Информация и технические средства управления

В конце 1990-х  гг. коллективом сотрудников кафедры  документоведения и документационного  обеспечения управления Российского  гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация  технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

-    Носители  информации: носители информации  на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.). 

-     Средства  составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие  машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров. 

-     Средства  репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства  диазокопирования; средства электрофотографического  копирования; средства термографического  копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати. 

-  Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции. 

-  Средства  хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации, 

-    Средства  электросвязи: средства и системы  стационарной и мобильной телефонной  связи; средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта. 

-     Банковская  оргтехника: машины для чета купюр;  детекторы валют; машины для  упаковки банкнот; банкоматы. 

-    Другие  средства оргтехники: сканеры; компьютерные  аксессуары. 

-    Офисная  мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда. 

                                                                 15

Предложенная  классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов.

С учетом деления  офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе.  

Классификация не свободна и от терминологических  неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной  печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии. 

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления. 

Параллельно существуют системы классификации программных  продуктов, в основе которых лежат  различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения. 

Программное обеспечение  можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя  составляющими делопроизводства: 

-   Программные  продукты для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов  составления, оформления и изготовления документов. 

-    Программные  продукты для автоматизации процессов  работы с документами и содержащейся  в них информацией.

Сегодня для  создания документов используют исключительно  текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей. 

По принципу реализации офисные программные  продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные  продукты реализуются на отдельном  персональном компьютере. Сетевые системы  реализуются в корпоративных  вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы). 

                                                                 16 

Повышение эффективности управления у трудовыми процессами посредствам научной  организации труда. 

Распространенным  и доказавшим свою эффективность  подходом к управлению персоналом являлся классический подход, или технико-экономический подход (технократический), целью которого является наиболее рациональное и эффективное управление человеческим потенциалом предприятия для обеспечения целей и задач, стоящих перед организацией.   Этот подход строится на научной организации труда, внедренной в управление еще в начале XX в. Ф.У. Тейлором и его соратниками, основавшими «школу научного управления». Здесь управленческие решения подчинены интересам производства: увеличению выпуска продукции (работ, услуг), максимизации прибыли и т.д.    

Термины «научная организация труда» и «организация труда» выражают сущность одного и  того же явления (процесса), а разница  между этими понятиями определяется, прежде всего, подходом к решению  одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности.  

Другими словами, НОТ - это такая организация труда, при которой практическому внедрению  конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения. А сами практические меры базируются на достижениях современной передовой практики, построении различных эффективных элементов рабочего процесса, их взаимной увязки и адаптации к условиям данного предприятия.   Научная организация труда призвана способствовать решению трех основных взаимосвязанных задач: экономической, психофизиологической, социальной.  

Решение экономической  задачи предполагает, что широкое  внедрение НОТ должно, с одной  стороны, способствовать наиболее полному использованию техники, материалов, сырья, т. е. затрат прошлого, овеществленного труда, а с другой - обеспечивать повышение эффективности живого труда. В общем, научная организация труда направлена на ускорение темпов роста производительности общественного труда в целом.  

Решение психофизиологической задачи состоит в создании наиболее благоприятных производственных условий, обеспечивающих сохранение в процессе труда здоровья и работоспособности  человека -главной производительной силы общества.  

Решение социальной задачи направлено на развитие у работника  мотивации к труду, в качестве жизненной потребности.   

 С учетом  внесенных изменений в настоящее  время сформулированы восемь  основных направлений НОТ.  

Разработка и внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда, предусматривающие: совершенствование технологического и профессионально-квалификационного разделения труда с учетом уровня современной техники и культурно-технического уровня работников, внедрение бригадных форм организации труда, совмещение профессий, расширение многостаночного и многоагрегатного обслуживания, совершенствование функционального разделения труда в основных и вспомогательных процессах производства, расстановку кадров, обеспечение взаимосвязи и синхронизации деятельности подразделений и исполнителей.  
 
 

                                                                 17                

Улучшение организации  подбора, подготовки и повышения  квалификации кадров, включающее: профориентацию, профподбор и адаптацию молодежи на производстве, обеспечение подготовки кадров в соответствии с потребностью предприятий, систематическое повышение профессиональной квалификации, общеобразовательного и культурно-технического уровня работников, совершенствование форм и методов обучения в соответствии с требованиями технического прогресса и педагогики. 

Совершенствование организации и обслуживания рабочих  мест, охватывающее: рациональную планировку рабочих мест, обеспечение их технологической  и организационной оснасткой и подъемно-транспортными устройствами, отвечающими антропометрическим и физиологическим данным человека и его эстетическому восприятию, а также внедрение наиболее эффективных систем обслуживания рабочих мест, позволяющих устранять потери рабочего времени и лучше использовать оборудование, аттестация и рационализация рабочих мест. 

Рационализация  трудового процесса, внедрение передовых  приемов и методов труда, предусматривающие: изучение и рационализацию трудовых процессов с применением различных способов и технических средств с целью обеспечения высокой производительности труда и нормальных нагрузок на организм работающего с учетом психофизиологических норм, отбор передовых приемов и методов труда, их дальнейшее совершенствование и внедрение путем организации производственного инструктажа, разработки инструкционных карт, проведения школ передового опыта, улучшения постановки научно-технической информации. 

Совершенствование нормирования труда, включающее: расширение сферы нормирования, т. е. распространение различных видов норм и нормативов по труду на всех рабочих и служащих, повышение научного уровня нормирования и увеличение удельного веса технически обоснованных норм, внедрение межотраслевых, отраслевых и других более прогрессивных нормативов, оказание помощи работающим в освоении норм и создании условий для их выполнения. 
 

Внедрение рациональных форм и методов материального  и морального стимулирования, предусматривающее: совершенствование тарифной системы  оплаты труда рабочих и схем должностных окладов ИТР и служащих, совершенствование форм оплаты труда, разработку систем премирования и других форм материального поощрения за повышение производительности труда и качества продукции, снижение трудоемкости, совмещение профессий, уменьшение численности персонала и другие показатели, разработку и внедрение эффективных форм морального поощрения за результаты труда.