Информация на предприятии и её роль в принятии управленческих решений

4) степени важности (особо  важная, включающая сведения, необходимые  для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции; желательная: об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни, без которой можно обойтись);

5) полноты (частичная информация  может использоваться лишь в  совокупности с другой; комплексная  дает всесторонне исчерпывающие  сведения об объекте и позволяет  непосредственно принимать любые  решения);

6) характера потребления  (постоянная информация используется  в неизменной форме в течение  длительного времени, например, законодательные  акты, нормативы; она фиксируется  на более стойких носителях  и должна быть общедоступной;  переменная используется в течение  короткого срока и часто бывает  одноразовой);

7) степени надежности (достоверная  и вероятностная информация. Характер  последней может быть обусловлен  принципиальной невозможностью  получить из существующего источника  надежные сведения, так как имеющиеся  методы не позволяют это сделать  из-за неизбежных искажений при  их передаче, распространения заведомо  ложных сведений);

8) способа распространения  (устная, письменная и комбинированная  информация. Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной).

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой  понятия, выясним их связь.

Термин “коммуникация” происходит от латинского “делаю общим, связываю”, т. е. передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это “что” передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет  требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия  определенной степени взаимного  понимания.

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин очень  важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчиненным, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью.

Итак, мы определяем коммуникации как процесс, входе которого два  или более человек обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании  определенного доведения или  воздействия на него.

Обобщая можно сказать, что  информация - не только фундамент для  принятия правильных решений. Это также  фундамент для решения двух задач: повышение производительности работника  умственного труда и менеджмент собственной карьеры.

Информация ценилась во все  времена. Чтобы владеть ею происходили  убийства, войны. В наши дни она  имеет не меньшую ценность. Эта  ценность может определяться не только количеством труда потраченного на ее создание, но и количеством  прибыли, полученной от ее возможной  реализации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Источники информации. Этапы обмена информацией.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в  свою орбиту различные источники  и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки  и порядок получения данных о  нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные  затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны  и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

В большинстве компаний большую  долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята информационным обеспечением, включающим такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический  анализ, исследование операций и системный  анализ.

 

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации. Публикуемые  источники поставляют разнообразную  информацию по многим вопросам, относящимся  к управлению, таким как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные  акты и т. д. Объем и надежность такой информации разнятся по отраслям и странам мира в зависимости  от достоверности источника и  качества переработки информации.

 

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются  или связываются, стремясь продать  товары или предоставить услуги. К  примеру, производитель потребительских  товаров может получить приблизительную  смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика количество упаковок, приобретенных конкурентов. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют  покупателей, оптовиков и конкурентов. И все большая доля информации поставляется фирмами специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

Движение информации oт отправителя к получателю состоит из нескольких этапов:

На первом этапе происходит ee отбор, кoтopый мoжeт быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся нa определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, тo ecть облекается в ту форму, в какой oнa бyдeт доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую, и соответственно этому подбирается подходящий способ ee передачи - устный, письменный, c помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, нe стоит ограничиваться одним каналом - сообщения пo возможности лучше дублировать, нe злоупотребляя, однако, составлением пo каждому поводу документов, инaчe поток бумаг мoжeт "захлестнуть".

На третьем этапе происходит передача информации, a на верхнем - ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом  на нее отреагирует и донесет  до него эту реакцию, иными словами, установит c ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь  должна быть сознательной, a поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы мoгyт быть дoстaточнo слабыми, тo зa реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

 

 

 

1.3 Место и роль  информации в управлении.

Информация всегда была стратегическим ресурсом, от которого зависела конкурентоспособность фирмы. Однако многократный рост объемов доступной информации сделал процесс управления информацией значительно более сложным и в тоже время важным для предприятия.

Основная задача информации состоит в предоставлении управленцам некоторой основы знаний о внутренней среде фирмы, которая связана с ее деятельностью, и о внешней среде, в которой фирма функционирует. Любая компания собирает информацию для достижения поставленных целей. А основная цель сбора управленческой информации заключается в том, чтобы на ее основе как можно более точно, сформировать знания, необходимые для принятия решений.

Особенностью управленческой информации является то, что она, в основном, описывает события, которые имели место в недавнем или не очень далеком прошлом. Для предприятия очень важно, чтобы информация была свежей и своевременной. К сожалению, полезность официальной статистики для предприятий особенно снижается из-за существующего временного лага между публикацией информации и непосредственно описываемыми событиями.

Возросшая сложность технологий производства и необходимость увеличивать разнообразие выпускаемой продукции возлагают на компании дополнительные задачи по координации и управлению информацией. Только организация, основанная на информации, способна дать предприятию возможность выжить и успешно конкурировать на динамично изменяющемся мировом рынке. Потребность в информации не явно присутствует в каждом действии менеджера. Выделяют четыре основных направления, в которых фирмы используют информацию: 

Для создания возможностей для функционирования; 

Для уменьшения риска и  снижения неопределенности; 

Для приобретения власти и  средств воздействия на конкурентов;

Для контроля за производительностью и эффективностью своей фирмы.

Снижение риска является самой важной целью. Теоретически решения  можно принимать, вообще не основываясь ни на какой информации, как это делают, к примеру, биржевые спекулянты. Однако предприятию для эффективного управления и для снижения уровня риска требуется как можно больше информации. В реальной жизни всегда имеет место асимметрия информации, поэтому компании, которые обладают большим количеством информации, чем их конкуренты, приобретают конкурентное преимущество, а вместе с ним и более высокий шанс завоевать рынок. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Разработка, принятие и реализация управленческих решений.

2.1 Понятие управленческих  решений и их классификация.

В жизни мы принимаем десятки  и сотни решений. К решениям относятся, как малозначащий выбор одежды и  просмотр телевизионных программ, так  и выбор места работы или ВУЗа для получения образования.

В силу неосознаваемых психологических  факторов мы зачастую уделяем непропорционально  много внимания одним решениям, пренебрегая  значимостью других. Многие решения  принимаются без должного систематического обдумывания. Однако в управлении принятие решения – это более систематизированный  процесс, чем в частной жизни.

Управленческие решения  – это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных  полномочий, компетенции и направленный на достижение целей организации.

Выработка и принятие решений  – это творческий процесс в  деятельности управленца любого уровня, включающий:

• выработку и постановку цели;
• изучение проблемы на основе полученной информации;
• выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);
• выбор и формулирование оптимального решения;
• принятие решений;
• Конкретизация решения для его исполнителей.