Информация на предприятии и её роль в принятии управленческих решений

Правильно определить проблему - значит наполовину решить ее, но это  
трудно применимо к организационным решениям. В результате, диагноз проблемы сам по себе часто становится процедурой в несколько шагов с принятием промежуточных решений. В диагностировании сложной проблемы - осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Понятие «симптом» употребляется здесь во вполне медицинском смысле. Некоторые общие симптомы болезни организации - низкие прибыль, сбыт, производительность и качество, чрезмерные издержки, многочисленные конфликты в организации и большая текучесть кадров. Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию. Такую информацию можно собирать на основе формальных методов, используя, например, вне организации анализ рынка, а внутри нее — компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению или опросы работников. Информацию можно собирать и не формально, ведя беседы о сложившейся ситуации и делая личные наблюдения. Увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения.

Поэтому в ходе наблюдений важно видеть различия между релевантной и неуместной информацией и уметь отделять одну от другой.

 Релевантная информация (геlеvant - относящийся к делу) - это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. Поскольку релевантная информация - основа решения, естественно добиваться, по возможности, ее максимальной точности и соответствия проблеме.

Формулировка ограничений  и критериев принятия решения.

Ограничения варьируются  и зависят от ситуации и конкретных руководителей. Некоторые общие  ограничения — это неадекватность средств; недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт; неспособность закупить ресурсы  по приемлемым ценам; потребность в  технологии, еще не разработанной  или чересчур дорогой; исключительно  острая конкуренция; законы и этические  соображения. Как правило, для крупной организации существует меньше ограничений, чем для мелкой или одолеваемой множеством трудностей.

Существенным ограничителем  всех управленческих решений, хотя иногда вполне устранимым, является определяемое высшим руководящим звеном сужение  полномочий всех членов организации. Менеджер может принимать или осуществлять решение только в том случае, если высшее руководство наделило его этим правом.

В дополнение к идентификации  ограничений, руководителю необходимо определить стандарты по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Эти стандарты принято называть критериями принятия решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Реализация управленческого решения.

Для разрешения проблемы или  извлечения выгоды из имеющейся  
возможности решение должно быть реализовано. Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает.

Ход реализации управленческого  решения начинается с планирования или составления графика работ  по реализации. В плане реализации решения проблемы предусматриваются  конкретные исполнители, ответственные  за отдельные участки или объемы работ, сроки и способы достижения желаемых результатов, необходимые  материальные и финансовые средства. Планом должен быть предусмотрен также  контроль за ходом выполнения решения и итоговый контроль после снятия проблемы.

К методам решения проблем  можно отнести, прежде всего, практическую целесообразность всего комплекса  работ.  Они должны быть экономичными, без лишних расходов, чтобы доход  от полученных результатов превосходил  сделанные затраты.

В ходе реализации решения  важно установить обратную связь  между исполнителями и руководителем, ответственным за решение проблемы.  На этой фазе происходит измерение  и оценка последствий решения  или сопоставление фактических  результатов с теми, которые руководитель  
надеялся получить. Обратная связь — т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения — позволяет руководителю скорректировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущерба.

В ходе реализации решения  иногда возникают ситуации, меняющие первоначальные планы. Тогда необходима корректировка действий, а иногда и отмена устаревших распоряжений, если обстоятельства изменились коренным образом. Используя обратную связь  руководитель может  быстро реагировать на произошедшие изменения и принять иные, соответствующие обстановке решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Связь информационных технологий и принятие управленческих решений.

3.1. Роль информационных технологий в деятельности менеджера.

 

В современных условиях социально-экономического развития особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

 

Перед управляющим органом  ставятся задачи получения информации, ее переработки, генерирования и  передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативных и стратегических аспектах и основываются на ранее  полученных данных, от достоверности  и полноты которых во многом зависит  успешное решение многих задач управления. Отметим, что решения требуют  обработки больших массивов информации, а компетентность руководителя зависит  не столько от опыта, сколько от владения достаточным количеством информации, способности ею владеть в режиме оперативного времени.

 

В настоящее время управление любой деятельностью невозможно без анализа большого объема информации и ее обработки с помощью компьютеров. Использование вычислительной техники в различных областях деятельности человека определяется не только научно-техническим прогрессом, но и развитием методов обработки информации для ее дальнейшего применения и использования. С созданием в 1980-х гг. персональных компьютеров произошло увеличение компьютеризированных рабочих мест, а также изменение требований к программному обеспечению сферы управления. Программное обеспечение теперь не требует специально подготовленного оператора, оно доступно и понятно специалисту в предметной области, который пользуется компьютером как инструментом. Кроме того, информация, оперируемая организациями, распределяется между различными компьютерами и компьютерными сетями. Для доступа к «чужим» данным используются локальные сети, пришедшие на смену многотерминальным системам.

