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной излагаются выводы, предложения, просьбы. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние, адресуемые руководителю вышестоящей организации, руководителем УП «Жильё (приложение Г).

В случаях, если распорядительный документ отменяет ранее изданный или его отдельные положения, то в последнем пункте дается ссылка «Признать утратившим силу приказ … от … №».

Проект распорядительного документа изначально согласовывается и исполнителям и заинтересованными должностными лицами, а также с юридическим отделом.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и поличному составу группируются в отдельные дела.

За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей в УП «»Жильё» к работнику применяются следующие меры дисциплинарного взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение.

Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляются работнику под роспись в пятидневный срок.

Досрочное снятие дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением), постановлением.

Существующий порядок организации делопроизводства обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок регистрации документов;

- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

- частично отсутствует номенклатура дел;

- при  внутренней переписке  сотрудники   используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ В УП «ЖИЛЬЁ»

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания УП «Жильё». Следует разработать все необходимые административные документы.

При оформлении распорядительных документов следует не допускать объединение в одном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Также необходимо избегать использование в распорядительном документе формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …».

Регистрация распорядительных документов и протоколов должна осуществляться по видам отдельно от других документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу данного документа, оперативное и качественное их исполнение.

Не допускать издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией, так как в этих случаях должны издаваться приказы, решения, постановления.

Предлагаю отдельно регистрировать приказы о внесении изменений в штатное расписании, приказы о командировании, о предоставлении отпусков.

До применения дисциплинарного взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ работника от дачи объяснения должен оформляется актом с указанием присутствовавших свидетелей.

К работника, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания можно также применить: лишение премии, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры.

Руководителю предприятия необходимо своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работников и знакомить его с ними; обеспечивать участие работникам в управлении организацией; оформлять изменения условий и прекращение контракта с работником приказом (распоряжением).

Необходимо также внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

             разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;

             необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

             усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством;

             предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления;

             необходимо сократить количество внутренних документов;

             необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.

  Первоначально обработка документов в УП «Жильё» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества отделов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей позволит поднять работу управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Развитие, как и использование кадрового потенциала, во многом зависит также от стиля руководства, методов формирования коллектива, социально-психологического климата в коллективе. Руководитель предприятия должен выбрать для себя стиль руководства, знать методы формирования коллектива и поддержания в нем нормального социально-психологического климата.

Все существующие стили руководства условны, и в жизни преуспевают те профессиональные руководители, которые, владея всеми стилями руководства, используют наиболее приемлемый из них (или сочетание нескольких) в каждой конкретной ситуации. Руководитель ответственен за подбор людей, которым бы подошел его стиль руководства. Если большинство подчиненных не согласно, то дело не в стиле руководства, а в том, что этот конкретный руководитель слаб и должен быть заменен, поскольку качества человека изменить очень трудно и требуют, как правило, длительного времени. Поэтому вопрос эффективности управления - не столько вопрос грамотных управленческих решений и приказов, сколько вопрос подбора сотрудников, подходящих предприятию по деловым качествам, в том числе по человеческой совместимости; по личным целям персонала.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании изученного материала необходимо сделать следующие выводы.

Организационно-распорядительные методы управления, наряду с социально-психологическими и экономическими, относятся к методам организовывания деятельности. Именно они обеспечивают четкое распределение обязанностей в аппарате управления, соблюдение правовых норм и полномочий в решении вопросов функционирования предприятия, а также применения мер принуждения и дисциплинарной ответственности.

Система организационно-распорядительных методов реализуется в двух равнозначных направлениях.

Воздействие на структуру управления (регламентация и нормирование деятельности) - отражает статику управления. Эти методы получили название организационных методов.

Воздействие на процесс управления (организация выполнения решений, контроль) - отражает динамику процесса. Это распорядительные методы.

