Мотивація

^Зміст

 

Анотація

Вступ

1. Структура  управління організацією

1.1. Визначення  поняття і принципи побудови

1.2. Ієрархічний  тип структур управління

1.3. Органічний  тип структур управління

1.4. Вибір організаційної  структури управління

1.5. Вдосконалення  організаційних структур менеджмента

 

2. Взаємодія організації з зовнішнім середовищем
1. Формулювання загальної мети організації
2. Визначення організаційної структури Центру ‘’Торгпреса’’

2.3. Вплив зовнішніх  факторів на організаційну структуру  управління Центру ‘’Торгпреса’’

4. Вплив характеру бізнесу на розмір і внутрішню культуру організації

 

3. Вдосконалення організаційної структури управління Центру ‘’Торгпреса’’
1. Основні аспекти організаційного процесу

3.2. Аналіз діяльності  торгового відділу

3.3. Аналіз функцій  маркетингу та торгової діяльності організації

3.4. Заходи по  вдосконаленню організаційної структури  управління Центру ‘’Торгпреса’’

 

Висновки.

Список використаної літератури.

 

 

Анотація

 

В ході дослідження  діяльності та організаційної структури  управління Центру ‘’Торгпреса’’ було виявлено, що:

- Центр є  організацією бюрократичного типу  з рисами проектної організації;

- організаційна  структура відділів сполучає  елементи функціональної та дивізіональної структурних форм;

- найбільш важливими  факторами зовнішнього впливу є постачальники товарів, поліграфічні підприємства та різні видавництва, закони та провадження державного регулювання, конкуренти та економічна ситуація в Україні.

- в організації  існує три рівні відповідальності  і лінійна передача повноважень;

- організації потрібен спеціаліст з маркетингу та менеджер для розробки стратегії збуту, товарної політики, проведення рекламної компанії, пошуку постачальників і організації ефективної взаємодії між торговим відділом і дільницею експедирування преси та товарів

- існує проблема  збитковості Золотоніської дільниці  роздрібу, збитки на І квартал  2011 року склали 11970 грн, а також проблема перевитрат на утримання виробничого персоналу та на рух товарів. В зв’язку з цим вартість додана управлінням є від’ємною величиною і становить -102070грн. за квартал.

Для вирішення  даних проблем я пропоную вдосконалити організаційну структуру управління шляхом її спрощення, а отже скорочення рівней управління і кількості виробничого персоналу, а також розформування Золотоніської дільниці роздрібу.

Перераховані  заходи принесуть загальну економію в 74860 грн. за квартал, це 85,7% прибутку за І квартал 2011 року. Це підвищить вартість додану управлінням до -27270грн., а рентабельність управління становитиме - 35,5% замість 132,9%.

 

Вступ

 

          «Організаційна структура управління підприємством даної сфери та її вдосконалення в умовах ринку», оскільки саме структура організації повинна забезпечити реалізацію ії стратегії, взаємодію організації із зовнішнім середовищем та ефективне вирішення основних задач організації. І в широкому розумінні задача менеджерів при цьому полягає в тому, щоб обрати ту структуру, яка найкраще відповідає цілям і задачам організації, а також внутрішнім і зовнішнім факторам, що впливають на неї.

"Найкраща" структура - це та, яка найкращим чином дозволяє організації ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно і цілеспрямовано розподіляти і спрямовувати зусилля своїх співробітників, і таким чином, задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою ефективністю.

Дана тема є  актуальною для кожної організації. За умов адміністративно - командної економіки проблема відповідності організаційної структури управління цілям і задачам організацій, а також внутрішнім та зовнішнім факторам, які впливають на неї не вивчалася. Існували організаційні структури бюрократичного типу з жорсткими ієрархічними зв’язками, високим ступенем формалізації, централізованим прийняттям рішень. Дана структура вважалася ідеальною і ефективною. В той же час, зовсім не бралися до уваги, що організаційна структура і її управління не можуть бути стабільними, вони постійно змінюватися і вдосконалюватися у відповідності з умовами які постійно змінюються.

За умов ринкової економіки підприємствам і організаціям необхідно швидко реагувати на зміни зовнішнього середовища і адаптувати ці організаційні структури до цих змін. Тому дана тема детально розроблена в спеціальній літературі, де викладено загальну характеристику організаційних структур, їх види, значна увага приділена нових форм адаптивних структур, питанню вибору і вдосконаленню організаційних структур управління.

Для написання  роботи було обрано організацію Центр "Торгпреса" з розгалуженою структурою, щоб проаналізувати вплив на організацію  зовнішнього середовища і дослідити внутрішній розвиток організації з метою вдосконалення її організаційної структури управління.

Центр ‘’Торгпреса’’  є однією з 24 філій обласного підприємства поштового зв’язку (ОППЗ) ‘’Черкасипошта‘’, яка була організована в самостійний структурний підрозділ ОППЗ за наказом генерального директора для здійснення виробничо - господарської діяльності на принципах госпрозрахунку та самофінансування. Організація є державним підприємством до її основних функцій входить торгівля друкованою продукцією і товарами народного споживання. Центр ‘’Торгпреса’’ обслуговує 23 філіїї ОППЗ ‘’Черкасипошта’’ які розміщені по всій Черкаській області і маючи власну роздрібну торгову мережу здійснює комерційну діяльність на власний ризик з метою одержання прибутку. Всього Центр має 61 торгову точку.

