Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій

      Розробка певним суб’єктом імовірних сценаріїв подій як альтернативних для ретроспективи і сучасного етапу, так і перспективного періоду (тобто прогнозування) здійснюється з метою вироблення найкращих варіантів поведінки цього суб’єкта. А оскільки всі перелічені сценарії мають імовірнісний характер, то схематично узагальнений підхід до їхньої побудови можна описати формулою “якщо ... то ...”, тобто якщо складатимуться умови Х1, то, як наслідок, можна очікувати на реалізацію сценарію у1, а якщо складатимуться умови х2, то в результаті найімовірнішою буде ситуація у2. Головна перевага такої схеми прогнозу (оцінки) полягає в тому, що її кінцевим результатом виступає не стільки перелік якихось конкретних кількісних показників, які описують стан відповідного об’єкта, скільки система ймовірних причинно-наслідкових зв’язків і, що особливо важливо, ймовірні сценарії поведінки певних суб’єктів.

      Саме з цих позицій треба підходити до питання про доцільність застосування в певній ситуації відповідного типу прогнозу. Останні поділяються на пошукові та нормативні. Пошуковий прогноз — це визначення можливих станів явища в майбутньому. Мається на увазі умовне продовження в майбутньому тенденцій розвитку явища, яке вивчається в минулому і теперішньому часі, абстрагуючись від можливих рішень, дії на основі яких можуть радикально змінити тенденції, викликати в деяких випадках самоутвердження або самознищення прогнозу. Такий прогноз відповідає на запитання: що, швидше за все, станеться при умові збереження існуючих тенденцій?

      Нормативний прогноз — це визначення шляхів і строків досягнення можливих станів явища, що приймаються в якості мети. Мається на увазі прогнозування досягнення бажаних станів на основі наперед заданих норм, ідеалів, стимулів, цілей. Такий прогноз відповідає на запитання: якими шляхами досягти бажаного? Пошуковий прогноз будується на визначеній шкалі (полі, спектрі) можливостей, на якій потім встановлюється ступінь імовірності прогнозованого явища. При нормативному прогнозуванні відбувається такий самий розподіл імовірностей, але вже у зворотному порядку: від заданого стану до тенденцій, які спостерігаються. Це стохастичний (імовірнісний) опис можливих альтернативних шляхів досягнення цих норм.

      За періодом упередження — проміжком часу, на який розраховано прогноз, — розрізняють оперативні (поточні), коротко-, середньо-, довго- та далекотермінові (наддовготермінові) прогнози. Оперативний, як правило, розрахований на перспективу, протягом якої не очікується істотних змін об’єкта дослідження — ані кількісних, ані якісних. Короткотерміновий — на перспективу тільки кількісних змін, довготерміновий — не тільки кількісних, але, головним чином, якісних. Середньотерміновий охоплює перспективу між коротко- та довготерміновим із перевагою кількісних змін над якісними, далекотерміновий (наддовготерміновий) — перспективу, коли очікуються на-

стільки значні якісні зміни, що говорити можна, власне тільки про найзагальніші перспективи розвитку природи та суспільства. Часова градація прогнозів є відносною і залежить від характеру та мети даного прогнозу. У деяких науково-технічних прогнозах період упередження навіть довготермінових прогнозів може вимірюватися днями, а в геології чи космології — мільйонами років. У соціально-економічних прогнозах, відповідно до характеру та темпів розвитку прогнозованих явищ, емпірично встановлений такий часовий масштаб: оперативні прогнози — до одного місяця, короткотермінові — до одного року, середньотермінові — на кілька (зазвичай до п’яти) років, довготермінові — на період понад п’ять і приблизно до п’ятнадцяти — двадцяти років, далекотермінові — за межами довготермінових. Однак і тут є відмінності, пов’язані з особливостями окремих галузей соціально-економічного прогнозування. Так, у сфері політики діапазон між коротко- та довготерміновістю звужується до меж найближчого десятиріччя, у міському будівництві — розтягується на кілька десятиліть, в економіці — пристосовується до діапазонів протікання мікро- та макроекономічних процесів.За ступенем формалізації всі методи прогнозування діляться на інтуїтивні та формалізовані. Інтуїтивне прогнозування застосовується, коли об’єкт прогнозування або надто простий, або настільки складний, що аналітично врахувати вплив багатьох факторів практично неможливо. У таких випадках вдаються до опитування експертів. Отримані індивідуальні та колективні експертні оцінки використовують як кінцеві прогнози чи як вихідні дані у комплексних системах прогнозування.

