Изучение методов контроля в организации

    Контроллинг персонала - современная концепция  управления персоналом, стремящаяся  соответствовать новой, резко возросшей  в последнее время вследствие многочисленных изменений в технологии и обществе роли человеческих ресурсов на фирме. Основная идея контроллинга заключается в распространении его концепции, изначально ориентированной на анализ чисто количественных показателей, на сферу управления персоналом и в ее интеграции с ориентированным на качественный анализ контроллингом экономического и социального компонентов эффективности.

    Важнейшими  функциями контроллинг являются:

- функция управления и контроля, т.е. анализ задействования персонала и достигнутых за счет этого результатов; формулирования гипотез о воздействии примененного набора приемов управления персоналом на экономическую и социальную эффективность, используемых в качестве ориентированной на принятие управленческих решений информационной базы планирования;

- координационная функция, т.е. координация отдельных мероприятий в сфере экономики персонала (привлечение персонала, задействование персонала, развитие персонала и пр.) друг с другом и координация планирования персонала с др. сферами планирования (планирование сбыта, финансовое и инвестиционное планирование и пр.);

- функция подготовки информации, т.е. создание и поддержание целеориентированной интегрированной базы данных по персоналу.

    Основная  цель контроллинга персонала состоит в создании механизма по координации и оптимизации деятельности в рамках системы управления персоналом в изменяющихся условиях среды, направленного на развитие управления человеческими ресурсами для достижения целей организации, повышения ее экономической и социальной эффективности. Как видно из предложенного определения, эта цель направлена на достижение определенного результата в управлении персоналом организации. В зависимости от уровня развития организации и ее целевых потребностей экономическими целями контроллинга организации и подсистемы управления персоналом могут быть: увеличение объемов производства или продаж, повышение прибыльности, рост конкурентоспособности, увеличение стоимости бизнеса.

    Зарубежные  исследования и практика применения контроллинга говорят о том, что цели контроллинга персонала постепенно усложняются. В настоящее время их можно сформулировать как повышение результативности и эффективности бизнеса за счет наилучшего использования персонала. Эта цель является целью высшего порядка. Но согласно правилам целеполагания достижению целей высшего порядка служат цели низового порядка (подцели) и конкретные задачи системы. В результате выстраивается дерево целей, в котором высшая цель представляет собой описание конечного результата. Подцели каждого последующего уровня выступают необходимыми и достаточными условиями достижения цели предыдущего уровня. Конкретные задачи исполнителей являются последним уровнем иерархии целей и представляют собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки. Например, для сравнения мною был проанализирован фрагмент иерархии целей контроллинга персонала для организации, реализующей концепцию управления кадрами (Приложение 5), и фрагмент иерархии целей контроллинга персонала для организации, реализующей концепцию управления человеческими ресурсами (управленческий подход) (Приложение 6).

    В рамках исследования важнее определить роль целей в системе контроллинга персонала. Она заключается:

- во-первых, в отражении стратегии и политики управления персоналом конкретной организации;

- во-вторых, в формировании критериев для  оценки результативности и эффективности  деятельности по управлению персоналом;

- в-третьих,  в координации консультационной  работы с менеджерами всех уровней управления для объединения усилий по достижению целей;

- в-четвертых,  они служат оправданием в глазах  персонала и общественности необходимости  и законности контроллинговых  действий.

    Таким образом, цели и задачи контроллинга являются первичным элементом системы, поскольку они запускают ее механизм.

    Одной из основных характеристик больших  систем является их структурность и, следовательно, наличие элементов  структуры. Под структурой понимают взаиморасположение и связь составных  частей чего-либо, внутреннее строение объекта. Логика исследования требует от нас уточнения элементов системы контроллинга персонала и построение ее модели.

    В качестве основных элементов системы  контроллинга персонала можно выделить:

- цели  и задачи системы;

- субъекты  и объекты;

- процесс  контроллинга;

- ресурсы  и результаты.

    Цели  и задачи системы контроллинга персонала  были рассмотрены выше.

    Субъектами  контроллинга персонала являются социальные институты, организации, структурные  подразделения и отдельные лица, которые участвуют в управлении персоналом и целенаправленно содействуют повышению эффективности системы управления персоналом. Среди основных субъектов можно назвать госинспекцию труда, работодателя, профсоюз, службу управления персоналом и др.

    Исследование  отношений между элементами контроллинга позволяет перейти к конструкции его механизма в виде компенсационного гомеостата (Приложение 7).

    В полученной схеме элементы организованы в соответствии с принципами функционирования контроллинга как управляющей системы. Между элементами в подсистемах существуют отношения противоречия, которые являются источником изменения системы. Они возникают между всеми элементами системы, но в каждой системе это происходит строго определенным образом. В данном случае взаимодействие субъектов ведет к формированию набора целей и задач контроллинга. Природа целей субъективна, то есть они ставятся конкретными субъектами. Для реализации целей требуется воздействовать на объект контроллинга, что, в свою очередь, ведет к задействованию (потреблению) ресурсов.

    Дальнейшее  когнитивное исследование системы  контроллинга персонала требует  более глубокого рассмотрения его  содержания. В своем исследовании я использую схемотехнический подход к изучению качественных моделей.

