Коммуникационный менеджмент, как вид профессиональной деятельности и его взаимосвязь с PR-деятельностью

      план деятельности,

      темати­ческий план выставки и своего раздела,

      сведения о натурных образ­цах, макетах, моделях, крупноформатных диапозитивах, таблицах, графиках и фотографиях, предназначенных для демонстрации;

      за­помнить их размещение в будущей экспозиции, назначение и цели их демонстрации.

2.2. Разработка плана деятельности (activity plan) компании «Парус»

При организации выставки составление данного пункта просто необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будущей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В плане деятельности подробно расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за органи­зацию и увязку всех мелочей (конкретно), за доставку материалов на стенд.

Экспозиционный план представляет собой схему (порядок) и место расположения экспонатов. По нему можно представить со­держание и объем необходимой работы. Он должен дополняться ин­формационными материалами, которые обеспечивали бы организа­торам стендовой работы широкие возможности выбора, широкую свободу использования сведений в зависимости от складывающейся ситуации.

Для этого стендист должен иметь полное представление о технических и эксплуатационных характеристиках экспонатов, оценивать их достоинства, сравнивать с зарубежными и отечествен­ными аналогами, владеть данными о торговых и экспортных возможностях их производства и поставки др. Для получения таких сведений некоторые организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анке­ты исключительно для экспонентов.

В процедуре отбора материалов и оборудования и подготовки к выставке своих экспонатов должны быть привлечены не только производители работ, но и те, кто будет демонстрировать их работу и эксплуатировать.

Важно еще до отправки экспонатов проверить их качество, комплектность, правильность упаковки и маркировки оформления документации, одним словом, всего того, что обеспечи­вает своевременность доставки груза к месту назначения, успешный монтаж и правильную последующую эксплуатацию. Для этого нуж­но руководствоваться положениями ГОСТ 20519-758 «Экспонаты для ярмарок и выставок».

Еще до начала работы по подготовке к выставке необходимо четко определить цели и задачи. Формулируя цели, необходимо четко отличать, на какие целевые группы будет направлено воздей­ствие и какими средствами обладает организатор выставки, чтобы удовлетворить потребности конкретной целевой группы.

Таблица 2. Стоимость различных этапов предвыставочной деятельности

Не всег­да в качестве целевой группы выступают прямые покупатели, ими могут быть сами производители, дилеры или представители других важных для рекламодателя сегментов рынка.

После определения целей участия в выставке нужно выбрать (уточнить) интересующую организатора выставки аудиторию и разработать механизм установ­ления и поддержания связей с целевой общественностью. Комплекс подготовительных мероприятий обычно включает подборку главных действующих лиц и разработку общего сценария работы, подготовку декораций, дополнительное оформление.

Таким образом, подготовка к конкретной выставке начинается задолго до установки экспозиций.

Крупные фирмы делают заявки для участия сразу в нескольких выставках.

Компания «Парус» может позволить себе участвовать во всех тематических выставках: и общих, и узкоспециа­лизированных, чтобы показать себя, посмотреть на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять конкурентам, что они конт­ролируют рынок.

Рабочая группа, участвующая в подготовке к выставкам, сопро­вождает подготовленный материал своими пожеланиями, возмож­ными отклонениями от плана по тем или иным обстоятельствам.

Важно, чтобы она имела достаточно прав при принятии решений и четко ограниченную свободу действий (ресурсов), так как в про­цессе подготовки к выставке обычно возникает множество проблем, не стоящих внимания высшего руководства, но требующих срочного решения. Это обстоятельство требует балансирования полномочий среди оперативных работников в соответствии с приоритетом вы­полнения неотложных работ.

Выставка, как и любой другой компонент маркетинговых коммуникаций, призвана решать конкретные задачи, результаты которых всегда должны быть согласованы со стратегическими целями фир­мы. Правильно сформулированные цели компании по участию в вы­ставке определяют общий успех.

Каждая поставленная цель должна иметь четкий механизм ее достижения, приводящий к определен­ному конечному результату, т.е. то, что можно подсчитать или измерить.

В качестве критериев оценки результатов могут выступать; визиты покупателей на стенд, количество совершенных покупок и проведенных переговоров, в результате которых была установлена обратная связь с покупателями или партнерами, и др.

Дизайн многих стендов на выставках может использовать, например, интерактивные технологии — аудио- и видеотексты, компакт-диски, телефонную связь, корпоративные телевизионные сети, компьютерные конфе­ренции и виртуальную реальность.

На стендах обычно работают лучшие торговые представители компании, которые осуществляют личные контакты с высшими руководителями, представляющими различные посред­нические агентства. Важно, чтобы расходы на выставки были ниже издержек на рекламу или личные звонки на заключение сделок»[11].

На этапе разработки и размещения экспозиций дизайнерский креатив должен коснуться не только оформления стенда, но и твор­ческого распределения пространства экспозиций и помещений для работы менеджеров. Устанавливаются основные правила игры, по которым в дальнейшем будет идти работа с посетителями.

Зара­нее вычленяются предметы и композиции, которые должны быть хорошо видны клиентам, и места, которые будут скрыты от посто­роннего взгляда. Также определяются экспозиции, вещи, к которым можно прикасаться, а к которым нельзя.

Предварительная работа с менеджерами должна строиться по следующим направлениям:

      устанавливаются правила работы на стенде (время участия конкретного сотрудника, его функции, права и обя­занности),

      проводится инструктаж (непосредственно перед началом работы делается детальный разбор действий сотрудников на стенде и ситуаций, которые могут возникнуть во время работы),

      осущест­вляется контроль (предполагает, установление определенных форм отчетности для каждого сотрудника),

      проводится уточнение данных, которые необходимо собрать дополнительно, и делается анализ вы­полненной работы после каждого дня выставки и уточнение задач на следующий выставочный день.

В качестве технологии[12] можно организовать любой комплекс мероприятий, но только не в ущерб целям и содержанию работ. Сюда можно включить различные развлекательные мероприятия, костюмированные шоу с привлечением профессиональных актеров, лотереи и розыгрыши с почетной церемонией награждения и другие интересные мероприятия.

Не менее важным направлением подготовки к выставке является планирование потоков клиентов в различное время работы выставки. Это касается и планировки рабочего пространства, и расстановки сотрудников фирмы в заранее определенных местах.

Если разме­стить стенд в начале выставки, то вполне очевидно, что большинство посетителей сразу не обратят на него внимания или же просто оки­нут его беглым взглядом.

Осмотрев другие экспозиции, на обратном пути они, вероятнее всего, посетят этот стенд. В этой ситуации од­них нужно ориентировать на работу с входящим потоком клиентов, а других — на выходящий поток.

Вывод:

Компания «Парус» до настоящего времени выставочный компонент коммуникационного менеджмента использует недостаточно полно, чем и объясняется необходимость разработки мероприятий по участию компании на этом сегменте рекламного рынка.

Разработанные в курсовом проекте рекомендации по организации выставочного коммуникационного менеджмента для компании «Парус» может позволить ей участвовать во всех тематических выставках: и общих, и узкоспециа­лизированных, чтобы показать себя, посмотреть на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять конкурентам, что они конт­ролируют рынок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По итогам проведенного исследования можно сформулировать следующие выводы.

Паблик рилейшнз — один из важных и активно развивающихся элементов современного цивилизованного рыночного механиз­ма, непосредственно связанного с исследованием и формирова­нием непрерывно изменяющегося спроса и предложения на то­вары, продукцию и услуги во всех отраслях российской и миро­вой экономики, повышением на этой основе эффективности производства и коммерческой деятельности, удовлетворением потребностей людей в других сферах общественной жизни.

Система связей с общественностью в коммуникационном менеджменте должна служить упрочению взаимопонимания фирмы с вешней социальной средой. Выставоч­ная деятельность компании должна обеспечить информирование о себе как всей общественности, так и более конкретных целевых групп и проводить мониторинг общественной реакцию на свои действия. Службы свя­зей с общественностью выставочных организаций должны создавать благоприятные условия для реализации намеченных проектов или решения управленческих задач, стоящих перед фирмой.

Компания «Парус» до настоящего времени выставочный компонент коммуникационного менеджмента использует недостаточно полно, чем и объясняется необходимость разработки мероприятий по участию компании на этом сегменте рекламного рынка.

Разработанные в курсовом проекте рекомендации по организации выставочного коммуникационного менеджмента для компании «Парус» может позволить ей участвовать во всех тематических выставках: и общих, и узкоспециа­лизированных, чтобы показать себя, посмотреть на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять конкурентам, что они конт­ролируют рынок.

В заключение отметим, что развитие современного профессионального бизнеса нераз­рывно связано с концепцией паблик рилейшнз, ее принципами в области соз­дания благоприятных внешних условий для формирования дело­вой активности, без которой риск может оказаться неоправдан­ным, цели не достигнутыми.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Аминов И. И. Психология делового общения: учебное пособие, М.: Омега Л, 2006.

2.      Бакулев Г. П. Массовая коммуникация. Западные теории и концепты. М., 2005.

3.      Бочаров М.П. Место PR в системе маркетинговых коммуникаций// Маркетинговые коммуникации.  2001. № 5. С. 29–32.

4.      Бочаров М.П. Экономические исследования в PR-деятельности// Маркетинговые коммуникации. 2002. № 4. С. 33–38.

5.      Буари Филипп А. Паблик рилейшнз или стратегия доверия. М.: «Инфра-М», 2001.