Методы разработки эффективных управленческих решений

Руководитель 50-90% всего  времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента:

Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и  передающее ее.

Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

Зарождение идеи.

Кодирование и выбор  канала.

Передача.

Декодирование.

Предлагается следующая  классификация информации:

по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

по принадлежности к  подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию  системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

по форме передачи - вербальная (словесная) информация и  невербальная;

по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

по режиму передачи - в  не регламентируемые сроки, по запросу  и принудительно в определенные сроки;

по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная  и др.;

по стадии жизненного цикла объекта - - по стадии маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

по отношению объекта  управления к субъекту - между фирмой и внешней средой,. Между подразделениями  внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Идея классификации  используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

своевременность;

достоверность (с определенной вероятностью);

достаточность;

надежность (с определенной степенью риска);

комплектность системы  информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов  и т.д.);

адресность;

правовая корректность информации;

многократность использования;

высокая скорость сбора, обработки и передачи;

возможность кодирования;

актуальность информации.

Организация массива  информации. Информационный массив - это  упорядоченная по определенным признакам  совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки  управляющих воздействий.

Цель создания массива  информации - повысить эффективность  управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения  по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность  многократного ее использования;

наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов  управления на всех уровнях;

оперативный поиск и  выдачу информации по запросу;

предохранение информации от искажений;

защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков  информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков  информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления..

Информационный поток  характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую  потребителю принудительно, в не регламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью  условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и  др.).

Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью  новых информационных технологий (НИТ).

новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных  сетей ЭВМ;

новые технологии обработки  информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих  мест;

технологии, исключающие  бумагу как основной носитель информации;

новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - без знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию  рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Методы принятия  решений.

 

Модели и методы принятия решений. В процессе разрешения сложных  проблем с целью усиления способности  менеджеров к принятию обоснованных и объективных решений могут  применятся различные научные методы их разработки и оптимизации, которые принято делить на два основных класса: методы моделирования и методы экспертных оценок.

Методы моделирования (называемые также методами исследования операций) базируется на использовании  математических моделей для решения  наиболее часто встречающихся управленческих задач.

Разработка и оптимизация  решения конкретной проблемы методами моделирования - довольно сложная процедура, которая может быть представлена последовательностью основных этапов:

постановка задачи;

определение критерия эффективности анализируемой операции;

количественное измерение  факторов, влияющих на исследуемую  операцию;

построение математической модели изучаемого объекта (операции);

количественное решение  модели и нахождение оптимального решения;

проверка адекватности модели и найденного решения анализируемой ситуации;

корректировка и обновление модели.

Количество всевозможных конкретных моделей почти так  же велико, как и число проблем, для решения которых они разработаны. Назовем наиболее распространенные типы моделей.

Модели теории игр. Большинство хозяйственных операций можно рассматривать как действия, совершаемые в условиях противодействия. К противодействиям следует относить такие, например, факторы, как авария, пожар, кража, забастовка, нарушение договорных обязательств и т.п. Однако наиболее массовый случай противодействия - конкуренция. Поэтому одним из важнейших условий, от которого зависит успех организации, является конкурентоспособность. Очевидно, что возможность прогнозировать действия конкурентов - существенное преимущество для любой коммерческой организации. Принимая решение, следует выбирать альтернативу, позволяющую уменьшить степень противодействия, что в сою очередь снизит степень риска. Такую возможность предоставляет менеджеру теория игр, математические модели которой побуждают анализировать возможные альтернативы своих действий с учетом возможных ответных действий конкурентов.

Первоначально разработанные  для военно-стратегических целей  модели теории игр принимаются и  в бизнесе для прогнозирования  реакции конкурентов на принимаемые решения, например, на изменение цен, выпуск новых видов товаров и услуг, выход на новые сегменты рынка и т.п.

Так, принимая решение  об изменении уровня цен на свои товары, руководство фирмы должно прогнозировать реакцию и возможные  ответные действия основных конкурентов. И если с помощью модели теории игр будет установлено, что например, при повышении цены конкуренты не сделают того же, организация, чтобы не попасть в невыгодное положение, должна отказаться, от этой альтернативы и поискать другое решение проблемы.