    Инициирую с описания универсальной схемы механизма взаимодействия элементов системы (Приложение 8). Согласно научной методологии качественное явление следует представить в виде процесса с выделением в нем стандартного набора элементов (компонентов), таких как источник энергии, взаимодействующие элементы, результат взаимодействия, эффект.

    В данном случае контроллинг персонала можно рассмотреть как механизм, то есть последовательность состояний и процессов, протекающих в управлении организацией. Процесс контроллинга включает установление стандартов (планов, норм), взаимодействие различных элементов (в виде соединения различного рода ресурсов в процессе контроллинга) и получение результата, выраженного в описании состояния системы управления персоналом и полученного эффекта. Состояние системы определяется набором элементов с определенными характеристиками в конкретный момент времени. Для контроллинга персонала можно выделить начальное состояние системы, когда сформирована цель контроллинга, разработаны методики учета, контроля и анализа, определены планы и показатели бюджета по управлению персоналом. Функциональное состояние системы будет представлять собой наблюдение, сбор и накопление информации. Конечное состояние включает описание результатов функционирования объекта исследования и набора альтернатив с оценкой их эффективности для принятия взвешенных управленческих решений. Следовательно, механизм контроллинга персонала представляет собой выполнение определенных действий по выработке средств и методов воздействия на различные объекты с целью решения конкретных задач или проблем управления.

    Таким образом, рассмотрение содержания контроллинга на основе исследования противоречий основных компонентов качественной системы, а также моделей гомеостата, процесса и механизма контроллинга персонала позволяет перейти на новый уровень рассмотрения этого научного направления, формирующегося как ответ на запросы практиков в повышении эффективности функционирования социально-экономических систем.

    Для получения обоснованных научных  результатов методология системного подхода требует рассмотрения не только системы в целом и ее элементов, но также роли и места  исследуемой системы в надсистемах. 

    1.4. Определение эффективности  различных методов  контроля в современных  условиях

    Поведение людей,  естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность  контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу,  т.е.  обеспечить  достижение  целей организации,  он должен обладать несколькими важными свойствами.

          Контроль является эффективным,  если он имеет стратегический  характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост  и экономичен. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто и о полученных результатах можно ни кому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими.

           Конечная цель  контроля  состоит  не в том, чтобы собрать  информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие  перед организацией.  То есть контроль должен быть ориентирован на результаты.  Проведение измерений и оповещений об их результатах важно только как средство достижения цели.

            Чтобы контроль действительно  был эффективным, он должен  соответствовать контролируемому виду деятельности. 

             Он  должен объективно измерять  и оценивать то, что действительно  важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

           Для того чтобы контроль был  эффективным,  он  должен  быть  своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.  Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости  изменений и затрат на проведение измерений и распространение  полученных  результатов.

            Помимо этого важнейшей целью  контроля остается устранение  отклонений прежде,  чем они примут серьезные размеры.   Таким образом, система эффективного  контроля - это система,  которая дает нужную  информацию  нужным людям до того, как разовьется кризис.

            Если нечто непредвиденное можно  спрогнозировать, то контроль  становится ненужным. Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.  Незначительные изменения планов редко бывают,  сопряжены  с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

           Как правило, наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль с точки  зрения тех целей,  для  которых он предназначен.  Простейшие методы контроля  требуют меньше  усилий и более экономичны.  Но  самое  важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не  поддерживают её,  такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведёт к  беспорядку,  являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.  Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и  возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

        Функция контроля, так  же  как и функция планирования,  служит важнейшим  средством  централизации  управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

    Вопрос  о результатах функционирования системы контроллинга персонала  является наиболее интересным и спорным  среди исследователей. Большинство  авторов склонны говорить о повышении эффективности управления персоналом (Одегов Ю.Г. Никонова Т.В., Кибанов А.Я., Маслов С.В.). Отечественные руководители-практики требуют от менеджеров по персоналу достижения оптимизации затрат на персонал (или управление персоналом). Немецкий ученый П. Хорват в качестве результата контроллинговых действий в области персонала выделяет повышение стоимости человеческого капитала. Л. Келлер предлагает использовать комплекс показателей результативности, среди которых выделяет рентабельность инвестиций в персонал и уровень текучести⁵. Петров Е.В., Югов А.А., Гурина О.В. разработали систему сбалансированных показателей результативности деятельности по управлению персоналом для ОАО "ЗСМК", включающую более 40 показателей⁶. Среди которых можно выделить текучесть персонала, достижение индивидуальных целей, соблюдение трудовой дисциплины, наличие конфликтов и др. На наш взгляд, выбор показателей для оценки результатов функционирования системы управления персоналом зависит от уровня развития конкретной организации, ее целей, реализуемой концепции управления персоналом, ресурсных возможностей, уровня квалификации управленческого персонала и осознания ими значимости персонала и многих других факторов. Поэтому в каждом конкретном случае это будет определенный набор показателей для аудита системы управления персоналом. 

2. Изучение методов  контроля в организации  ООО «Наутилус»