При виборі методів прогнозування  важливим показником є глибина упередження  прогнозу. При цьому необхідно  не тільки знати абсолютну величину цього показника, а й віднести його до тривалості еволюційного циклу розвитку об’єкта прогнозування. Для цього можна скористатись безрозмірним показником глибини (дальності) прогнозування τ :

∆t

τ=,

tx

де ∆J — абсолютний час, tx — величина еволюційного циклу  об’єкта прогнозування.

      Формалізовані методи прогнозування діють, якщо величина глибини упередження вкладається в рамки еволюційного циклу об’єкта прогнозування ( τ << 1 ). При виникненні протягом прогнозного періоду “стрибка” в розвитку об’єкта прогнозування ( τ ≈ 1 ) необхідно застосувати інтуїтивні методи як для визначення сили “стрибка”, так і для оцінки часу його здійснення. У цьому випадку формалізовані методи застосовуються для оцінки еволюційних ділянок розвитку до і після “стрибка”. Якщо ж у прогнозному періоді міститься кілька еволюційних циклів розвитку об’єкта прогнозування ( τ >> 1 ), то при прогнозуванні велике значення мають інтуїтивні методи.

      Клас формалізованих методів залежно від загальних принципів дії можна розділити на групи екстраполяційних, системно-структурних, асоціативних методів і методів випереджальної інформації. Залежно від загальних принципів дії інтуїтивні методи прогнозування, можна розділити на дві групи: індивідуальні експертні оцінки та колективні експертні оцінки. Методи колективних експертних оцінок можна віднести до комплексних систем прогнозування (зазвичай неповних), оскільки в останніх поєднуються методи індивідуальних експертних оцінок і статистичні методи обробки цих оцінок.

      Водночас практичні потреби обумовлюють появу нових підходів до оцінки та прогнозування ситуації. Для прикладу можна навести теорію рефлективності, сформульовану відомим бізнесменом Дж. Соросом. Ця теорія базується на тому положенні, що суспільна психологія не лише формується під впливом економічних та інших суспільних відносин, а й активно впливає на перебіг означених процесів. Погляди, що є панівними у певному соціумі, можуть прискорювати або, навпаки, уповільнювати ті чи інші суспільні процеси. Тобто існує рефлективний механізм подвійного зворотного зв’язку між реальністю та уявленням суб’єктів (учасників суспільних процесів) про цю реальність[8].

      У найзагальнішому плані основні положення теорії рефлективності можна викласти таким чином. Люди діють на підставі своїх уявлень про ситуацію (реальність). Ці уявлення так чи інакше можуть відрізнятись від реальності. Тобто сприйняття учасників ринкових та інших суспільних процесів за своєю природою тією чи іншою мірою помилкові в оцінці ситуації та спричиняють відповідно неоптимальну їхню реакцію. У політиці  складається ситуація, що відхиляється від стану рівноваги. Помилковість сприйняття та неоптимальний характер дій можуть поступово взаємно посилюватися, а їхній результат — накопичуватися. Такі умови, далекі від стану рівноваги, за яких уявлення суб’єктів про реальний стан речей не відповідають дійсності, можуть існувати досить довго. Нарешті настає переломний момент, коли помилковість поглядів і неадекватність реакції учасників процесів стають очевидними. Відбувається більш-менш радикальна зміна поглядів і поведінки суб’єктів, а економічний чи інший суспільний процес у результаті може змінити, причому іноді на протилежне, своє спрямування та ряд інших параметрів. Ключова відмінність висунутої Дж. Соросом теорії рефлективності від загальноприйнятих економічних поглядів полягає у підході до стану рівноваги економічних процесів. Теорія рефлективності стверджує, що стан рівноваги є лише моментом руху. До того ж у багатьох випадках суспільні процеси не прагнуть автоматично до стану рівноваги. Останнього можна досягнути завдяки цілеспрямованому регулюючому впливу .

