Информация и технические средства управления

 

План работы: 
 

-  Роль информации  и технических средств в управленческой деятельности;

-  Сущность  и основные виды информации  используемой в управленческом      процессе;

-  Современные  информационные системы, используемые в менеджменте;

-  Технические обеспечения управления;

-  Повышение  эффективности управления трудовыми  процессами посредствам научной организации труда; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                   2 
 

Введение. 

Современное общество живет в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация. 

Информация есть знание об особом факте, событии или  ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать  и решать проблемы. Они зависят  от информации. Люди имеют обыкновение думать об информации не больше, чем они думают о воздухе, для того, что бы дышать. 

Целью моей работы было рассмотреть сущность информации и технических средств управления в менеджменте. Для достижения поставленных целей в своей работе, я поставила пять задач:

Люди не делают различия между информацией и  данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, они являются источником информации. Но сами по себе, данные ничего не значат. Они всего лишь заметки  на бумаге или биты на компьютерном диске. 

Для людей или  организаций, связанных с финансами, решающее значение приобретают связи  со средствами массовой информации, они  помогают распространять информацию, добиться положительного общественного  имиджа, овладеть техникой достижения этих целей и т.д. 

Информационный  материал – основа предпринимательской  деятельности.

Управление информацией  представляет собой процесс разработки и отслеживания стратегий, которые  извещают целевых потребителей о  преимуществе данного товара по сравнению с аналогами конкурентов. На российском рынке потребители ежедневно подвергаются воздействию сотен коммерческих сообщений. Эти сообщения мы получаем из рекламы, которую мы слышим по радио, когда едем на работу или возвращаемся с нее, с рекламных щитов расставленных вдоль дороги, из купонов раздаваемых владельцем кафе, расположенного по соседству с офисом, из телефонного звонка коммивояжера, предлагающего, например, систему очистки воды. То есть качественное управление информацией и людьми ею обладающими, на сегодняшний день является основной задачей менеджера по управлению информацией.

 

Правильно переданная информация поможет вам как производителю, достичь необходимых результатов, а потребителю правильно с аррентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический прогресс вносит существенные изменения как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии. Из перечисленных факторов можно понять насколько важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более.

Современные средства механизации и автоматизации  инженерного и управленческого  труда представляют собой комплекс машин, аппаратов, устройств, приспособлений и различных систем технических  средств, начиная от простейших карточек до быстродействующих электронно-вычислительных машин.

Технические средства составляют материальную основу прогрессивных систем управления производством. При выборе этих средств должен соблюдаться комплексный подход, т.е. технические средства должны применяться для всех работ по управлению, которые могут быть выполнены с их помощью. 

                                                              3 

Роль  информации и технических  средств в управленческой деятельности. 

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией. 

Коммуникация  — это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).  

Отсутствие эффективных  коммуникаций приводит к тому, что  организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций. 

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

 

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия.

 

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности  работы управленческого и технического персонала. 

Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т.к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т.е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции. 

Итак, в настоящее  время имеют место, с одной  стороны, насущная необходимость использования  современной техники и технологии в управленческих процессах, с другой - объективные предпосылки для их реализации. 

             
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                              4

Сущность  и основные виды информации используемой в менеджменте. 

В приложении на Схеме1 изображены типы информационных систем в зависимости от

Функционального признака с учётом управления. 
 

Существует два  основных подхода к пониманию  информации: математизация понятия информации и возведение категории «информация» в ранг общефилософской категории, отражающей всеобщее свойство мира. 

В социально-экономическом  плане информацию связывают с  отражением в сознании человека окружающего мира, его познанием. В таком ее понимании информация является необходимым условием трудовой деятельности человека, где она выступает средством коммуникации между людьми. Это и определяет ее роль в управлении, осуществление которого было бы невозможно без связей. В процессе управления информация - совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением. 

Одна и та же информация может вызывать различные  эмоции и представлять разную ценность, поэтому введение ее количественной меры является весьма сложной задачей.

Информацию об объекте можно рассматривать  как отображение этого объекта  в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована.  

Однако если информация как некоторое отображение  может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, ее потребительской стоимости можно  только в связи с человеком, который  эту информацию потребляет, в связи с процессом, где она используется. Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. 

В человеко-машинных системах можно выделить следующие  характерные особенности информации. 

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для пользователя. Принятие решения, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - являются основными целями информации в человеко-машинных системах. 

Ценность информации. Под ценностью информации, или ее потребительной стоимостью, понимают тот материальный эффект, который дает ее использование. Ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщения. Она зависит от способа и скорости ее передачи, надежности, старения и прочих факторов. 

Надежность и  достоверность. Надежность характеризует  технические возможности средств  передачи и обработки информации. Достоверность — это степень  отражения истинного состояния  объекта. 

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значение при построении систем. В системе, в которой стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь практическое значение, должно быть предусмотрено создание значительной избыточности информации. 

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации человеком определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте.  

                                                              5

Скорость работы технических устройств системы определяется количеством данных, обрабатываемых или передаваемых в единицу времени.

Периодичность. Это частота передачи информации. Плановая информация требуется сравнительно редко. На уровнях оперативного управления информация должна поступать с периодичностью, соответствующей происходящим реальным событиям.

Затраты на информацию определяются тем общественно полезным трудом, который затрачивается на ее сбор, хранение, обработку и поиск. 

Непрерывность. Информация может быть представлена в непрерывной форме для выдачи непрерывных данных. 

Основными способами  выдачи информации в человеко-машинных системах являются визуальный и звуковой. 

Управление на основе информации, строящейся по принципу обратной связи, представляет собой основную и важнейшую особенность систем и имеет существенное значение для построения управленческой информационной системы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу. 

Объект управления осуществляет свою деятельность в целях  реализации поставленных перед ним задач по заданным критериям эффективности.  

Окружающая среда  постоянно оказывает воздействие  на объект управления, а он в свою очередь для достижения намеченных целей также стремится оказывать  соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно изменяет формы своей деятельности. 

Для правильного  определения целей и эффективных  методов деятельности объект управления в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой - о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях). 

Для изучения, идентификации  и анализа внешней и внутренней обстановки используется входящая информация, а исходящая информация является средством воздействия на эту обстановку или приспособления к ней объекта управления. 

Деятельность  объекта управления, его реакция  на изменение внешних и внутренних обстоятельств основывается на анализе, обработке и синтезе информации об изменениях внешних и внутренних условий. 

Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании  ресурсов. Она предназначена для  выявления и устранения «узких» мест в производстве. Благодаря этой информации руководителям предприятий предоставляется возможность быстро определять отклонения от запланированного хода производства. На основе экономической информации дается оценка деятельности предприятия, производственных подразделений.