При дослідженні  застосовувалися методи економічного аналізу: порівняння, графічний метод та планування на основі фактичних даних.

 

 

 

1.Структура управління  організацією

 

1.1. Визначення  поняття і принципи побудови

 

Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто. за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто. особами,які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління.

В рамках структури  управління протікає управлінський  процес (рух інформації і прийняття  управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції  управління, а отже - права і відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі менеджмента.

Таким чином, структура  управління включає в себе всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій по їх виконанню. Тому її можна розглядати як зворотну сторону характеристики механізму функціонування (як процесу реалізації структурних зв'язків системи управління). Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту - його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності меті ,що вирішуються і задачами [20, с 107]

Багатогранність утримання структур управління передбачає множинність принципів їхнього формування. Передусім структура повинна відображати мету і задачі організації, отже, бути підлеглою виробництву і змінюватися разом зі змінами , що відбуваються. Вона повинна відображати функціональний розподіл праці і обсяг повноважень робітників управління; останні визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями і поширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. При цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами, але й факторами зовнішньої середовища, рівнем культури та ціннісними орієнтаціями суспільства, прийнятими в ньому традиціями і нормами. Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і при її побудові треба враховувати умови, в яких вона буде функціонувати. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, які діють успішно в інших організаціях, спрямовані на провал, якщо умови роботи відмінні. Важливе значення має також реалізація принципу відповідності між функціями і повноваженнями, з одного боку, і кваліфікацією і рівнем культури - з іншої.

Створення структури  є важливим елементом в організаційній діяльності фірми. Вибір ефективної методики департаментизації і формування усього комплексу організаційних структур - також життєво важливий елемент в діяльності менеджерського корпуса. Як правило, в таких корпораціях при ознаках недоліків в функціонуванні вищої ланки менеджмент вирішує питання про необхідність реорганізації в управлінській структурі.

В теорії західного  менеджменту, основаної на концепціях організаційної поведінки, структура фірми розглядається як найважливіший фактор, що визначає і форми поведінки (діяльності) усього колективу і окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури менеджменту: якій меті вона служить і які управлінські процеси вона забезпечує.

Таким чином, даючи  загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:

- організаційна  структура фірми забезпечує координацію всіх функцій менеджменту;

- структура організації визначає права і обов'язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях;

- від організаційної  структури залежить ефективна  діяльність фірми, її виживання  і процвітання;

- структура,  прийнята в даній конкретній  фірмі, визначає організаційну  поведінку її співробітників, тобто стиль менеджменту і якість праці колективу.

 

    1.2. Ієрархічний тип структур управління

 

Протягом багатьох десятиріч організації створювали такі організаційні структури управління, що отримали назву ієрархічних, або бюрократичних.

Концепція ієрархічної структури була сформульована німецьким соціологом Максом Вебером, що розробив нормативну модель раціональної бюрократії. Вона містила наступні принципові положення: чіткий розподіл праці, слідством якого є необхідність використання кваліфікованих фахівців на кожній посаді; ієрархічність управління, при якій нижчий рівень підкоряється і контролюється вищестоящим: Наявність формальних правил і норм, що забезпечують однорідність виконання менеджерами своїх задач і обов'язків; дух формальної безособовості, з якими офіційні особи виконують свої обов'язки; здійснення найму на роботу в відповідності з кваліфікаційних вимог до даної посади. Об'єктивний характер управлінських рішень виступає в якості гаранта раціональності такої структури.

Ієрархічний тип структури має багато різновидів, але самої розповсюдженою є лінійно-функціональна організація управління, досі широко ще використовується організаціями у всьому світі. Основу лінійно-функціональних структур складає так званий "шахтний" принцип побудови і спеціалізація управлінського процесу по функціональним підсистемам організації (маркетинг, виробництво, дослідження і розробки, фінанси, персонал та ін.). По кожній з них формується ієрархія служб (рис.1.2.1 "Шахтна" структура управління). Пронизує всю організацію згори донизу . Результати роботи кожної служби апарату управління організацією оцінюються показниками, що характеризують виконання ними своїх мети і задач [8, с 112].

Багатолітній  досвід використання лінійно-функціональних структур управління показав, що вони найбільш ефективні там, де апарат управління виконує рутинні, які частіше повторюються і рідко змінюються задачі і функції. Вони виявляються в управлінні організаціями з масовим або багатосерійним типом виробництва, а також при господарському механізмі затратного типу, коли виробництво найменш чутливо до прогресу в області науки і техніки При такій організації управління виробництвом підприємство може успішно функціонувати лише тоді, коли зміни по всім структурним підрозділам відбуваються рівномірно. Але в реальних умовах цього немає, виникає неадекватність реакції системи управління на вимогу зовнішньої середи. Положення посилюється втратою гнучкості в взаємовідносинах робітників апарату управління із-за застосування формальних правил і процедур. В результаті ускладнюється і уповільнюється передача інформації, що не може не відбиватися на швидкості і своєчасності прийняття управлінських рішень. Необхідність погодження дій різних функціональних служб різко збільшує обсяг роботи керівника організації і його заступників, тобто. вищого ешелону управління