Формы проявления организационно-распорядительных методов:

       обязательное предписание (приказ и т. п.);

       согласительные (консультации);

       рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение и т. п.).

1. Методы организационного воздействия базируются на применении в практике управления законодательства, соблюдения требований уставов; представляют собой форму организационного нормирования, предполагающую разработку правил внутреннего распорядка, нормативов времени и т. п.

Они наиболее актуальны при создании новых и реструктуризации действующих предприятий. Совокупность организационных регламентов вносит порядок в деятельность организаций, который в значительной мере будет зависеть от эффективности осуществления распорядительных методов.

2. Методы распорядительного воздействия отражают динамику процесса управления и представляют собой текущее распорядительство. Оно направлено на решение многочисленных вопросов оперативного характера, возникающее в процессе управления.

Эффективное управление персоналом   в Беларуси признаётся   сегодня важнейшим фактором конкурентоспособности предприятий и достижение ими экономического успеха. На протяжении десятилетий в отечественной экономике господствовал технократический подход к хозяйствованию на уровне предприятий, когда во главу угла ставились производственные планы, бюджеты, структуры, административные распоряжения. Кадровая политика как таковая во многом была прерогативой государственных органов и ортодоксальных идеологических механизмов, и многие её составляющие оказывались вне непосредственного влияния руководителей предприятий. Монополизм в сфере труда в целом приводил к сужению трудовой мотивации и к отчуждённости работников, к падению заинтересованности в труде и низкой производительности труда.

Список использованных источников

1)      Ансофф И. Стратегическое управление - М. 1989. - 45 с.

2)      Астахов В.П. Анализ финансовой устойчивости фирмы и процедуры, связанные с банкротством - М. Ось-89 1995. – 89 с.

3)      Балдин И.В., Богдашиц Е.А., Вермеенко С.Д. Методы менеджмента: учебное пособие. – Мн.: Частный институт управления и предпринимательства, 2005.- 20 с.

4)      Беляев С.Г., Кошкина В.И. Теория и практика антикризисного управления. - М. ЮНИТИ 1996. – 84 с.

5)      Герчикова И.Н. Менеджмент. - М. ЮНИТИ 1995. – 569 с.

6)      Гончаров В.И. «Менеджмент предприятия»: Часть 2.: Издательство МИУ Минск 2003. – 5 с.

7)      Ефимова О.А. Финансовый анализ - М. Финансы 1997. – 69 с.

8)      Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие, Минск 2003.– 17 с.

9)      Ковалева А.М. Финансы в управлении предприятием. - М. Финансы и статистика 1995. – 259 с.

10)  Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. Учебник для ВУЗов. – М.: Русская деловая литература, 1998. – 321 с.

11)  Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент. Управление денежным оборотом предприятия - М. ЮНИТИ 1995. – 178 с.

12)  Радугин А.А. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов. – М.: Центр, 1998. – 84 с.

13)  Рифард Л.Дафт, Менеджмент, Питер 2002 . – 23 с.

14)  Стоянова Е.А. Финансовый менеджмент в условиях инфляции - М. Перспектива 1994. – 279 с.

15)  Бизнес-план развития предприятия УП «Жильё».

Список использованных источников

16)  Ансофф И. Стратегическое управление - М. 1989. -45 с.

17)  Астахов В.П. Анализ финансовой устойчивости фирмы и процедуры, связанные с банкротством - М. Ось-89 1995. – 89 с.

18)  Герчикова И.Н. Менеджмент. - М. ЮНИТИ 1995. – 569  с.

19)  Гончаров В.И. «Менеджмент предприятия»: Часть 2.: Издательство МИУ Минск 2003. – 5 с.

20)  Ефимова О.А. Финансовый анализ - М. Финансы 1997. – 69 с.

21)  Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент. Управление денежным оборотом предприятия - М. ЮНИТИ 1995. – 178 с.

22)  Стоянова Е.А. Финансовый менеджмент в условиях инфляции - М. Перспектива 1994. – 279 с.