Информация и технические средства управления

Информация может быть дифференцирована по аспектам управления. По этому признаку выделяют экономическую, организационную, социальную, техническую информацию. В практике управления при разработке решений недостаточно используется социальная информация, которая не всегда имеет оптимально организованную форму учета и использования.  
 

          

                                                                 6

Это отрицательное  явление в процессе управления. Встречаются  недостатки, связанные с несвоевременным  обновлением экономической и организационной информации. 

По характеру  предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную.

Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, характеризуется  повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости.

 В результате  использования наглядных форм  отображения информации совершенствуется  информационное обеспечение управления. 

Аудиоинформация — это информация, воспринимаемая на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации —  использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов.  

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления. 

По форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную, и кодированную информацию.  

Цифровая информация играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в  предоставляемую информацию. Но в  процессе управления невозможно все  свести к цифровым формам предоставления информации.  

Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой  системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. 

Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию. 

Информация может  быть классифицирована по времени ее активного использования. Здесь  можно выделить постоянную и переменную информацию.  

Постоянная информация часто используется в форме нормативных  и регламентирующих актов, долгосрочных заданий.

Переменная информация — это текущая, оперативная информация, используемая сравнительно небольшой  промежуток времени. Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики разных производственных операций. 

 Она используется  в одном цикле обработки оперативного  управления и регулирования хода  производства и «живет» лишь  незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять производством, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать.

Условно-постоянная информация остается неизменной или  подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления.  
 
 

                                                               7

Часто одна и  та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать централизованный информационный фонд предприятия для удовлетворения всех информационных потребностей пользователей - работников аппарата управления. 

По отношению  к системе управления информация подразделяется на входную и выходную. Информация, поступающая на объект управления, - входная, от объекта управления — выходная. В зависимости от назначения того или иного вида информации предъявляются определенные требования к структуре входной и выходной информации, форме и периодичности ее предоставления (носитель), системе кодирования.

По отношению  к операциям обработки входная  информация классифицируется на обрабатываемую (активную) и необрабатываемую (пассивную), непосредственно не используемую для воздействия на объект управления.  

Обрабатываемая  информация по стадиям образования  бывает исходной, которая используется для проведения различного рода расчетов, логической обработки, и производной, которая получается в результате расчетов. В свою очередь исходная информация подразделяется на две группы: первичную и промежуточную. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу же использоваться для обработки, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях. 

По возможности  продуктивного использования можно  выделить информацию полезную, ложную и избыточную. В информационном обеспечении  процесса управления присутствуют все эти виды информации. Необходимо стремиться к минимальному получению ложной информации, затрудняющей разработку управленческого решения, или к определению правильного объема необходимой информации. При избыточности информации в информационном обеспечении процесса управления также создаются дополнительные трудности его осуществления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                              8

Современные информационные системы, используемые в менеджменте. 

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой. 

Система - это  упорядоченная совокупность разнородных  элементов или частей, взаимодействующих  между собой и с внешней  средой, объединенных в единое целое  и функционирующих в интересах достижения единых целей. 

В приложении на рис.2 отмечены требования к современным информационным системам управления. 

Целенаправленное  воздействие на систему, ведущее  к изменению, либо сохранению ее состояния  обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов.  

Субъект или  система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения. 

Основными функциями  управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д.  

Совокупность  взаимосвязанных органов, выполняющих  частные функции управления, определяет организационную структуру системы  управления.

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование.

На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются  среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.  

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между  объектом и субъектом управления экономического объекта, а также  между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления. 

Система управления, на основе информации о состоянии  экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). 

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).  

                                                                     9 

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается  и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс  управления.  

Информационный  процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация в  этом процессе рассматривается и  как предмет (исходная информация) и  как продукт труда (результатная информация) системы управления.  

Исходная, первичная  информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. 

Информационный  процесс управления реализуется  путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. 

Информационная  технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде. 

Автоматизированная  информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.  

Для организации  и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять  его процедуры, а также соответствующие  средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).  

Информационная  система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов  ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс. 

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система". 

Процедуры информационного  процесса могут выполняться в  ИС вручную и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации.  

Поэтому различают  неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы. 

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими  работниками без использования  или с минимальным использованием технических средств обработки  информации.  

                                                                 10

В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве  человека.