Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій

 

 

 

Курсова робота

з дисципліни

 «Інформаційний менеджмент»

на тему:

«Інформаційно-аналітичний  процес: суть, принципи, інструментарій »

 

 

 

 

Зміст

 

Вступ  ……………………………………………………………………………..3   

Розділ 1 Інформаційно-аналітичний  процес: суть, принципи, інструментарій…………………………………………………………………….5

1. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу……………………………………………………………….5
2. Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. «Пастка часу»………………………………………….8
3. Інформаційна робота як процес творчого мислення……………..14
4. Оціночна діяльність і прогнозування в інформаційно-аналітичному процесі………………………………………………17

 

Розділ 2 Інформаційно-аналітична діяльність у системі управління………23

1. Інформаційне забезпечення управління…………………………23
2. Види інформаційно-аналітичної діяльності……………………..31
3. Класифікація оглядово-аналітичної інформації…………………42

Висновки………………………………………………………………………..47

Посилання на використану  літературу……………………………………….48

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

      На сучасному  етапі розвитку суспільства стрімко збільшуються обсяги повідомлень. До того ж спостерігаються випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб’єктів інформації. В результаті підвищуються витрати часу на перевантаження» різних ланок управління. У свою чергу, стрімке поширення новітніх засобів зв’язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно-психологічних операцій. Тому актуальність інформаційно -аналітичного процесу на сьогоднішній день є досить значною, бо він являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Адже  глибокого розуміння змісту повідомлень, своєчасного виявлення та нешкодження впливу факторів, що можуть призводити до викривлення інформації.

      Дане  питання порушувалось у працях  відомих авторів, зокрема, Матвієнко  О.В., Кумицького С.П., Бідняка М.Н., Андрушківа Б.Н. та багато інших.

      У першому  розділі висвітлюється суть, принципи  та інструментарій інформаційно-аналітичного процесу; етапи та порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів, а також проілюстровано інформаційну роботу як процес творчого мислення.

      У другому  розділі йдеться про інформаційно- аналітичну діяльність у системі  управління, наводяться види інформаційно- аналітичної діяльності та класифікація оглядово-аналітичної інформації, також висвітлюється інформаційне забезпечення управління.

Мета даної курсової роботи полягає у чіткому обґрунтуванні  суті, принципів та інструментарію інформаційно-аналітичного процесу та його діяльність у системі управління.

      Об’єктом  дослідження є інформаційно-аналітичний  процес.

      Предметом  дослідження є інформаційно-аналітичний  процес управління у всіх сферах  людської діяльності.

      Виходячи з предмета дослідження, об’єкта дослідження та мети курсової роботи поставлені такі завдання:

1. Висвітлити особливості суті та основних принципів організації інформаційно-аналітичного процесу.
2. Визначити етапи і порядок підготовки  інформаційно-аналітичних документів.
3. Висвітлити особливості поняття «Пастка часу».
4. Визначити особливості інформаційної роботи як процесу творчого мислення.
5. Визначити особливості інформаційного забезпечення управління.
6. Висвітлити види інформаційно- аналітичної діяльності.
7. Визначити особливості класифікації оглядово-аналітичної інформації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 1  Інформаційно-аналітичний  процес: суть, принципи, інструментарій.

 

1. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

      Для  розуміння суті та механізмів організації інформаційної  діяльності у сфері

управляння різними  соціальними системами(підприємствами, установами, громадськими організаціями  та ін.) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності — інформаційно-аналітичний процес у сфері підготовки та прийняття управлінських рішень.

      Отже, інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.

      Треба  зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень,які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв’язання конкретних питань, як правило, мають чіткі  термінові межі та у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Це ж стосується й військової сфери, особливо під час бойових дій. Та й у політиці, по при, здавалося б досить часту невизначеність та швидку зміну впливу багатьох факторів, рішення, спрямовані на управління тим чи іншим політичним процесом, мають більш-менш чітко визначений термін реалізації. Звичайно, йдеться про політичні рішення — чи то прийняття якогось законодавчого акта, чи то проведення PR-кампанії — а не про так звані декларації про наміри.

      Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно. Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є :

 · глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

 · правильний відбір фактів, які стосуються об’єкта аналізу;

 · виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і

процесів, причинно-наслідкових  зв’язків[7].

      Як бачимо, вирішальну  роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо. Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, як зазначалось достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об’єкти з необхідним ступенем точності. По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. Ілюстрацією розв’язання дилеми “достовірність інформації — своєчасність інформації” є поведінка фінансових і фондових ринків. Розв’язання дилеми“достовірність — своєчасність” полягає в синтезі цього протиріччя, перетворенні його на тріаду.

       Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.

      Щоб такого не сталося, необхідно пам’ятати слова патріарха менеджменту П.Друкера: “Яку інформацію я повинен надавати співробітникам, з якими я працюю і від яких я залежу? В якій формі? Коли?”. Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим[7].

      Загальновідомо, що лаконічність — сестра таланту. Коротке по-відомлення легше сприймається і краще запам’ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку та прийняття управлінських рішень завжди обмежений. Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим,

доступнішим для споживача, якщо дотримуватись  ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі — точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викла-

дення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

      І нарешті, щоб  викладене у документі повідомлення  було достатньо переконливим, воно  має відображати суттєві причинно-наслідкові зв’язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

 

 

1.2 Етапи і порядок  підготовки інформаційно-аналітичних  документів. «Пастка часу»

      Для того щоб на основі наведених принципів підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. З цією метою може бути запозичений досвід фахівців у сфері стратегічної розвідки. Спочатку розглянемо прямий порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою “від загального — до часткового”. Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів.

      Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою, по якій готується документ, та з суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв’язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.

      На другому етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректність сприйняття підготовленої інформації всіма її споживачами. При цьому необхідно відразу визначити терміни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонімія притаманна не лише побутовій мові та художнім текстам. На практиці має місце і різне тлумачення спеціальних термінів. Наприклад, термін “інвестиції” може вживатись для позначення капітальних вкладень, тобто інвестицій у капітальні активи, які переносять свою вартість на вироб-лені товари і послуги за період часу, що перевищує один рік, — технологічне обладнання, транспортні засоби, будівлі, споруди тощо, тобто в значенні реальних інвестицій. Термін “інвестиції” може вживатись і для позначення фінансових інвестицій — вкладень коштів в акції, облігації та інші цінні папери. І нарешті, термін “інвестиції” може вживатись у значенні кредитів. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практиці, особливо в ЗМІ, включаючи навіть ділові видання, воно має місце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повідомлень, які він опрацьовує. Після завершення підготовчої стадії починається третій етап практичної діяльності — збір необхідних фактів, що передбачає використання різних джерел інформації. Результативність цього етапу за-лежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями. Останні вкрай важливі і тоді, коли виконавець працює в індивідуальному режимі, та тоді, коли він очолює певну групу, яка готує будь-який матеріал. В останньому випадку відповідальний виконавець виступає водночас менеджером відповідної функціональної групи і повинен вміти організувати роботу своїх підлеглих — спланувати навантаження, розподілити роботу між працівниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактів залежно від ступеня своєї інтенсивності може здійснюватись у двох різних режимах, які отримали у фахівців умовні назви “метод мжички” і “метод грози”. Суть першого з них полягає в тому, що інформація постійно