Коммуникационный процесс на предприятии

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Кафедра менеджмента и маркетинга

Заочная форма обучения 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ    РАБОТА

Специальность: «Финансы и кредит»

Дисциплина: «Менеджмент»

Регистрационный номер № 2949                       Шифр № 080105

Студент: Мунасипова Татьяна Александровна                               

                                           (фамилия, имя, отчество) 

II курс   3 группа

Оценка __________           Подпись преподавателя ___________

               (зачет, незачет) 
 
 
 

УФА 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

                                                                                Стр.

       ВВЕДЕНЕНИЕ          3

       1 Коммуникационный процесс в организации

       1.1 Сущность коммуникационного процесса     3

       1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса   4

       1.3 Виды коммуникаций в организации      9

       1.4 Формы и стили коммуникационных процессов    14

       1.5 Эффективность коммуникационных процессов    17

       2 Проблемы, возникающие в процессе коммуникации, и пути их решения          18

       3 Характеристика организации

       3.1 Организационно-правовая форма организации    23

       3.2 Миссия организации и цели       24

       3.3 Организация в виде системы       24

       3.4 Организационная структура предприятия     25

       3.5 Факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия 27

       3.6 Методы управления в организации      28

       3.7 Роль руководителя в управлении  предприятием    28

       4 АНАЛИЗ ПРАКТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ПО  КОММУНИКАЦИОННЫМ ПРОЦЕССАМ В ОРГАНИЗОЦИИ        29

       Приложение  А1         32

       Библиографический список      33 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Если люди не могут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

     Данная  работа посвящена коммуникациям  – тому, в чем каждый участвует  ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый шаг необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

     Цель данной работы — ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с сложностями на пути к пониманию сути сообщений, с тем, что нужно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за их пределами. 

     1 Коммуникационный  процесс в организации

     1.1 Сущность коммуникационного  процесса 

     Коммуникации (от лат. - передаю общее) - это передача информации от одного лица к другому, причем субъектами могут быть как организации, группы, подразделение.

     Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми, организацией и внешней средой.

     Без коммуникаций невозможна любая деятельность, тем более управленческая. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, сложный по своей природе. Необходимо, чтобы мысли и слова были понятны другим людям.

     Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к  объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

     Существуют  цели коммуникаций:

     1. Обеспечение эффективного обмена  информацией между субъектами  и объектами управления.

     2. Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена  информацией.

     3. Создание информационных каналов  для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

     Основная  (т.е. обобщенная) цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения людей. Многие сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. 

     1.2 Элементы и этапы  коммуникационного  процесса 

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

     1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

     2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

     3. Канал, средство передачи информации.

     4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанными взаимосвязанными этапами является:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование.
3. Выбор канала.
4. Передача.
5. Декодирование.

 

                         Формулирует или отбирает      Кодирует и выбирает       Передает по каналу        Декодирует

     Отправительà--àИдеяà---àСообщениеà--àПолучательà-----

       ----àПонята ли идея?

     Рис.1 Простая модель обмена информацией

     Также необходимо учесть две важные концепции  это шум, который сопровождает все  этапы, и обратную связь, которая подтверждает правильность переданного сообщения, Рис.2.

     1.Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лозунг этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».

     Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество  факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

     Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать  неудачно, поскольку по отношению  к ним именно так действует  высшее руководство. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство.

     2. Кодирование. Процесс трансформирования идеи в обращение, которое может быть передано. Чтобы идея стала сообщением, необходимо закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов, таким образом кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков.

     Умение  говорить, писать, жестикулировать, позировать играет важную роль в способности отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю. В качестве системы кодовых знаков могут выступать:

     -речевые системы, в основе которых лежит устная речь;

     -системы письма;

     -знаки телодвижений;

     -язык жестов;

     -видеосистемы;

     -звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

     В результате кодирования формируется  обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащие отправителю  идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

     3. Выбор канала. Выбор средства передачи (телефон, интернет, ICQ, газеты, радио, и др.). Он должен быть совместим с типом символов для кодирования. Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. (Например, картина достойна тысячи слов, но не при передачи по телефону). Выбор средства передачи не должен ограничиваться только одним каналом, необходимо два или несколько средств. (Например, устное плюс письменное сообщение делают обмен более эффективным).

     4.Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

     5. Декодирование. Получив сообщение, адресат декодирует (дешифрует) его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя. Но понимание идеи получателем может быть иным, чем у отправителя.

     С точки зрения отправителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него автор послания. Для подтверждения ожидаемого результата необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами. Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке проходит все стадии коммуникативного процесса. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.