Информация и технические средства управления

Автоматизированная информационная система - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления. 

В современном  понимании термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию  информационных процессов. Поэтому  термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть не автоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем мы будем говорить только об автоматизированных информационных системах, применямых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем нами будет использоваться именно этот термин.  

В последнее  время во множестве публикаций, посвященных  применению информационных технологий при управлении экономическими объектами, часто используются термины "корпоративные  информационные системы" и "информационные системы управления предприятиями", под которыми в них понимаются как собственно автоматизированные информационные системы экономических объектов, так и пакеты прикладных программ, которые могут быть составляющими специализированного прикладного программного обеспечения ИСУП

 Подробнее  соотношение этих понятий с  введенными выше определениями  раскрывается далее, при рассмотрении  обеспечивающих подсистем АИС.  

Решения в системе  управления предприятием принимаются  людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится  исходная, первичная информация обо  всех изменениях, происходящих в объекте  управления. Она фиксируется в  результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.  

Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать  в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована.  
 

                                                                  11

Поэтому ее ввод в технические средства также  осуществляется персоналом ИСУП.  

В современных  ИСУП автоматизированные процедуры  информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.  

Организационно  ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.  

Номенклатура  АРМ зависит от организационной  структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.  

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи  существуют между задачами внутри отдельных  комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и  состав входящих в них задач, внешние  и внутренние информационные связи  задач составляют функциональную модель ИСУП. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                12 
 

Техническое обеспечение управления. 

На сегодняшний  день материальной базой для внедрения  новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в.  

До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась  с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных). 

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств  коммуникации привело к изменению  основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств.  

Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса.  

Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности. 

В нашей стране развитие офисной деятельности и  ее теоретическое осмысление связано  со становлением новых социально-экономических  отношений. За последние годы в  

России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса.  

Созданием современных  офисов озаботились также государственные  организации и предприятия. 

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации - документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса.  

Классификация по функциональному принципу связывает  процедуры технологического процесса обработки документов в организации  с техническими характеристиками и возможностями технических средств. 

Классификация технических средств по признаку функциональности была предложена в  начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В  Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс "Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда". 

В 1975 г. коллективом  специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации  ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация предполагающая деление средств оргтехники : 
 

                                                                  13

-     Средства  составления текстовой документации: пишущие машины различных классов,  пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

-     Средства  размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам,  степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные,

-  Электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной  и гектографической печати и  др.).

-  Средства  обработки документов: оборудование  и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

-   Средства  хранения, поиска и транспортировки  документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

-    Средства  для чертежных работ и счетных  операций.

-    Средства  сигнализации информации: поисково-вызывные  устройства, табло, стенды.

-     Мебель  и оборудование для служебных  помещений.

На принципах  классификации ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:

-  Средства  составления и изготовления документов.

-  Средства  копирования и оперативного тиражирования  документов.

-  Средства обработки документов.

-  Средства  хранения, транспортирования и поиска  документов.

-  Современные  средства связи. 

Приведенная классификация  не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались  средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным. 

В настоящее  время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов. 

В связи с  расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов.

                                                                         14

Появляется необходимость  теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования  технических средств. Вместе с тем  баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий.

В последнее  десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам.