Коммуникации в управлении производством на примере СЗАО «Могилевский вагоностроительный завод»

    1. Плохо сформулированные сообщения.

    Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли  с точно и последовательностью, а также составлять предложения  лексически грамотно.

    Хотя  о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы  она обладала какой-то ценностью, она  должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и  передано таким образом, что может  быть понято получателем.

    2.Ошибочный  перевод информации на различных  этапах передачи.

    Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку  дает возможность установить, действительно  ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который  вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в  оценке языка поз, жестов и интонаций  человека, которые как будто указывают  на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов  работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается  то, что намеревались сообщить. В  той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией, могут  действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть  системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной  части организации в другую с  целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант  системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения  информации от руководителей и рабочих  буквально по сотням вопросов.

    3. Искажение сообщений.

    Для решения этой проблемы необходимо  установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с  целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат  при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

    В организации, как правило, издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных  можно   издавать статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых  сотрудников.

    4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;

      Руководство компании необходимо  использовать все возможности  для организации встреч с коллективами  на местах работы. А также   служба персонала совместно с  руководством компании должна  разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное  и регулярное информирование  всех сотрудников о направлениях  деятельности компании, ее стратегии,  социальной политике, о новых  проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и  обществе.

    Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал и рабочие рассылают  и получают. Электронная почта  дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить  традиционно неиссякаемый поток  телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

    5. Психологический настрой;

    Необходимо  усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникаций. А  именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях  всего трудового коллектива, где  будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

    Распространять  неформальные коммуникации на празднованиях  дней  рождений, встречи «Нового  Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным  ребенком.

    Такой системой коммуникаций руководитель оградит  себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между  отделами, сократит, на сколько это  возможно, утечку информации. В тоже время обеспечит вниманием своих  подчиненных и предоставит всевозможные пути для «обратной связи». Также  подчиненные с помощью такой  организации коммуникаций могут  видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается  на коллективных праздниках. 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    В курсовой работе были рассмотрены теоретические аспекты коммуникационного процесса, исследовала элементы и этапы.

    Коммуникации  – это обмен информацией между  двумя людьми и более. Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении  документов. Коммуникациями признан  весь процесс производства и управления. Коммуникации подразделяются на две  большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

    Значение  коммуникаций трудно переоценить, они  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. Руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. Коммуникации необходимы для Утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

    Хорошо  налаженные коммуникации содействуют  обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области  коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

    Как уже было описано выше, внутриорганизационные  коммуникации должны обладать рядом  характеристик: 
       1. Быть ясными и точными.

    2. Прозрачными, а сообщаемые сведения  – основанными на достоверных  фактах.

    3. Должны взывать к лучшим интересам  людей и помогать бороться  с атмосферой недоверия в коллективе.

    В идеале информация о принятом решении  должна доходить до работников еще  на стадии его подготовки, так как  утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует  снова и снова возвращаться к  его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

    Что касается коммуникативных барьеров, нужно заметить, что помимо объективных  причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления  людей, отвергающих новые идеи в  силу их новизны, кажущейся с первого  сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие  снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

    В работе был проанализирован коммуникативный  процесс на предприятии машиностроения методом наблюдения и анкетирования, выявлены недостатки коммуникаций и  представлены выводы. 

    В качестве мероприятий по совершенствованию  коммуникаций на основе выявленных 5 проблем были предложены:

• Регулирование информационных потоков;
• Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений;
• Совершенствование в организации систем обратной связи;
• Совершенствование системы сбора предложений;
• Создать специальное подразделение (для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе);
• Поднять на должный уровень обеспечение информацией;
• Подключение к Интернету;
• Исключить отвлечения от основной работы. 
  

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бизнес-коммуникации // Служба кадров, 2002, №10.
2. Брэддик У. Менеджмент в организации: Учебник.– 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА, 2000.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Высшая школа, 2005.
4. Десслер Г. Управление персоналом: Учебное пособие. / Под ред. Шленова. – М.: БИНОМ, 2000.
5. Зайцева О. А., Радугин А. А., Радугин К. А., Рогачева Н. И.. Основы менеджмента: Учеб. Пособ. – М.: Центр, 2008.
6. Изменения и внутрифирменные коммуникации // Управление персоналом, 2002, №10.
7. Ковалев Г. Д. Инновационные коммуникации – М., 2000 г.
8. Концепция менеджмента / Э.М. Коротков, Москва, «Дека», 2006.
9. Коротков Э. М. Концепция менеджмента - М., 2007 г.
10. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент: Учебное пособие.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007.
11. Маркетинг взаимодействия: философия и методология межфирменных коммуникаций // Маркетинг, 1999, №3.
12. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. – М.: Дело, 2002.
13. Молл Е.Г. Менеджмент. Организационное поведение: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001.
14. Организационное поведение / Ю.Д. Красовский, Москва, «Юнити», 2004.         
15. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Москва, «Дело», 2002.
16. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник. –2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА – М, 2001.
17. Управление - это наука и искусство / А. Файоль,  Т. Эмерсон,         Ф. Тейлор,  Г. Форд,  Москва, «Республика», 1992
18. Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации – М., 2002 г.
19. http://www.minprom.gov.by
20. http://www.minfin.gov.by
21. http://mogvagonzavod.ru

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ПРИЛОЖЕНИЕ  А

    Схема 1:  ”Классификация преград в процессе коммуникаций”