Мотивація

_{Аналіз  щодо управління в  організації - діяльність організації чітко  і детально організована, про що свідчать наявність  планів і розпоряджень на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік;}

_{- важко зрозуміти  чи приймаються  сучасні і ефективні  рішення в організації,  адже прибуткова  діяльність не  завжди свідчить  про це, тому що  може бути прийняте  рішення позитивні  наслідки якого  виявляться лише  в майбутньому;}

_{- працівники організації  беруть участь  у прийнятті рішень  в межах своєї  компетенції, але  рішення приймається  безпосередньо керівником;}

_{- в організації  не існує як  такої системи  професійної оцінки  діяльності працівників,  але про діяльність  кожного працівника можна судити з того, наскільки його внесок сприяє досягненню цілей організації, а праця виконанню поставлених конкретних завдань;}

_{- дисциплінарні заходи  в організації  застосовуються як  виключення;}

_{- в організації  практикується делегування  повноважень  нижчим посадам.}

_{Щодо  аналізу мотивацій  і моралі в організації  слід зауважити що:}

_{- система зарплатні  іноді викликає  нарікання з боку  продавців, що  працюють в роздрібній  мережі, оскільки  вони одержують  4% від реалізованих  ними товарів і при цьому не враховується той факт, що кіоск може бути розташований у місці, де проходить незначна кількість людей, а отже і потенційних покупців;}

_{- підтримується  ініціатива і надання нових ідей;}

_{- підтримуються дружні  взаємини працівників  один з одним;}

_{- взаємини працівників з керівництвом носять рівний, стабільний характер, що сприяє узгодженості в діяльності організації;}

_{- працьовитість винагороджується  в організації  преміями, повагою,  визнанням і може просуванням по службі, як наслідком;}

_{- важко зрозуміти,  чи існує  почуття гордості в працівників за свою організації, тут важко бути чесним, але те, що успішне виконання працівником покладених на нього завдань викликає в нього самоповагу і впевненість це безспірно однозначно.}

_{Отже, підводячи підсумок проведеному аналізу, можна зробити певні висновки, що:}

_{- умови праці, оплати, а також мотивації  різняться для  адміністративного  і виробничого  персоналу. Це  викликано не розумінням  керівництва, що  від виробничого  персоналу успішна  діяльність організації  залежить не менше  ніж від адміністрації, а може навіть і більше;}

_{- найбільш слабкими  місцями або вузькими  в складі соціокультури  Центру є робота, відношення працівників  до своєї трудової  діяльності і до  робочого місця,  а також мотивація.}

_{Ці  проблеми є актуальними  в Україні, мабуть, для кожної організації, від підприємства до установи і тут знову відчуваємо вплив економічних обставин.}

_{Розглянемо  питання про стадії розвитку організації.}

_{Існує таке поняття як закон  циклічності, він  дає уявлення про  чотири цикли, через  які проходить життя будь-якої організації. Це дитинство, юність, зрілість і в'янення [17, с. 14]}

_{У випадку, з організацією Центр "Торгпреса" не можна сказати, що вона пройшла через стадії дитинства і юності, оскільки вона виникла як філія великої організації, як формалізований структурний підрозділ, а значить за законом циклічності перебуває на стадії зрілості. Маємо завершене оформлення відділів і ієрархію підпорядкування, що визначається наявністю посадових інструкцій, централізується система управління, але керівництво не використовує цілком директивні методи управління, більше того, організація, під впливом певних факторів та економічних обставин, намагається перебудуватися в деяких сферах діяльності, щоб не втратити гнучкість і активність, і щоб бюрократичність залишалася на розумному рівні і не перетворилася у прогресивну хворобу. Тому кількість і склад управлінців і виробничого персоналу впродовж двох років існування організації стабільні.}

_{Життєдіяльність організації може протікати по чітко  визначеним циклом. Щоб перейти від циклу до циклу, організації необхідно перетворювати виснажуючі кризи. По суті все життя організації - це безперервні перетворення. І ті організації, що нездатні відродити дух інноваційної поведінки, приречені на розорення.}

 

3. Вдосконалення організаційної структури управління Центру ‘’Торгпреса’’

 

3.1. Основні  аспекти організаційного процесу

 

Тепер розглянемо, як структура організації обумовлює  рівні відповідальності, ступінь делегування повноважень, права і обов'язки персоналу та впливу на швидкість прийняття рішень.

