Межличностные коммуникативные связи и эффективность управления персоналом

      2.1. Понятие межличностной  коммуникации 

      Межличностные коммуникации могут возникать в  любом виде коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется устная речь. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой обмен информацией. Изучение эффективности межличностных коммуникаций имеет большое значение.

      Эффективная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении как организационной системой в целом так и её частными подсистемами. От умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией,  в большой степени зависит эффективность управления человеческими ресурсами.

      Основной  формой общения в организации, несмотря на появление альтернативных электронных  средств, остаётся личное общение.

      Коммуникативная личность – самая главная составляющая личности вообще, ведь коммуникация занимает 80% всего человеческого существования. (А. Зверинцев)

      Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных  характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности:

       1. Межличностная коммуникация в большинстве случаев оперативнее и достигает своего адресата при минимуме помех.

      2. Межличностный канал формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и сразу же выходит на нужный объект.

      3. Решение многих управленческих  задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинённым, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий.

      4. Межличностная коммуникация один  из лучших способов обсуждения  и решения вопросов, характеризующихся  неопределённостью и двусмысленностью. 

        Межличностная коммуникация освобождена  от большинства формальных, регламентирующих  форму и стиль сообщения рамок,  что делает ее более доступной  и доходчивой. Кроме того, при  личном общении эффект восприятия  может быть усилен за счет  обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника.

      Кроме того, в межличностной коммуникации открываются неограниченные возможности  для использования эффекта обратной связи.

      Именно  от обратной связи зависит эффективность межличностных коммуникаций. Правильные последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих формальных и неформальных механизмов, с помощью которых можно проверить, насколько правильно было истолковано сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется прежде всего эффективностью или неэффективностью обратной связи.

      Условия эффективности обратной связи:

      1. Намерение. Целью обратной связи  являются улучшение качества  работы, повышение ценности каждого отдельного работника.

      2. Конкретность. Обратная связь должна  обеспечивать работников конкретной  информацией, благодаря которой  могут быть установлены способы  исправления сложившейся ситуации.

      3. Описательность. Обратная связь  должна содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.

      4. Полезность. Обратная связь предоставляет  информацию, которую работник может  использовать для улучшения результатов  и качества своего труда, помочь  получить новые знания, сформировать  новые навыки и умения.

      5. Своевременность. Обратная связь  должна осуществляться вовремя,  так как дает возможность внести  коррективы в действия и тем  самым влиять на результаты  процессов.

      6. Готовность. Для эффективности обратной  связи требуется готовность работников  ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.

      7. Ясность и достоверность. Если  информация неверна, то это  формирует предвзятое мнение  и может исказить или привести  к ошибочным коррективам в  деятельности работников.

      В процессе межличностных коммуникаций выделяются три основные фазы.

      1. Докоммуникативная фаза - запросы  и ожиданиями аудитории.

      2. Коммуникативная фаза - процесс непосредственной  реализации запросов.

      3. Послекоммуникативная фаза - использование  полученной информации. 

      Данные  фазы лежат в основе установления методов, средств и способов коммуникации. К их числу относятся: текст символы  и действия. Универсальным средством  межличностных коммуникаций является язык. В процессе коммуникации язык реализуется в виде отдельных текстов. К коммуникативным символам также относятся рисунки, схемы, диаграммы, модели, макеты и т.д. В большинстве случаев они используются для пояснения словесных сообщений, так как позволяют наглядно иллюстрировать преподносимую идею и считаются мощным визуальным средством изображения.

      В коммуникации переплетаются две  формы передачи информации: вербальная и невербальная.

 

      2.2. Вербальная и невербальная  коммуникации 

      Из  двух форм межличностной коммуникации невербальная коммуникация является более древней, вербальная – наиболее универсальной.

      Вербальное  общение - одна из наиболее исследованных  разновидностей  коммуникации. Кроме  того, это универсальный способ передачи мысли. На вербальный язык можно "перевести" сообщение, созданное с помощью  любой другой знаковой системы.

      Существуют  различные способы воздействия  слова на личность. Слово может  оказывать большое воздействие  на подсознание, определяя собой  слова и поступки. Слова могут  влиять на чувства и эмоции человека не только смыслом и значением, но и своим звучанием. Сильнее всего слово воздействует на интеллект, разум, сознание. Данный эффект обусловлен тем, что происходит взаимодействие значения слова с прошлым опытом человека, закреплённым в его памяти. Взаимопонимание означает пересечение знаний и употребляемых слов. Для участия в коммуникации необходимо наличие определенного словарного запаса. Современный человек в своей речи использует от 5 до 10 тысяч слов.

