Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

    Межличностные коммуникации делят также на:

• вербальные (словесные);
• невербальные,   призванные осуществить      обмен      информацией  без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

    Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

    Рассмотрим более  точно межличностные и организационные  коммуникации, их  понятие, преграды, и характеристику.

    Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие  между людьми.

    Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие  внутри организации между ее сотрудниками.

    Межличностные коммуникации могут быть как между  сотрудниками одной фирмы, так и  между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

    Организационные  коммуникации  затрагивают  только  одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

    В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные  коммуникации.

    Таким образов, преграды, возникающие при  межличностных и организационных  коммуникациях, по своей сути практически  ничем не отличаются друг от друга.

    Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно  тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном  случае имеет место безуспешная  коммуникация.

    Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами (преградами).

    Различают коммуникационные барьеры макро - и микроуровня.

    Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

    К таким барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

    Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

      К ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

    Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных  коммуникаций также можно представить в виде схемы 1 (приложение А).

    Затрудняют  коммуникации также предвзятые представления  людей, отвергающие новые идеи в  силу их новизны, кажущейся с первого  взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными  условиями (стереотипы).

    В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс  обратной связи, снижается результативность данного сообщения.

     

 

    1.2 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика, информация в коммуникационном процессе

    Коммуникационный  процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

    Его цель: обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

    Коммуникационный  процесс – это взаимодействие совокупности элементов.

    Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
2. Сообщение – непосредственно информация;
3. Канал – средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
4. Получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

    Коммуникационный  процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;
2. Выбор канала передачи информации;
3. Передача сообщения;
4. Интерпретация сообщения.

    Например, генеральный директор торговой фирмы  решил обсудить с менеджерами  магазинов вопрос о состоянии  и улучшении качества торгового  обслуживания населения на совещании. В данном случае:

• генеральный директор – отправитель, у которого зародилась идея;
• информация о состоянии и улучшении качества торговли – сообщения;                                  
• совещание – это канал информации;
• получатели – менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

    При организации коммуникационных сетей  на предприятии необходимо учитывать  специфику различных типов и  каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

    Формирование  коммуникационных процессов, а также  выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после  проектирования его организационной  структуры в соответствии с выбранной  сферой   деятельности,   принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур,  должны устанавливаться            для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

Информация в  коммуникационном процессе:

    Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между  людьми.

    Информация,  используемая  для  коммуникационного  управления, подразделяется   на:

• базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;
• текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

    Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

• документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
• недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

    По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на    экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно  видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов. 

 

    1.3 Коммуникации в организациях 

    Обмен информацией охватывает разные части  организации. Конечно, обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

    Свою  специфику имеют коммуникации в  малых группах. В отличие от массовых коммуникаций члены малой группы имеют возможность высказывать  собственные суждения, что повышает возможность потенциальных способностей. При обсуждении информации в малой  группе руководитель с целью повышения  эффективности коммуникации должен поощрять аргументированные высказывания и ценные предложения, добиваться точности и объективности информации. Критикуя идеи и утверждения, нельзя переносить критику на личности, тем более  обсуждать их личные качества, нужно  уважать мнения других лиц, а также  групп, если они содержат ценные предложения  и рекомендации.

    Наиболее  правильно организована система  коммуникаций в тех организациях, в которых все сотрудники задействованы  в организационных коммуникациях. При этом не имеется ввиду, что  все участники коммуникационных процессов в равной степени управляют  информационными потоками. Руководитель должен учитывать настроенность  как своей, так и противоположной  стороны, взаимные ожидания, уметь сопереживать. Чем выше ранг руководителя, тем  больше информации проходит через него. Однако руководитель должен обеспечить прохождение информации и в те звенья коммуникативных цепей, которые  нуждаются в этой информации.

    Руководители, придерживающиеся либерального стиля  управления, используют неформальную многоканальную систему коммуникаций. Они поощряют расширение связей по всем направлениям. Отсюда коммуникативные  связи отражают структуру организации, а информация доходит до получателя достаточно полной и адекватно отражает состояние дел.

    Консервативный  стиль управления поощряет хорошо структурированную  цепь команд. Ограничивается число  связей, коммуникации осуществляются преимущественно сверху вниз. Качество коммуникации всегда соответствует  требованиям организации. Много  информации искажается или теряется в каналах прямой и обратной связи.

    Разделение  труда между работниками и  функций между подразделениями  упрощает коммуникации в организациях. Организации разрабатывают системы  коммуникации, которые тщательно  учитывают потоки информации и точность реализации коммуникативных процедур в каждом звене. Параллельно со структурированной  сетью коммуникаций в организации  вольно или невольно образуется параллельная неформальная сеть, которая может  или помогать работе основной сети или, наоборот, препятствовать ей. В авторитарной системе коммуникаций чаще всего неформальная сеть коммуникаций препятствует работе основной сети коммуникаций, а в либеральной сети становятся способствующими осуществлению оптимальной коммуникационной связи и максимально точной передачи информации.

    Значение  коммуникаций для руководителей  в том, что они являются главным  инструментом выполнения руководителями функций управления по следующим  причинам:

• правильно организованные коммуникации способствуют повышению эффективности управления;
• коммуникации способствуют утверждению авторитета руководителя;
• коммуникации повышают эффективность функционирования всех других сфер жизнедеятельности организации.

    Поэтому руководители не менее трех четвертей  своего времени тратят на формирование взаимодействия как внутри организации, так и вне ее.

    Можно выделить четыре основные функции коммуникативности:

1. контроль;
2. мотивация;
3. эмоциональное выражение;
4. передача информации.

    Коммуникативность выполняет функцию контроля поведения  членов группы. Коммуникативность усиливает  мотивацию, повышая осознанность действий путем доведения до работников сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить так  и в указанные сроки.