Відомо, що організація - це процес створення структури  підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом  для досягнення його цілей. Існує  два основних аспекти організаційного  процесу. Одним з них є поділ  організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям, а інший , більш фундаментальний - взаємовідносини повноважень, що пов'язують вище управління з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу і координації задач [20, с. 308]

При побудові структури системи управління необхідно дотримуватися певних принципів, бо структура є основою системи управління . Вона встановлює ті певні зв'язки між підрозділами , без яких не може функціонувати управління. Один з принципів побудови структури - це визначення ліній влади[26, с.67]

Концепція влади  стверджує, що можна вимагати виконання  чого-небудь від іншої людини. Розглянемо це на прикладі Центру "Торгпреса". Центр є філією ОППЗ "Черкасипошта", а керівником ОППЗ є генеральний  директор який наймає керівника Центру на посаду комерційного директора шляхом укладення з ним контракту. Отже влада дається генеральним директором і реалізується через повноваження. Комерційний директор Центру підзвітний генеральному директорові ОППЗ Директор Центру є початком лінії влади в діях організації. В свою чергу він має право:

1) діяти від  імені обласного підприємства  поштового зв'язку (ОППЗ) на основі  діючого положення без окремого  доручення на це, по питаннях, що відносяться до компетенції  Центру;

2) організовувати  роботу Центру на основі колегіальності та єдиноначала в обговоренні і розв'язанні всіх питань по керівництву Центром зі встановленням конкретної відповідальності посадових осіб за стан справ на дорученій ділянці роботи;

3) надавати пропозиції  керівництву ОППЗ щодо структури Центру, добору, розміщенню керівників структурних підрозділів та спеціалістів;

4) здійснювати  добір і розміщення робітників  в Центрі;

5) заохочувати  працівників Центру та накладати  на них стягнення, у відповідності  з діючим законодавством;

6) перевіряти філії поштового зв'язку в межах своїх повноважень;

7) укладати договори  з видавництвами на розповсюдження  їх видань в роздріб;

8) укладати договори  з постачальниками товарів і  товарно-матеріальних цінностей  виробничої сфери і вести з  ними розрахунки;

9) затверджувати посадові інструкції і положення про структурні підрозділи Центру;

10) проводити  збори трудового колективу по  питанням що стосуються діяльності  Центру;

11) вирішувати  питання по забезпеченню Центру експлуатаційними матеріалами, обладнанням та іншим, для здійснення нормативного виробничого процесу;

12) планувати  діяльність та визначати стратегію  і основні напрямки розвитку  Центру відповідно кон'юнктури ринку продукції, товарів, економічної ситуації та завдань ОППЗ.

Отже ми бачимо, що комерційний директор може наймати працівників і за власним рішенням також наділяти їх владою. Але це влада іншого рівня. Вони підпорядковуються йому і реалізують свої повноваження, які не виходять за межі його повноважень.

Так, комерційний  директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. Таким чином будується ієрархія влади. Структура системи управління набуває ієрархічної форми. В кожній посадові інструкції визначено функції, обов'язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду.