     Ілюстрації до теорії рефлективності дає і новітня історія України як на мікро-, так і на макрорівні. Наприклад, яскраво вираженим рефлективним процесом була скандально відома “трастова епопея” 1993–1994 рр. У цей період ряд довірчих товариств (трастів) і страхових компаній розпочали збір готівкових коштів від населення, обіцяючи їх вкладникам високі прибутки. Перші, іноді досить високі, прибутки виплачувалися за рахунок надходження внесків. Тому спочатку переважаючим серед вкладників трастів і ряду інших фінансових структур, які акумулювали грошові вклади населення, було очікування швидкого збагачення. Але реальні умови — відсутність ефективної інвестиційної діяльності трастів та інших подібних фінансових установ чи навіть присвоєння довірених грошових коштів посадовими особами вказаних комерційних структур — унеможливлювали реалізацію цих очікувань. У результаті основний тренд — динаміка реально отриманого прибутку від внесених вкладів — мав для вкладників в основному зворотну щодо їх очікувань направленість. Однак основний тренд був усвідомлений переважною більшістю учасників подій далеко не відразу. Тому протягом деякого періоду очікування високих прибутків, що переважало серед вкладників, лише посилювалося, аж поки вплив основного тренду, реальних умов не стали очевидними для значної кількості учасників цього процесу. Наслідком означеної епопеї став скандально відомий колапс трастів.

На макроекономічному рівні рефлективного характеру набуває бюджетний процес. Притаманна рефлективність і політичним процесам, які відбуваються на пострадянському просторі[9].

Розділ 2 ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ

2.1. Інформаційне забезпечення управління

      Володіння  достовірною і актуальною інформацією  поряд з умінням ефективно  використовувати адекватні методи  її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми.

      Диференціація  попиту на всі види інформації - наукову, технічну, економічну, урядову,  задоволення зростаючих інформаційних  потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.

      Однією  з особливостей управлінської  праці є постійна необхідність  прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень у системі управління по суті є інформаційним процесом. Рішення - це "згусток" інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб'єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, причому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, поставленій перед системою. Управління, як процес планування, організації, мотивації і контролю, передбачає наявність і єдність двох підсистем керованої і керівної. Взаємодія об'єкта і суб'єкта управління - це перш за все інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією між суб'єктом і об'єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконання поставлених перед нею цілей та потребує зворотного зв'язку надходження інформації про результати. Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Часто для одержання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб'єктом і об'єктом, однак для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії. Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб'єктом і об'єктом управління. Аналіз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати:

      Перший  клас - найбільш прості завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилку та ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами.

      Завдання цього  класу, якщо вони використовуються  для прийняття рішень, називаються  завданнями прийняття рішень  в умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні.

      Другий  клас - більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові Чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного та імітаційного моделювання.

      Третій  клас завдань становлять слабко структуровані завдання, які містять невідомі або не вимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв'язання на основі безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення.

      Четвертий клас завдань становлять завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). У завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.

      П'ятий клас - найбільш складні завдання прийняття рішень, які характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування.

Працівників офісу можна  умовно поділити на такі групи відповідно до виконуваних ними завдань.

      Перша група - керівники (генеральні директори, головні адміністратори, виконавчі директори, начальники відділів), які виконують, як правило, завдання четвертого і п'ятого класів. Творчий елемент їх роботи максимальний, а рутинний зміст мінімальний. Ці працівники несуть найбільшу відповідальність за прийняття рішень і є основними користувачами узагальнених інформаційних ресурсів організації.

       Основна  форма діяльності керівника - ділове спілкування. Для керівника характерний такий розподіл часу протягом дня: ділові контакти - 47%, робота з документами - 29%, телефонні переговори - 9%, відрядження (поїздки) - 6%, аналіз проблем І прийняття рішень - 4%, інше – 5%