      Речевая сторона коммуникации имеет сложную  структуру и выступает в различных  стилистических разновидностях. Все компоненты коммуникации способствуют её реализации. При общении человек выбирает из возможных средств речевой и неречевой коммуникации те, которые кажутся наиболее подходящими для выражения мыслей в данной ситуации.

      Невербальная коммуникация всегда осуществляется при личном контакте. Невербальные средства могут, как сопровождать речь, так и употребляться отдельно от вербальных средств. Невербальные знаки могут быть разделены на две основные группы: язык тела и паралингвистические средства (внешний вид).

      Язык  тела может многое рассказать о чувствах и намерениях. Он включает пять составляющих:

      Жесты: способ знакового использования рук. Использование жестов для человека становится необходимым, когда другие средства недоступны или мало выразительны. Особый случай – языки глухонемых. С одной стороны, использование визуального канала неизбежно, с другой – это не дополнительный, а основной язык для слабослышащих, поэтому его нельзя включить в данную классификацию.

      Паралингвистические элементы – в отличие от жестов – сопровождают речь, дополняют эмоциональную стороны коммуникации. Параязык говорит о том, как истолковать слова. К паралингвистическим элементам можно также отнести интонацию и тональность и громкость голоса.

      Мимика: способ использования выражения лица. Люди могут наблюдать тончайшие различия в улыбке и взгляде. Считается, что можно распознать характер человека по лицу. При этом человек склонен истолковывать даже природные особенности лица.

      Положение тела: способ держать себя. Оно очень важно при первой встрече. Так, во время собеседования при приеме на работу рекомендуют сидеть прямо, не развалившись на стуле, чтобы продемонстрировать заинтересованность, смотреть в глаза собеседнику, но не очень настойчиво.

      Проксемика: способ использования пространства. Расстояние между собеседниками зависит от возраста, пола, степени знакомства и социального статуса.  Например, недостаточно знакомого человека "держат" на расстоянии вытянутой руки.

      Паралингвистические средства. О личности, социальном статусе, работе нередко  говорит одежда и внешний вид. Характер человека зачастую отражается в цветовых предпочтениях. В современном мире сформировались определенные стереотипы, характеризующиеся именно внешним видом.

 

      Глава 3. Повышение  эффективности коммуникации  

      3.1 Стратегия и тактика в коммуникативном  процессе 

      Для достижения коммуникативных целей  руководитель использует определенные приемы, которые (в зависимости от уровня рассмотрения) называют коммуникативными стратегиями или коммуникативными тактиками.

      Коммуникативная стратегия – это часть коммуникативного поведения или коммуникативного взаимодействия, в которой серия  различных вербальных и невербальных средств используется для достижения определенной коммуникативной цели.

      Коммуникативная тактика рассматривается как совокупность действий в процессе речевого взаимодействия. Это – небольшой масштаб рассмотрения коммуникативного процесса, по сравнению с коммуникативной стратегией. Она соотносится не с коммуникативной целью, а с набором отдельных коммуникативных намерений.

      Коммуникативная цель - стратегический результат, на который  направлен коммуникативный акт.

      Коммуникативное намерение (задача) – тактический  ход, являющийся практическим средством  движения к соответствующей коммуникативной  цели.

      Каждый  работник в той или иной должен обладать определенными коммуникативными навыками. Он должен уметь:

• формировать коммуникативную стратегию;
• пользоваться разнообразными тактическими приемами коммуникации;
• представлять себя (или свою компанию) как участника коммуникативного процесса.

      Все вышеперечисленное работнику необходимо осуществлять эффективно.

      Под эффективностью здесь подразумевается  соотнесение вербальных и невербальных приемов с целями и задачами коммуникации, коммуникативной интенцией и перспективой, системная сплоченность элементов коммуникативной стратегии, практическая целесообразность отдельных тактических ходов.

      Эффективность внутриорганизационной коммуникации или то, насколько затрачиваемые на этот процесс организационные ресурсы (финансовые, человеческие, материальные) способствуют реализации организационных целей, зависит от множества факторов, в частности от индивидуальных.

      Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене. Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем (коммуникационных барьеров), снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. 

 

       3.2 Коммуникационные барьеры 

      Руководитель  должен иметь представление о  процессе восприятия некоторых факторов, что позволяет не допускать снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.

      Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи. Обратная связь крайне важна, поскольку дает возможность  установить точность истолкования переданной информации.

      Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них − задавать вопросы. Еще один способ создания обратной вязи заключается в оценке языка  поз, жестов, интонации человека, которые  указывают на замешательство или  непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревалось сообщить.