Следует, однако, отметить, что используются эти модели довольно редко, так как слишком упрощены по сравнению с реальными экономическими ситуациями, настолько изменчивыми, что полученные прогнозы бывают не слишком достоверны.

Модели теории очередей или оптимального обслуживания используются для нахождения оптимального числа каналов обслуживания при определенном уровне потребности в них. К ситуациям, в которых такие модели могут быть полезны, относятся, например, определение количества телефонных линий, необходимых для ответов на звонки клиентов; троллейбусов на маршруте, необходимых, чтобы на остановках не скапливались большие очереди; операционистов в банке, чтобы клиенты не ждали, пока ими смогут заняться, и т.п. Проблема здесь заключается в том, что дополнительные каналы обслуживания (больше телефонных линий, троллейбусов или банковских служащих) требуют дополнительных ресурсов, а их загрузка неравномерна (избыточная пропускная способность в одни периоды времени и появление очередей - в другие). Следовательно, нужно найти такое решение, которое позволяет сбалансировать дополнительные расходы на расширение каналов обслуживания и потери от их недостатка. Модели теории очередей как раз и служат инструментом нахождения такого оптимального решения.

Модели управления запасами. Любая организация должна поддерживать некоторый уровень запасов своих  ресурсов, чтобы избежать простоев или перерывов в технологических  процессах и сбыте товаров  или услуг. Для производственной фирмы необходимы определенные запасы материалов, комплектующих изделий, готовой продукции, для банка - денежной наличности, для - больницы - лекарств, инструментов и т.д. Поддержание высокого уровня запасов повышает надежность функционирования организации и избавляет от потерь, связанных с их нехваткой. С другой стороны, создание запасов требует дополнительных издержек на хранение, складирование, транспортировку, страхование и т.п. Кроме того, избыточные запасы связывают оборотные средства и препятствуют прибыльному инвестированию капитала, например, в ценные бумаги или банковские депозиты.

Модели управления запасами позволяют найти оптимальное  решение, т.е. такой уровень запаса, который минимизирует издержки на его  создание и поддержание при заданном уровне непрерывности производственных процессов.

Модели линейного программирования применяют для нахождения оптимального решения в ситуации распределения  дефицитных ресурсов при наличии  конкурирующих потребностей. Например, с помощью модели линейного программирования управляющий производством может определить оптимальную производственную программу, т.е. рассчитать, какое количество изделий каждого наименования следует производить для получения наибольшей прибыли при известных объемах материалов и деталей, фонде времени работы оборудования и рентабельности каждого типа изделия.

Большая часть разработанных  для практического применения оптимизационных  моделей сводится к задачам линейного  программирования. Однако с учетом характера анализируемых операций и сложившихся форм зависимости  факторов могут применятся и модели других типов: при нелинейных формах зависимости результата операции от основных факторов - модель нелинейного программирования; при необходимости включения в анализ фактора времени - модели динамического программирования; при вероятности влияния факторов на результат операции - модели математической статистики (корреляционно-регрессионный анализ).

Методы экспертных оценок. При разработке и обосновании  многих решений, которые полностью  или частично не поддаются количественному анализу значительный эффект приносят методы экспертных оценок.

Сущность экспертных методов принятия решений заключается  в получении ответов специалистов на поставленные перед ними вопросы. Информация, полученная от экспертов, в целях минимизации погрешностей и влияния субъективного фактора обрабатывается с помощью специальных логических и математических процедур и преобразуется в форму, удобную для выбора решения.

Для подготовки и проведения экспертизы формируется организационная  группа, обеспечивающая условия для эффективной работы экспертов. Основные задачи этой группы:

постановка проблемы, определение цели и задач экспертизы;

разработка процедуры  проведения экспертизы;

отбор, проверка компетентности и формирование группы экспертов;

проведение опроса экспертов и получение их оценок;

обработка, формализация и интерпретация полученной информации.

Среди методов экспертных оценок широко распространены и используются на практике методы группового опроса: метод комиссий, метод "мозговой атаки", различные модификации метода "Дельфи". Большое значение этих методов состоит в том, что они усиливают элемент коллегиальности в процессе принятия сложных решений и, используя интуицию и коллективную генерацию идей, позволяют находить новые, оригинальные решения проблем, к которым нельзя прийти с помощью только логических рассуждений.