 

Наиболее важным аспектом использования персональных компьютеров  стало развитие глобальных сетей  и их использование не в режиме почты, а работа в режиме реального  времени. Благодаря развитию телекоммуникаций и средств связи становится возможным доступ к огромным накопленным за столетия знаниям с использованием современных информационно-поисковых систем. Этот аспект деятельности чрезвычайно важен в научных и учебных разработках предприятий, обучении и повышении квалификации персонала организаций, так как научно-технический прогресс предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления организаций.

 

Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью  подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность  управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли  к серьезному анализу и обобщению  информации, выработали методологию  и технологию обработки информационных материалов. В настоящий момент эти  подразделения выполняют функции  квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений. Повышение  эффективности от использования  информационных систем достигается  путем сквозного построения и  совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование  информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

 

Информационное обеспечение  предполагает распространение информации, т. е. представление пользователям  информации, необходимой для решения  управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в  процессе деятельности. Отсюда следует, что без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Значение IT в процессе управления.

 

 

В данном параграфе, я постараюсь изложить пользу  IT. Для начала выясним, что же такое IT?

Информацио́нные техноло́гии (ИТ, от англ. information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

 

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Так зачем же предприятию IT вообще и IT-специалист в частности? 

Именно на этот вопрос я  и постараюсь ответить. Одна картинка заменяет тысячу слов, так что сначала приведу диаграмму, а затем дам, насколько возможно в рамках статьи, подробное описание ее уровней.

 

 

Итак, давайте разбираться с  уровнями.

Базовый уровень

Все мы прекрасно понимаем, что в современных  условиях вести сколь-нибудь крупный  бизнес, вооружившись счетами и гроссбухами, не представляется возможным. В конце  концов, даже налоговая инспекция  уже не принимает документы в  бумажном виде. Так что без компьютеров  нам не обойтись. Равно как сложно обойтись без электронной почты, обмена файлами, Excel и Word, вездесущей 1С или более сложных систем, а также без других благ цивилизации, связанных с компьютерами.

Все эти системы призваны облегчить  жизнь человеку, автоматизировать и  ускорить работу, экономя время и  деньги, исправляя случайные ошибки и, в конечном итоге, создавая определенную ценность.

Но  вот только одна беда. Все системы  должны работать исправно. Иначе, вместо создания ценности, они будут приносить  только головную боль. Работа IT на этом уровне нужна для того, чтобы люди всем этим богатством пользовались и  не вспоминали об IT.

Автоматизация основных бизнес-процессов

Теперь  перейдем к следующему уровню в иерархии. Когда пересылать файлы становится трудно, а количество операций превышает  некоторый уровень, когда количество ошибок от ручной работы превышает  допустимые пределы, а цена ошибки вырастает, перед бизнесом встает простой выбор  ― нанять больше людей или автоматизировать процессы. К счастью, большинство  компаний понимает, что автоматизация  надежнее и, в конечном счете, дешевле, чем найм большого количества сотрудников.

В этот момент бизнес идет к IT и начинает внедрять автоматизацию. Появляются конфигурации 1С или самодельные программы, позволяющие всем сотрудникам компании работать эффективнее и надежнее, вовремя получать основную информацию и лучше работать с клиентами.

Правда, на этом уровне обычно происходит автоматизация  процессов «как есть». Соответственно, часто переносятся лишние операции и лишний ручной контроль, эффективность  такой автоматизации бывает невысока. И все же она тоже создает свою ценность. Необходимость в дополнительном персонале снижается, работа выполняется  быстрее и лучше.

Автоматизация управления предприятием

Со  временем хороший бизнес растет, и  автоматизации «как есть» становится недостаточно. Слишком сложно, слишком  медленно работают процессы. И на этом этапе приходит понимание необходимости  что-то менять. Бизнес-процессы начинают оптимизироваться, возникают попытки  прогнозирования и оптимизации  складских остатков, оптимизации  логистических цепочек и всевозможные программы лояльности, автоматизация управления торговыми точками и многие другие процессы.

В статье Владимира Кузьмина "ЗАЧЕМ БИЗНЕСУ IT? " на информационном портале для менеджеров, Владимир Кузьмин изложил такую ситуацию: «Расскажу забавный случай из личной практики. Одна из небольших компаний, которую я консультировал, хотела внедрить, по словам владельца, «продвинутую систему управления работой». Мы с ним стали прорабатывать бизнес-процессы, которые предполагалось автоматизировать. Пока он мне рассказывал о существующих бизнес-процессах, а я переносил его слова на бумагу и задавал вопросы, нам удалось снизить сложность этих самых процессов почти в два раза. Так что внедрение «продвинутого» решения было отложено на неопределенное будущее, а текущие задачи были решены в рамках существующего ПО.»