Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій

Для будь-яких видів і  форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація:

   1. Якісні

    - вірогідність - наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність випадкових або умисних спотворень інформації);

     -об'єктивність - інформація, "очищена" від неминучих спотворень, які виникли при її передаванні, а також від суб'єктивних спотворень психологічного плану;

     - однозначність - навіть достовірна й об'єктивна інформація повинна підлягати повторній перевірці;

   - своєчасність - інформація потрібна у потрібний час і у

потрібному місці;

    - релевантнгсть - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;

    - пертинентність - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному

запиті;

    -актуальність - важливість інформації у даний конкретний момент часу у прийняття конкретного рішення.

   2. Кількісні

      - повнота - необхідна і достатня кількість інформації для

прийняття рішення;

       -достатність - кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.

   3. Ціннісні.

      - значущість для;

      - вартість - всі видатки за фактом одержання інформації.

      Однією  з основних рис сучасного менеджменту  є гнучкість управління, швидкість  реакції на змінювані зовнішні  чинники, що зумовлює необхідність  забезпечення менеджерів актуальною, спеціально орієнтованою на прийняття управлінських рішень інформацією про зовнішнє середовище.

      Для  позначення цієї традиційної  функції інформаційного забезпечення  системи управління сьогодні  часто використовують термін "бізнес-розвідка" (business intelligence) або його еквівалент "конкурентна розвідка" (competitive intelligence), інтерес до яких спостерігається останніми роками у країнах близького і далекого зарубіжжя. Головним завданням бізнес-розвідки вважають підтримку оптимальних управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, що ґрунтується на результатах діяльності із збирання й аналітичної обробки даних про зовнішнє середовище, де діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка. Слово "бізнес" у цьому визначенні може трактуватись досить широко, оскільки функції бізнес-розвідки актуальні і для неприбуткових, наприклад, навчальних або наукових організацій.

      Основна  відмінність бізнес-розвідки від  промислового шпіонажу - пошук і  одержання всієї необхідної інформації  виключно законними методами.

 

 

3.3. Класифікація оглядово-аналітичноїінформації.

      Оглядово-аналітична діяльність - один із найважливіших напрямків інформаційного забезпечення користувача. Основні її цілі:

   •  підготовка  інформації для прийняття рішень;

   •  оцінка рівня здійснюваних досліджень;

   •  забезпечення  фахівців галузі необхідною інформацією,  в тому числі фактографічною;

ознайомлення фахівців і керівників з досягненнями у  галузях господарства, науки та техніки

   •  інформаційне опанування планів соціально-економічного та науково-технічного розвитку держави, галузі, організації,

фірми тощо.

      Основні  засоби для досягнення цих  цілей: підготовка оглядових документів, аналітичних довідок, доповідей  тощо.

      Огляд - науково-технічний документ, який містить одержану на основі аналізу, систематизації й узагальнення відомостей із першоджерел концентровану інформацію про попередній та сучасний стан або тенденції розвитку проблеми (включаючи комплексні проблеми) предмета.

      Підготовка  оглядової інформації ґрунтується на процесі переробки документальних джерел, який включає:

   •  витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, які характеризують стан об'єкта (предмета,теми);

   •  оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх

доповнення й уточнення  змісту;

   •  логічне перетворення здобутих і перевірених даних, їх систематизацію для здобуття нової інформації про стан конкретної галузі, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

      Поділ  оглядів може бути виконаний  за трьома взаємопов'язаними основами:

   1.   Глибина аналізу змісту першоджерел.

   2.   Цільове призначення огляду.

   3.   Форма подання оглядів, яка відображає оперативність

інформації.

      За першою  основою поділу виділяють:

   1.  Бібліографічний огляд - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер та призначення науково-технічних видань і документів.

   2.  Реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку проблеми, предмета.

   3. Аналітичний  огляд - первинний¹ документ, одержаний у результаті всебічного аналізу відомостей з першоджерел, містить якісно нову інформацію, тобто аргументовану авторську оцінку стану, тенденцій розвитку розглядуваної проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації щодо їх вирішення. Для подальшого поділу цих типів оглядів використовується друга основа поділу – їх цільове призначення.

