Экономия рабочего времени

9. Контролируемость. Если  вы поставили задачу подчиненному  или договорились о чем-то с коллегой - насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

10. Легкость. Этот критерий  оценивает степень напряженности  как личной работы, так и взаимоотношений  в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте ни личная работа, ни взаимодействие с коллегами не становятся "напрягом", не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается  по одному интегральному критерию "внимание к времени и эффективности", описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его "внедренность" на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПЕРСОНАЛА УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЭЛЕМЕНТ»

 

Для анализа затрат рабочего времени персонала управления будем использовать метод «Фотография рабочего дня». 

Таблица 1.

Фото рабочего дня директора фирмы «Элемент»

№ п/п	Наименование вида работ	Продолжительность	Время, мин.
1	Приход, подготовка рабочего места	9:00-9:15	15
2	Координация сотрудников по телефону и электронной почте	9:15-9:35	20
3	Просматривает документы, входящую корреспонденцию от зарубежных партнеров	9:35-9:55	20
4	Личные нужды	9:55-10:00	5
5	Проведение совещания по предстоящей выставке СвязьЭкспоКом	10:00-10:30	30
6	Анализ оперативной ситуации	10:30-10:50	20
7	Работа с текущей  документацией	10:50-11:30	40
8	Приём заказчиков	11:30-12:30	60
9	Личные нужды	12:30-12:35	5
10	Подготовка договоров поставки	12:35-12:55	20
11	Личный звонок	12:55-13:00	5
12	Обед	13:00-14:00	60
13	Деловая встреча с поставщиком	14:00-14:45	45
14	Обход отделов, сбор информации у сотрудников	14:45-15:00	15
15	Разработка плана совершенствования системы организации труда	15:00-15:35	35
16	Обработка документов, их рассмотрение и подписание	15:35-16:05	30
17	Разговор с заместителем	16:05-16:30	25
18	Личные нужды	16:30-16:40	10
19	Обсуждение заказа с  поставщиками по телефону	16:40-17:00	20
20	Разговор с руководителем  отдела закупок	17:00-17:15	15
21	Составление указаний и  распоряжений на следующий день	17:15-17:30	15
22	Анализ дня и составление  планов на завтра	17:30-18:00	30

Для наглядности, упрощения  и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы: 1) Инструктаж, контроль и управление; 2) Организационно-административная деятельность; 3) Социально-бытовая деятельность;  4) Затраты на личные нужды.

Составим сводную таблицу затрат в таблице 2.

Таблица 2

Затраты времени директора

№	Наименование группы	Время, мин.	%
1	Инструктаж, контроль и  управление производственным процессом	370	77
2	Организационно-административная деятельность	70	15
3	Социально-бытовая деятельность	5	1
4	Личные надобности	35	7
Итого:		480	100

Общая оценка использования  рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени  с точки зрения эффективности  его использования. Для этого  определим:

1) Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности К_э, рассчитываемого по формуле

К_э  = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф

где Ф - фонд рабочего времени  с учетом обеденного перерыва (мин),

П - регламентированные и  нерегламентированные перерывы в  работе (мин).      

К_з =1-(35+60)/540=0,83 (директор)

Данный коэффициент  показывает степень загруженности  работой руководителя. Как видно  из расчетов, директор фирмы загружен работой на 83 процента.

2) Определим  К _отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:

К _отл = ОТЛ/Ф

где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

К _отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)

3) Рассчитаем коэффициент  потерь рабочего времени по  вине руководителя, используя формулу:

К_прв = ПР / Ф

 где, ПР – перерывы, зависящие от работника

Ф – фонд рабочего времени  без учета обеденного перерыва

К_прв =5/480=0,01 (директор)

Загруженность рабочего дня  у директора находится в нормальных пределах, но 83% это все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени.

Показатель, характеризующий  величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 15%, и это говорит нам о том, что руководитель использует свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик.

Существуют потери рабочего времени по собственной вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться устранить и использовать своё рабочее время более рационально.

 

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ЭКОНОМИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПЕРСОНАЛА УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЭЛЕМЕНТ»

 

Сначала необходимо провести анализ всего рабочего дня и определить, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять, какие были допущены временные ошибки.

Необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

У директора явный переизбыток по первой группе (инструктаж, контроль и управление), и недостаток по второй (организационно-административная деятельность). Значит, исходя из исследований, им необходимо уделять меньше времени деятельности по первой группе и больше по второй. Также оптимизировать время отличное от рабочей надобности.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий  на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени  руководителя также нуждаются в  корректировке. Для этого необходимо: рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов; исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных; добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством; ориентироваться на долгосрочные цели; научиться расставлять приоритеты работ; повысить самодисциплину.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Эффективность труда  руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного  труда и труда работников подразделений, которую он возглавляет. Использование  различных классификационных признаков (характер выполняемых работ, функции руководства коллективом, формы работы, методы выполнения управленческих операций), позволяет формировать таблицы, характеризующие структуру фактических затрат времени.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени. Изучение использования рабочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разобрать новые формы и методы выполнения работ.   

Определение продолжительности  элементов операции необходимо для  разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов.  Структура  затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.

В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда  руководителя ООО «Элемент» г. Рязани и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Архангельский Г. Диагностика тайм-менеджмента: как соизмерить неосязаемое // «Управление персоналом», 2004 г. - №13.
2. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений. М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 160 с.
3. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. М.: АиСТ-М, 2003. – 432 с.
4. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись. Новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. М.: АСТ, 2007. – 256 с.
5. Кобец Е.А., Корсаков М.Н. Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях отрасли. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006. – 213 с.
6. Лапуста М.Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя. // http://www.elitarium.ru/
7. Управление временем – это управление собой. // «Управление персоналом», 2006 г. - №17.
8. Управление персоналом / Под ред. А.Я. Кабанова. М.: Приор, 1998. – 304 с.