Эволюция управленческих идей. Анализ организационной структуры предприятия

1.4.2.Процессный подход. 

  Концепция процессного подхода, рассматривающая  управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций, обозначила крупный поворот в развитии управленческой мысли. Она широко применяется и в настоящее время.

  Впервые процессный подход был предложен сторонниками административной (функциональной) школы управления, которые разработали функции управления. Однако они рассматривали эти функции как не  зависимые друг от друга. В противоположность этому взгляду процессный подход рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается не как единовременное действие, а как процесс, состоящий из серии непрерывных, взаимосвязанных действий. Каждое из этих действий само по себе является процессом. Их называют управленческими функциями.

  Степень дробления процесса управления на функции  у разных авторов зависит от принятого подхода к исследованию управления и существа решаемой задачи. Чаще всего указывают на следующие функции: планирование, организация, распорядительство (командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор  персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок.

  Общая характеристика процессного подхода основана на объединении важнейших видов управленческой деятельности в небольшое число функций, которые применимы ко всем организациям. Американский менеджмент делит процесс управления на четыре первичные функции:  планирование,  организация, мотивация и контроль. Эти функции управления объединены между собой связующими процессами коммуникации и принятия решений. Функция руководства (лидерства)  рассматривается  как  самостоятельная сфера деятельности в управлении.

  Посредством планирования устанавливаются единые цели и координируются усилия всех членов организации по достижению этих целей. При этом должна быть обеспечена непрерывность процесса планирования по двум причинам. Во первых, по достижению определённых целей организация ставит перед собой новые цели и, во-вторых, из-за постоянной неопределённости будущего в силу изменений окружающей среды и возможных ошибок, допущенных при первоначальном определении целей.

  Функция организации состоит в создании некой структуры для эффективного распределения задач между работниками, которая должна обеспечить  реализацию стратегии предприятия по достижению поставленных целей и  выполнение планов во взаимодействии с окружающей средой.

  Функция мотивации заключается в определении потребностей работника о обеспечении условий для удовлетворения этих потребностей через хорошую работу. При этом задача функции мотивации состоит в том, чтобы работающие выполняли работу в соответствии с планом и делегированными им обязанностями.

  Функция контроля рассматривается как процесс обеспечения условий для достижения целей организации. Суть в том, что в процессе производства могут возникать отклонения от заданного плана выполнения работ. Найти и устранить отклонения в работе по выполнению  плана, прежде чем организации будет нанесён серьёзный ущерб, - основная задача функции контроля.

  Принятие  решений – это выбор  руководителем  одного из альтернативных вариантов возможных действий, указывающих, что и как планировать, организовывать, мотивировать и контролировать.

  Коммуникация  – это процесс обмена информацией между людьми. Поскольку организация  представляет  собой структурированный тип отношений между людьми, функционирование зависит от качества коммуникаций.

  Процесс  управления основан на реализации  взаимозависимых функций управления посредством принятия решений и коммуникаций. 
 
 

1.4.3.Системный подход. 

  При всех различиях в подходах и выборе объектов организации в них есть нечто общее, и это общее использование – использование универсального инструментария менеджмента. Известно,  что  различия  обычно  выявляются  по мере детализации анализа явлений, а общее уже проявляется на более высоком уровне абстрагирования. Достигнуть этого уровня позволяет  системный  подход к организации и управлению. Системная методология в менеджменте получила своё признание и широкое распространение уже во второй половине ХХ века. Научно-технический прогресс, давший мощный толчок широкой автоматизации производственных процессов, стал оказывать своё революционизирующее воздействие и на процессы управления. Востребованной оказалась кибернетика – теория, объяснявшая многие закономерности авторегулирования в биологии, физике, технике. Открылись возможности применения этих закономерностей в теории и практике управления социально-экономическими  организациями. В России  это нашло применение вначале в проектировании автоматизированных систем управления (АСУ), а затем и в формировании системного подхода ко всем процессам организации и управления в социально-экономических структурах. Применение теории систем облегчило для  руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром.

  Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависящих частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

• Открытые и закрытые системы

  Существует  два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

  Открытая  система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

  Руководители  в основном занимаются системами  открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

• Подсистемы.

    Понятие подсистемы – это важное понятие в управлении. Подсистемы в свою очередь могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в  целом. Работа  каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

• Переменные и системный подход.

  Теория  систем сама по себе еще не говорит  руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только  говорит, что организация состоит из многочисленных взаимосвязанных подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные перемены, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации.

  Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

  Системный подход вошёл в современную теорию организации и управления как особая методология научного анализа  и мышления. Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю. Суть системного подхода в менеджменте заключается в представлении об организации как о системе. Система, по определению многих авторов, - это совокупность взаимосвязанных элементов. Характерной особенностью такой совокупности является то, что её свойства как системы не сводится простой к сумме свойств, входящих в неё элементов.

  Качество  организации системы обычно выражается в эффекте синергии. Он проявляется  в том, что результат функционирования системы в целом получается выше (ниже), чем сумма одноимённых результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны между собой, т.е. как будет организована сама система.

  Говоря, допустим, о производстве как  социально-экономической системе, мы в качестве элементов этой системы рассматриваем людей и средства производства (орудия труда, станки, инструмент, предметы труда и  пр.). С одной стороны нетрудно представить, что все эти элементы могут быть соединены между собой таким образом, что на выходе системы мы вообще не получим ожидаемого продукта или получим его не в нужном количестве и не требуемого качестве. С другой стороны, при рациональном размещении всё тех же элементов в пространстве, организации чёткого взаимодействия во времени, правильном использовании профессиональной классификации людей, их индивидуальных способностей и возможности кооперации  труда мы можем получить на выходе системы ожидаемый результат.

  Особенность системного подхода состоит в том, что он не содержит набора каких-либо руководящих принципов. Системный подход говорит лишь о том, что организация состоит из большого числа взаимосвязанных подсистем  и является открытой системой, которая взаимодействует с окружающей средой. 

1.4.4.Ситуационный подход.

  Традиционные  школы управления заложили научный фундамент менеджмента. Применение теоретических знаний на практике рассматривалось как искусство управления, которое постигается опытом работы. Ситуационный подход внёс значительный  вклад в теорию управления, раскрыв возможности прямого приложения теоретических положений к конкретным условиям и ситуациям. Он  не является набором правил, это скорее способ мышления о проблемах организации и путях их решения. Ситуационный подход не отвергает достижения  других подходов и школ управления. В нём сохранены основные концепции и подходы, которые применимы ко всем организациям. Но, признавая, что общий  процесс управления одинаков, ситуационный подход утверждает, что специфические приёмы,  которые используются на практике для достижения целей предприятия.

  Ситуационный  подход стал логическим продолжением системного подхода к управлению. Системный подход позволил определить, что организация является открытой системой, активно взаимодействующей с внешней средой.

  Производственные  системы, как системы открытого типа, имеют входные и выходные каналы, которые позволяют взаимодействовать с внешней средой. Согласно ситуационному подходу вся  организация внутри предприятия есть ответ на различные по природе воздействия факторов внешней среды. Ситуация – центральный момент этого подхода. Она означает конкретный набор обстоятельств, которые оказывают  в данный период времени существенное влияние на работу предприятия.

• .Ситуационный подход и процесс управления.

  Как  системный, ситуационный подход не является  простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход признает, что хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

  Ситуационный  подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

  Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырех шаговый процесс:

1. руководитель должен быть  знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность (понимание процесса управления, системного анализа, методов планирования)
2. каждая из управленческих концепций и методик имеет сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, как положительные, так и отрицательные.
3. руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными  в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь  за собой изменения одной или нескольких переменных.
4. руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызывали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижения целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.
• Ситуационные перемены.

  Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени на третьем шаге, определяющем переменные ситуации и их влияние.