   1. Бібліографічні огляди поділяються на такі види:

а)  Огляд нових надходжень – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер і призначення найбільш цінних публікацій, а також бібліографічні описи всіх науково-технічних матеріалів, одержаних за останній період (рік, квартал, місяць).

Б)  Огляд рекомендаційної літератури – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер і призначення науково-технічних публікацій,релевантних проблем, предмета.

В) Джерелознавчий огляд – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер, призначення і тематику первинних науково-технічних видань з проблеми, предмета.

Г) Огляд інформаційних  видань – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер, призначення і тематику інформаційних видань (реферативних журналів, бібліографічних покажчиків та ін.) з проблеми, предмета.

   2. Реферативні огляди поділяються на такі види: а) Науково-технічний реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку теоретичних та експериментальних розробок проблеми, предмета.

      Б) Виробничо-технологічний  реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані відомості про стан і основні тенденції розвитку виробничо-технологічних розробок проблеми, предмета.

      В)  Техніко-економічний  реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку техніко-економічних розробок проблеми, предмета.

      Г) Комплексний  реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і тенденції розвитку теоретичних, експериментальних, виробничо-технологічних і техніко-економічних аспектів розробок проблеми, предмета.

   3. Аналітичні огляди поділяються на такі види:

      а)  Науково-технічний  аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел,   аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

      Б) Виробничо-технологічний аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел,   аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку виробничо-технологічних аспектів предмета, проблеми і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

      В)  Техніко-економічний  аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел,   аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку розробок техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.

      Г) Комплексний  аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.

     Ґ) Порівняльний  огляд – первинний документ, який містить _на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-економічних аспектів проблеми, предмета, галузі народного господарства в Укріїні і за кордоном.

      Д)  Прогностичний  огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел (в тому числі і з раніше зроблених прогнозів), аргументовану авторську оцінку наявної ситуації, тенденцій, темпів і прогнозів розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, галузі і конкретні шляхи подальшого науково-технічного і соціально-економічного та соціально-культурного прогресу.

      Е) Науково-популярний  огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, викладену доступно для читача-неспеціаліста.

      Відповідно  перелік питань, які необхідно  відобразити у кожному з видів  оглядів, варіюється. Наприклад,  у науково-технічному огляді необхідно  відобразити предмет і методи дослідження, взаємозв’язки або неузгодженість нових даних із старими теоріями, гіпотезами; результати і висновки, зроблені авторами першоджерел та ін. У виробничо-технологічному огляді особливу увагу слід приділити принциповим особливостям конструкцій, технологій, їх перевагам і недолікам. У техніко-економічному огляді необхідно висвітлити, наскільки економічним, технологічним, конкурентоспроможним є предмет, наскільки складним є напрям, скільки потребує часу, людських і матеріальних витрат, які труднощі принципового порядку очікуються, з чим вони пов’язані.

      За формою подання, яка відображає оперативність оглядової інформації, огляди поділяються на такі види:

      Оглядова довідка – огляд поточних матеріалів з вузькоспеціального питання.

      Щорічний огляд – огляд за рік, при укладанні якого можуть бути використані оглядові довідки.

       Оглядова стаття – огляд, який охоплює матеріал за певний період (3-10 років). При його укладанні можуть бути використані щорічні огляди. Може бути опублікований у журналах і тематичних збірках.

      Огляд монографічного типу – огляд, який характеризується багатоаспектністю, охоплює матеріал терміном понад 5-10 років; при його укладанні можуть бути використані оглядові статті; публікується у вигляді брошури, книги. З наведених визначень видно, що всі форми подання оглядів взаємопов’язані, одна форма оглядового документа може передувати іншій (але не обов’язково).

 

 

Висновки

 

Підсумовуючи  усе вище сказане слід зазначити  що, продукт створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч ,це: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно. Адже інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. А рішення, в свою чергу –  це серія правильних рішень з кількох альтернативних можливостей, які обирає керівник для своєї організації в цей час, в цьому місці, тобто як планувати, мотивувати, організувати, контролювати.

      Також будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов’язана проблема так званої пастки часу. Її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу.

      У цьому  контексті варто згадати відомого  американського менеджера Лі Якокку, який, підкреслюючи роль фактора часу в бізнесі, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації.

      Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.