Безпосередньо комерційному директорові підпорядковуються: головний бухгалтер, зам. головного бухгалтера, економіст, начальник торгового відділу, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрам, начальник відділу виробничо - технічного забезпечення та групи по ремонту обладнання, начальник дільниці експедирування. В свою чергу головному бухгалтеру та його заміснику підпорядковуються два бухгалтери, економісту підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що перед бачені посадовою інструкцією. За погодженням з комерційним директором вимагати від структурних підрозділів оперативні та зведені дані з питань перелічених в посадовій інструкції. Начальнику торгового відділу підпорядковуються організатори роздрібної торгівлі Черкаської, Золотоніської та Смілянської дільниць роздрібу та відділу експедирування, завідуючий магазином "Кругозір", начальнику дільниці експедирування - організатор роздрібної торгівлі та сортувальники.

Інженеру з  охорони праці та техніки безпеки  підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в організації структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу дільниць, машин, механізмів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров'ю працюючих.

Начальнику  відділу виробничо-технічного забезпечення підпорядковуються інженер по ремонту кіоскової мережі, електромеханік, слюсар, прибиральниці і сторожі, та група по ремонту обладнання.

Кожний підлеглий  повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання. Кожна посада в ієрархії управління наділяється конкретними правами. Перетин областей влади і повноважень не повинно бути. Якщо працівник не впевнений хто є його начальником, він буде спантеличеним, його праця буде непродуктивна, він буде плутатися в даних йому вказівках. Це призводить також до зниження відповідальності, тому що завжди можна пояснити невиконання роботи протиріччям вказівок, непогодженістю термінів і т.д. Тому в даній організації спостерігаємо три чіткі рівні відповідальності: комерційний директор відповідальний перед генеральним директором ОППЗ, перед комерційним директором відповідальні начальники структурних підрозділів, а перед начальниками структурних підрозділів несуть відповідальність їх підлеглі по відділам.

Взагалі відповідальність - це обов'язок виконувати поставлені задачі і відповідати за їх задовільне вирішення [20, с.309] Чіткий розподіл відповідальності є важливим принципом організації. Будь-яка діяльність працівника в організації характеризується функціями (що він може робити), обов'язками (що повинен робити) і відповідністю (за що повинен відповідати). Функції і обов'язки можуть співпадати, але відповідальність і обов'язки іноді в практиці управління не відповідаючи одне одному. Це буває тоді, коли роботу виконує один, а відповідає за неї інший. Такий стан речей не можна приймати за норму. Відповідальність повинна чітко відповідати обов'язкам працівника, саме з цією метою розробляються посадові інструкції.

Так комерційний  директор несе персональну відповідальність за:

1) виконання  покладених на Центр завдань  і здійснення функцій;

2) стан та  діяльність Центру;

3) формування  та виконання фінансових планів;

4) раціональне  розміщення кадрів;

5) зберігання, облік та раціональне використання товарно-матеріальних цінностей;

6) зберігання  і облік друкованої продукції,  знаків поштової оплати, товарів народного споживання та іншого;

7) додержання  вимог "Правил торгівлі на  Центрі";

8) за додержання  порядку ведення і достовірності бухобліку та статистичної звітності, за правилами застосування чинного законодавства в господарській діяльності;

9) дотримання  трудової, виконавчої дисципліни, трудового  законодавства;

10) забезпечення  безпечних умов праці, дотримання ЗУ "Про охорону праці", вимог правил протипожежної безпеки та нормативних актів по виробничій санітарії;

11) ступінь відповідальності  інших працівників встановленим  посадовим інструкціям, які затверджуються начальником Центру.

В той же час  як обов'язки комерційного директора не передбачені посадовою інструкцією, очевидно вони визначаються умовами контракту.

Проаналізуємо права, обов'язки і відповідальність кожної посадової особи. Розподіл обов'язків  означає визначення масштабу повноважень  і міри відповідальності по кожній посаді [27, с. 73]

Обов'язки та відповідальність головного бухгалтера , замісника , бухгалтерів та економіста майже однакові, їх посадові інструкції різняться тільки за визначенням функцій та прав визначених посадових осіб.

Обов'язки:

- знати поштові  правила, поставки, накази, вказівки, розпорядження та інші керівні  документи по поштовому зв'язку, основи організації праці, економіки та ін.;