Исследование системы управления

     Например, при анализе сложных проблем  и разработке проектов по их устранению используется логико-структурный подход (ЛСП), который еще носит название целевого планирования. В рамках ЛСП  используется технология SWOT-анализа. Это достаточно эффективный аппарат, позволяющий учесть все аспекты существующей проблемы.

     SWOT-анализ представляет собой инструмент оценки, с помощью которого проводится анализ организации (проблемы) с четырех сторон:

• сильные стороны – внутренние положительные качества организации;
• слабые стороны – внутренние отрицательные черты организации;
• возможности – внешние факторы, улучшающие перспективы организации;
• угрозы – внешние факторы, которые могут подорвать будущий успех организации.

     SWOT-анализ проводится, как правило, с привлечением всех заинтересованных сторон. Результаты этого анализа записываются в виде таблицы, состоящей из четырех клеток.

     Рассмотрим  выше приведенную проблему о неэффективности  деятельности «муниципальная недвижимость» (табл. 1).

     Построение  такой таблицы существенно облегчает  понимание проблемы и позволяет  учесть все возможные аспекты  при ее детализации. Такое представление  полезно при построении дерева проблемы (целей), так как позволяет учесть интересы всех заинтересованных сторон. 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1– Сильные и слабые стороны «Муниципальная недвижимость», возможности и угрозы внешней среды

 

     Но  самый главный эффект достигается  при использовании основной матрицы SWOT-анализа.

     Эта матрица позволяет от первой таблицы, описывающей сильные и слабые стороны организации и влияние  внешнего окружения, перейти непосредственно  к набору мероприятий, которые обязательно  необходимо реализовать при решении  проблемы.

     Эта матрица полезна для реализации второго этапа логической схемы  системного анализа – выбор путей  достижения целей, т.е. определения  набора тех работ и мероприятий, реализация которых будет способствовать решению стоящей перед нами проблемы.

     Эта матрица целенаправленно ориентирует на генерацию четырех видов обязательных мероприятий (табл. 2). 
 
 

Таблица 2 – Матрица SWOT-анализа

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     «Продолжение таблицы 2(1)»

 
     

     «Продолжение  таблицы 2(2)» 

     После определения проблемы следующим  по важности этапом анализа становится выявление целей. Установить правильную цель важнее, чем найти путь ее достижения, так как даже не самый лучший путь все таки приведет к цели, пусть неоптимальным способом.

     При формировании целей необходимо учитывать  следующее:

     1. Опасность подмены целей средствами  ее достижения. В практике системного  анализа первоначально сформулированные  цели по мере выполнения анализа  часто изменяются или отменяются вообще. Действительные цели, как правило, шире, чем первоначально объявленные. Таким образом, исследование целей должно предусматривать возможность их уточнения, расширения или даже замены.

     2. Множественность целей. Цель никогда, но бывает единственной Обычно целей несколько, даже если они объединены одной формулировкой - «глобальная цель», и важно при выявлении целей не упустить какую-нибудь существенную из них Необходимо учитывать цели всех заинтересованных сторон (т.е. тех. кого данная проблема касается непосредственно). При этом по отношению к каждой и, заинтересованных сторон также возникает проблема полноты задания ее целей.

     Некоторой гарантией полного и всестороннего  рассмотрения цели является рекомендация по количеству уровней дерева цели. Наличие в дереве целей одного или двух уровней подцелей гарантирует не только детализацию глобальной цели, ни ее уточнение и более однозначное представление.

     3. Опасность смещения целей. Различие  между целями не всегда очевидно, и существует опасность ошибочно принять одни за другие. Такая ситуация возникает обычно, когда специалисты-профессионалы, участвующие в решении проблем навязывают сое видение мира и тем самым подменяют общие цели некоторыми локальными своими целями [3, c.65].

     4. Изменение целей со временем. Изменение целей во времени может происходить не только по форме, в силу все лучшего понимания действительных целей, но и по содержанию - вследствие изменения объективных условий и/или субъективных установок, влияющих на выбор целей. Сроки старения целей различны и зависят от многих причин. Цели более высоких уровней долговечнее. В социальных системах цели высших уровней формулируются как интересы будущих поколений, сроки целей нижних уровней связаны с настоящими действиями и с действиями в ближайшем будущем. Динамичность целей также должна учитываться в системном анализе.

     Критерий  в системном анализе рассматривается  как способ сравнения альтернатив. Это означает, что критерием качества альтернативы может служил любой  ее признак, значение которого можно  зафиксировать в порядковой или  другой; более сильной шкале. После  того, как такая характеристика найдена («критерий сформирован»), появляется возможность ставить задачи выбора Действительно критерий - это некоторая функция от принятого решения, которая позволяет количественно оценить его целесообразность.

     Применительно к проблеме формирования целей конкретное значение критерия должно характеризовать уровень достижения цели, эффективность используемых при этом методов и средств. Содержание процесса перехода от целей к критериям и многие особенности этого перехода становятся ясными, если рассматривать критерии как количественные параметры качественных целей. По существу, критерий является отображением ценностей (воплощенных в целях) на параметры альтернатив (допускающие упорядочение). Определение значения критерия для данной альтернативы является, по существу, косвенным измерением степени ее пригодности как средства достижения цели.

     Если  исходить из того, что критерий - это  измеренная цель, которая имеет единственный численный измеритель, тогда цель и критерий полностью совпадают. Однако тождественность этих понятий имеет место только в самых простых случаях, когда для измерения уровня достижения простой, однозначной цели применяется четко выраженный единственный критерий. При системном анализе большинство практических проблем такие условия выполняются редко.

     Наиболее  сложную проблему представляет задача оценки и сравнения многокритериальных альтернатив. Многокритериальность реальных задач связана не только с множественностью целей, но и с тем, что одну цель редко удается выразить одним критерием, хотя к этому обычно стремятся. И, в принципе, возможны случаи, когда единственный критерий отвечает требованиям практики.

     Решение может состоять не только в поиске более адекватного критерия, но и в использовании нескольких критериев, описывающих одну цель по-разному и дополняющих друг друга.

     Можно говорить, что многокритериальность является способом повышения адекватности описания цели, но при этом необходимо помнить, что дело не только и не столько в количестве критериев, сколько в том, чтобы они достаточно полно «покрывали» цель Это означает, что критерии должны описывать по возможности вес важные аспекты цели, но при этом желательно минимизировать число необходимых критериев. При формировании критериев ищется компромисс между полнотой (точностью) описания целей и количеством критериев.

     При выборе критерия необходимо, чтобы  выполнялось следующее условие  критерии, используемые для решения  задач низшего уровня, должны соответствовать. увязываться с критериями, используемыми  на следующем, более высоком уровне. Кроме того, необходимо, чтобы выбранные критерии и методы их определения нацеливали коллективы на повышение эффективности своей деятельности. Критерий должен отвечать следующим основным требованиям:

     • быть представительным;

     • критичным (чувствительным) к изменению исследуемых параметров;

     • по возможности простым.

     Представительность  критерия означает оценку основных (а  не второстепенных) целей системы  и учета всех главных сторон ее деятельности.

     Критичность к исследуемым параметрам состоит  в значительных изменениях величины критерия при сравнительно малых изменениях исследуемых параметров. Высокая критичность в ряде случаев облегчает проведение математических исследований.

     Процесс формирования критериев должен идти сверху вниз при условии, что снизу вверх поступает необходимая для этого информация. Поэтому важнейшей обязанностью руководителей является обеспечение нижестоящих иерархических уровней критериями оценки, а вышестоящих - необходимой информацией.